Met je school naar de Office365 Cloud: kan Microsoft alle bestanden voor me bewaren?

Tijdens de voorbereidingen voor SharePoint en OneDrive kwam ook de vraag naar voren: kunnen we daar ALLES opslaan? En al snel er achter aan: kunnen we al onze netwerkschijven opheffen? Daarnaast kan soms iets theoretisch wel, maar is het in de praktijk niet handig. Hieronder volgt een overzicht met toelichting van onze keus.

NIET migreren:

  • Type bestanden die zowiezo niet kunnen. Deze zijn voor de gemiddelde gebruiker redelijk obscuur.
  • Bestanden in mappen waarvan het totale pad (bestandsnaam+mapnaam) meer dan 256 karakters heeft. Deze scanden we met aparte tooling, TreeSize.
  • Access applicaties die door meerdere personen gebruikt worden of koppelingen bevatten. Het omzetten van Access bestanden naar een ‘Access-App’ vergt aparte ontwikkeling waar wij geen parate kennis van hadden. De doorlooptijd voor het omzetten werd in ons geval te groot.
  • Applicatiebestanden: sommige traditionele software moet iets in een profiel kunnen wegschrijven of op een gemeenschappelijke schijf. Die kunnen dat niet zomaar verplaatsen naar een SharePoint bibliotheek.
  • Bestanden die te groot zijn (>2GB, wordt 10GB binnenkort).
  • Bestanden die groot zijn en nog bewerkt moeten worden. Video-editing op een bestand van 1,5 GB gaat echt niet als deze in Ierland staat. Hier en daar gebruiken we daar nog lokale opslag voor. Ook sluiten we niet dogmatisch USB schijven uit.
  • Bestanden die nodig zijn voor het uitwisselen van informatie tussen systemen. Je kunt bijvoorbeeld niet rechtstreeks FTP-en vanuit een SharePoint site zonder plaatselijk tussenstation. Leuke niche-markt trouwens: een FTP client die van cloud naar FTP/SFTP rechtstreeks kan transporteren.

WEL migreren:

Eigenlijk de rest, dus behalve Office- ook PDF’s, foto- en video-bestanden.

Samenvattend:

Ja, het grootste deel van je netwerkschijven kun je opheffen.

Ja, je hebt geen “Mijn Documenten” nodig of H:\

Nee, je hebt nog wel een plek nodig voor het gebruikersprofiel, dat hoort nu eenmaal bij Windows.

Mijn vorige berichten zijn hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wie moet er in het projectteam?

Techneuten hebben wel eens de neiging om SharePoint te minimaliseren tot ‘een Verkenner in de browser’ of ‘gewoon een andere plek om je spullen op te slaan’. Conceptueel klopt dat misschien wel maar een gemiddelde docent of student heeft toch iets meer nodig. We hebben daarom in ons projectteam de volgende expertises gestopt:

  • Twee functioneel beheerders met als focus Exhange/Outlook en SharePoint/Sitecollecties.
  • Een coördinator van ons trainingscentrum voor het opzetten van workshops en het maken van handleidingen/FAQ/Wiki.
  • Een informatie-architect voor het bieden van overzicht en het opzetten van een structuur.
  • Een technisch architect voor de integratie met ons identiteitensysteem (Red Spider). Hierdoor heeft elke medewerker in ons HR-systeem en deelnemer in onze studentadministratie automatisch toegang.
  • Een coördinator informatiebeveiliging of ‘security-officer’.

Daarnaast hebben we ons voordeel gedaan met twee heel andere ontwikkelingen:

  • Een methodiek voor het beheer van ons projectportfolio. Dit hielp ons overzicht te houden over meerdere projecten die met elkaar samenhingen.
  • Een uitwerking van het negenvlaksmodel van Rik Maes. Dit hielp ons veel zaken af te stemmen met belanghebbenden uit de hele organisatie.

Mijn vorige bericht hierover is hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wat doe je het eerst?

Afgelopen twee jaar hebben we onze migratie naar SharePoint voorbereid en uitgevoerd. Nu is Sharepoint nogal een uitgebreide gereedschapskist, waarvan de inhoud ook nog eens maandelijks wordt vernieuwd, dus dat leidt al snel tot de vraag: waar begin ik mee? Dat hangt er van af waar op dit moment je grootste probleem of prioriteit ligt èn je veranderstrategie.

Op hoofdlijnen heb je de keus uit de volgende onderdelen:

  • Eigen werk opslaan in OneDrive voor Business.
  • Mail sturen en ontvangen of agenda beheren met Outlook.
  • Werk binnen een team opslaan in sites en bibliotheken.
  • Intranet vormgeven binnen teamsites.
  • Social media met Yammer.
  • Digitaal vergaderen met Lync.
  • Lijsten beheren en workflows uitvoeren met Lists.

Wij kozen ervoor om eerst onze mail, onze homedirectory (H:\) en netwerkschijven (G:\) te migreren. Onder het mom: ‘dezelfde dingen doen met nieuwe instrumenten’. Het nadeel is dat je de toegevoegde waarde van SharePoint in het begin maar beperkt gebruikt. SharePoint consultants lopen er niet zo warm voor. Mailen en samenwerken aan bestandjes is zo 1995. ;)

Het voordeel is dat de herkenbaarheid voor mensen groot is. Mits je de structuur van je netwerkschijven overneemt in je teamsites. Ze krijgen dan de tijd om te wennen aan een nieuwe look-and-feel, terwijl je niet hun samenwerking grof overhoop haalt.

Je kunt er ook voor kiezen om innovatief ‘nieuwe dingen te doen met nieuwe instrumenten’. Wellicht voor teams die daar zelf ook gemotiveerd voor zijn.

Overigens krijg je van Microsoft technisch gesproken ‘alles’ wat er binnen de licentie E2 voor studenten en E3 voor medewerkers valt. Er is echter nogal een verschil tussen het krijgen van Microsoft en het aanzetten van deze functionaliteiten binnen je eigen omgeving .

Met onze school naar de Cloud (IV): Kies consultancy kritisch

Tijdens onze migratie naar de cloud hadden we veel advies en projectmanagement nodig. Overigens daarnaast ook ‘extra handjes’ om lopend werk over te nemen zodat onze eigen mensen nieuwe zaken konden leren kennen. Wellicht een aantal open deuren, maar ik wilde ze toch delen:

  • Vertrouw bij je keus niet op de presentatie alleen. Vraag referenties op, bij voorkeur bij andere onderwijsorganisaties met minimaal gelijke omvang.
  • Vraag welke activiteiten ze ondernemen om de organisatie, de cultuur en diversiteit in je school te leren kennen.
  • Controleer op welk ‘niveau’ gesprekken plaatsvinden. Wordt er door een ‘tooling’-expert een specifieke oplossing geboden voordat het probleem goed helder is? Worden er keuzes voorgelegd waar je nog niet aan toe bent? Zijn ze in staat beeldvorming en besluitvorming uit elkaar te houden?
  • Wees duidelijk over de omvang van de opdracht. Soms zijn consultants geïnteresseerd in heel andere problemen dan waar hij/zij voor is. Is dit omdat deze persoon een integrale en holistische blik heeft? Of is hij/zij op zoek naar volgende klussen? Want wat is er handiger dan acquisitie bij huidige klanten? Spreek regels hierover af. Verwachtingenbeheer dus!
  • Wees duidelijk over de regels van inkoop en aanbesteding. Je kunt niet een consultancy-partner ongebreideld klussen geven in serie. Als je tegen aanbestedingsgrenzen oploopt maar niet hebt aanbesteed, moet je afscheid nemen. Dat seintje zal een consultant niet zelf geven. ;)
  • Heb je meerdere partijen nodig? Vraag of ze gewend zijn om op het grensvlak van elkaars projecten samen te werken. Hoe gaan ze om met gaten wanneer ze beiden graag iets buiten de scope van hun project zetten? Hoe gaan ze om met overlap wanneer ze beiden graag iets binnen de scope van hun project zetten? Kunnen ze dan wel de besluitvorming ondersteunen die je zelf als opdrachtgever moet uitvoeren?

Overigens ben je hier als organisatie zelf bij. Dit is dus niet alleen een wijzend vingertje naar consultancybureaus. ;)

Hier zijn mijn vorige berichten hierover.

Met onze school naar de Cloud (III): Dan heb je toch geen IT-afdeling meer nodig?

In de aanloop naar onze verhuizing naar de ‘cloud’ leefde bij sommigen het idee dat je dan geen eigen IT-afdeling meer nodig hebt. Want de cloud ontzorgt je toch? En het technisch beheer ligt dan toch bij de cloud-provider?

Nu zijn de fijnere nuances van Technisch Beheer, Applicatiebeheer en Functioneel Beheer etc. uiteindelijk wel uit te leggen, maar het is een apart spel om samen met beheerders de verschillen helder te krijgen en het belang van sommige keuzes voor het management te duiden. Enfin, dat hoort nu eenmaal bij Informatiemanagement. Je raakt ook de dagelijkse werkzaamheden van personen. Individuen met een baan waar ze waarde aan hechten. Het helpt dan niet om systeemanalisten, systeembeheerders, servicedeskmedewerkers, netwerkspecialisten en andere probleemoplossers over één kam te scheren.

Maar om terug te komen op bovenstaande vraag:

JA, je hebt als school een IT-afdeling nodig voor alles dat niet naar de cloud kan.

Het beheer van desktops, het netwerk en traditionele applicaties blijft voorlopig nog even bestaan. Alhoewel die laatste aan het afnemen is zolang niet elke medewerker een device in eigen beheer heeft (CYOD/BYOD) en niet elke medewerker 4G in het kwadraat heeft. Dat zou wat zijn, dat KPN/Vodafone/T-Mobile/Ziggo/UPC overal zoveel Wifi of 4G heeft dat je als school geen eigen netwerk meer nodig hebt. ;)

JA, je hebt als school een IT-afdeling nodig om naar de cloud te verhuizen 

Het is voor (public) cloudleveranciers het makkelijkst om te laten zien hoe je met hun diensten start, alsof je met een schone lei begint. Niemand heeft echter een digitale schone lei, eerder een erfenis van bestanden en systemen sinds 1995. Nu hoeft niet alles mee de cloud in, maar je zult het grootste deel toch echt moeten verhuizen. Er is daarom een heel leger van ‘partners’ die je kan helpen hierin. De tooling of ‘verhuiswagen’ die deze partners bieden is alleen te doorgronden door mensen met een IT-achtergrond.

Ja, je hebt als school een IT-afdeling nodig om de cloud in de gaten te houden

Cloudleveranciers vermelden echt heel veel niet in hun promotiefolders. Als het goed is wel in de kleine letters van hun SLA. Wil je je als school opstellen als volwassen klant dan zul je toch regie en controle moeten uitoefenen. Dat vergt andere rollen dan die van een traditionele IT-afdeling. Deze kanteling van ‘beheer naar regie’ neemt ook tijd in beslag. Het biedt voor individuen binnen de IT-afdeling ook kansen voor persoonlijke ontwikkeling.

Samenvatting: een IT-afdeling krijgt het eerst een paar jaar drukker, het technisch beheer neemt af, monitoring op geleverde diensten neemt toe. Of er per saldo krimp zal zijn? Vraag het me over een paar jaar maar…

Lijkt deze blogpost veel op de vorige? Klopt! ;)

De vorige berichten in deze serie zijn hier en hier te vinden.

Met onze school naar de Cloud (II): Dan heb je toch geen datacenter nodig?

In de aanloop naar onze verhuizing naar de ‘cloud’ leefde bij sommigen het idee dat je dan geen eigen datacenter meer nodig hebt. Want de cloud ontzorgt je toch? En ‘alles’ draait dan toch in de cloud?

Nu zijn de fijnere nuances van IAAS, PAAS, SAAS, Cloud-computing en virtualisatie etc. uiteindelijk wel uit te leggen, maar het is een apart spel om samen met IT de verschillen helder te krijgen, het belang van sommige keuzes voor het management te duiden en zelf de toegevoegde waarde voor het onderwijs te communiceren. Enfin, dat hoort nu eenmaal bij Informatiemanagement. Achteraf is het makkelijk praten. Dat het vooraf moeilijk was duidde wel op de noodzaak van goede consultancy, maar daar kan ik een aparte blogpost aan wijden ;).

Maar om terug te komen op bovenstaande vraag:

JA, je hebt als school een datacenter nodig voor alles dat niet naar de cloud kan.

En dat is meer dan je denkt o.a. door de (>100) applicaties of zwaardere pakketten die nog ouderwetse installatie en distributie vereisen. Niet alle uitgeverijen hebben hun methodes en oefeningen web-enabled gemaakt. Wellicht een tijdelijke situatie, maar ook zij hebben meerdere jaren nodig voor hun eigen transitie. We hebben een cloud-first strategie, maar dat wil niet zeggen dat je alle traditionele software ineens uit kunt zetten. Daarnaast zijn er ontzettend veel koppelingen die een cloudleverancier niet zomaar overneemt. Deze zijn vaak van vitaal belang voor allerlei processen die met andere kernsystemen werken.

NEE, je hebt geen EIGEN datacenter nodig

Als je daar tenminste een gebouw mee bedoelt met eigen klimaatbeheersing, een gracht er omheen, toegang met identiteitscontrole, dubbele energievoorziening en inbraakbeveiliging. Dat kun je beter overlaten aan een specialist. Dit in eigen beheer doen lijkt me alleen interessant bij organisaties die op veel grotere schaal werken dan ‘een’ MBO.

NEE, je hebt geen EIGEN datacenter met EIGEN computers nodig

Met computers bedoelen we natuurlijk servers. Het is niet meer van deze tijd dat je bij de aanschaf van een nieuwe applicatie ook een server gaat inkopen en die in je rek schuift en zelf afschrijft. Zoek een datacenter die virtuele servers voor je ‘host’, zodat je deze servers zelf er bij kunt ‘klikken’ of juist kunt verwijderen. Het onderliggende ijzerwerk is niet interessant meer. Maak wel goede afspraken over bandbreedte, capaciteit en de geleverde prestaties.

Het vorige bericht is hier te vinden.

Met onze school naar de Cloud (I)

Afgelopen twee jaar hebben we onze transitie naar de cloud voorbereid. Dat is best een lange tijd, zelfs voor een proces waarin je oriëntatie, aanbesteding, inkoop en inrichting doet. Om te voorkomen dat we vanuit het ‘gereedschap’ (software) dachten, stonden we vrij lang stil bij wat ons doel nu eigenlijk was, wat we als organisatie nu precies wilden met moderne ICT.

Halverwege werd duidelijk dat die cloud eigenlijk uit twee delen zou bestaan:

  • Private Cloud: een ‘eigen’ deel waar we nog het technisch beheer van doen. Deze is wel compleet gevirtualiseerd, zodat we niet eigenaar hoeven te zijn van de rekken met servers zelf.
  • Public Cloud: die door Microsoft geleverd zou worden.

In komende blogposts wil ik verslag doen van onze reis en vertellen over de keuzes die we maakten.

Disclaimer:

Mijn ervaringen zijn opgedaan binnen de context van een middelgroot MBO. Dus wat voor ons werkt hoeft ergens anders niet handig te zijn. Een andere cultuur, een andere schaal of een andere onderwijssector dwingen zelf na te denken. Best-Practices kunnen daarom niet zomaar gekopieerd worden. Het leek me alleen goed om onze afwegingen en keuzes te delen, ook al kunnen die voor een andere organisatie anders uitpakken.

Even bijpraten met Joël

Ik loop al een tijdje na te denken over mijn blog. De behoefte om te schrijven blijft, alhoewel ik altijd een drempel heb om er aan te beginnen. Vermoedelijk werkt live-bloggen op conferenties daarom zo goed voor me. Aangezien ik tijdens een workshop of keynote maar voor één ding aandacht heb: de inhoud, de spreker en zijn bronnenmateriaal.

Keerzijde is dat mijn blog buiten conferenties om stil blijft, terwijl ik zoveel in mijn hoofd heb dat er uit wil. Het doet me ook goed, het van me afschrijven. Het helpt reflecteren op zaken. Ik vermoed omdat schrijven toch een wat tragere activiteit is dan de hectiek van alle dag.

Even over hectiek, afgelopen 2 jaar heeft onze organisatie de transitie naar de cloud voorbereid, o.a. middels Office 365 en SharePoint. Nu we eenmaal ‘live’ zijn gaat mijn aandacht weer terug naar het architectuurwerk en er komt ook een nieuw Informatieplan aan, dat ik samen met mijn collega informatiemanager aan het schrijven ben. Ik wil in ieder geval de ervaringen van afgelopen twee jaar op het gebied van SharePoint delen. Daarnaast lijkt me ons praktisch gebruik van het negenvlaksmodel interessant voor anderen.

Wordt vervolgd dus!

Blogs op het CvI Weblog

Ik bezoek ook vandaag de CvI Managementconferentie en ik mag er conferentiebloggen, gelukkig samen met een groep edubloggers. Alle blogs zijn hier te vinden. Mijn blogs van vandaag op een rij: