De Projectsaboteur

Dion Kotteman, CIO van het Rijk, sluit de KWD Vakdag af met de keynote “Projectgedrag en Politiek Spel”. Hij is bekend van het boekje de ‘Projectsaboteur‘. Sabotage van een project lijkt op weerstand tegen verandering, maar is het niet. Het gebeurt bewust en gemotiveerd, er is actie voor nodig. Dion laat ons de wereld van de saboteur zien.

Wie zouden projectsaboteur kunnen zijn?

  • De opdrachtgever. Dat lijkt onwaarschijnlijk, maar die kan er belang bij hebben als een project geen resultaat heeft. Bijvoorbeeld in gevallen waar hoger management iets opdraagt, aan een opdrachtgever die iets eigenlijk niet wil. Het tijdstip van sabotage is bij de start, bij de begroting en selectie van de projectmanager.
  • De projectmanager. Door het falen te verbloemen in voortgangsrapportages, door vage plannen of door de projectmethodiek verkeerd aan te wenden.
  • De Gebruiker. Door de hele tijd nieuwe ‘problemen’ te ontdekken.
  • De Specialisten.

Bij hen allen komen dezelfde motieven terug:

  • Lijfsbehoud
  • Werkgelegenheid
  • Behoud van status
  • Positieverbetering

Is er als organisatie iets te doen aan zo’n projectsaboteur? Klokkenluiders worden namelijk meestal niet gewaardeerd. Tips van Dion:

  • Vraag je af welke belangen in het geding zijn of wie er profiteert van de besparingen?
  • Controleer of de echte argumenten boven water komen.
  • Inventariseer de spelers en hun belangen met een stakeholder- en benefitanalyse.
  • Integreer de menselijke factor: monitor structureel tijdens het project hoe iedereen ‘er in staat’.
  • Wees niet naïef … en niet achterdochtig.

Qua doorlooptijd: plan niet in detail projecten van 2 of 3 jaar! Plan de eerste fase gedetailleerd en de volgende slechts op hoofdlijnen.

Projectleider: Dictator of Democraat?

De tweede sessie op de KWD Vakdag is van Gyuri Vergouw. Hij opent met Cobb’s paradoxWe weten waarom projecten mislukken, hoe we dat moeten voorkomen en toch mislukken ze telkens weer.” Aansluitend bij het thema komt het voorbeeld van J.F. Kennedy voorbij. Hij toonde in zijn speech in 1961 (het startschot voor de eerste bemande maanreis) zowel eigenschappen van een democraat als van een dictator. De volgende kenmerken zaten in zijn speech:

  • Het bevat een vastgelegde belofte.
  • Moment A en moment B: een duidelijk begin en eind.
  • Het beschrijft concreet gedrag.
  • Het vraagt betrokkenheid bij eindresultaten van iedereen.
  • Vrijwillig, niet vrijblijvend

Daarna haalt Gyuri een ‘gouden formule’ van verandermanagement aan:

CVT = M x ED x ES x O x (VxT)

Waarbij CVT staat voor “Commitment voor Transitie”. Deze is opgebouwd uit:

  • M = missie en visie
  • O = onvrede met de huidige situatie
  • ED = externe druk
  • ES = eerste (succesvolle) stappen
  • (V*T) = de in de organisatie aanwezige persoonlijke vaardigheden en talenten

Vervolgens legt hij het verband tussen projectleiders, leiderschapsstijlen en situationeel leiderschap. Wat ik uit zijn sessie meeneem zijn aanknopingspunten om kritisch de selectie van een projectleider te doen. Vooral omdat bepaalde vormen van leiderschap beter passen bij bepaalde vormen van veranderingen.

De Projectrechter door Hans Mulder op KWD Vakdag

De eerste sessie op de KWD Vakdag is van Hans Mulder. Sommige kennen hem van de ICT Hoorzittingen omtrent mislukte IT projecten bij de overheid. Zijn eerste vraag aan het publiek is: “Hoe komen projecten nu in de problemen?”. Voorbeelden die voorbijkomen:

  • Geen valide of reële business case.
  • Grote omvang en hoge complexiteit.
  • Onuitgesproken verwachtingen.
  • Het ontbreken van eigenaarschap.
  • De scope is te groot.
  • Onduidelijke requirements.

Vervolgens toont Hans onderzoeksresultaten o.a. uit het boek van Jim JohnsonMy Life is Failure“. Kort samengevat: hoe groter het projectbudget, hoe groter de kans op falen of ronduit mislukken.

Hoe kom je hier nu uit? Was de volgende vraag. Dus niet zozeer preventief, maar als het je “overkomt”.

Het antwoord uit het publiek was vrijwel eensluidend: stoppen! Opdracht teruggeven, opdelen, herbepaling doelstellingen, pas op de plaats, etc. Lijkt me een open deur, maar hoe vaak lopen projecten onnodig lang door omdat collectieve mislukking toegeven moeilijk is? Of omdat de investeringen al groot waren en die dus verspild zijn?

Vervolgens kwamen er een paar ingangen voorbij om te kijken of iets succesvol is. Is het project succesvol als …

  • het geen begroting overschrijdt? (On Budget)
  • de planning niet overschrijdt? (On Time)
  • alle resultaten behaald zijn? (Requirements)
  • alle doelen behaald zijn? (Goals)
  • iedereen tevreden is? (Satisfaction)
  • als het waardevol was? (Value)

Waarschijnlijk moet je jezelf al deze vragen stellen, zowel van te voren, tijdens als na een project. Wat ik zelf ook nog meeneem uit de sessie is het onderzoek door de Standish Group in hun zogenaamde “Chaos Reports”, jaarlijks onderzoek naar projecten (2013 hier).

Gedifferentieerd applicatielandschap en informatiemanagement

Op de 30ste saMBO-ICT Conferentie vertellen Peter Cornet en Henri Roosdorp van ROC Mondriaan over hun applicatielandschap. Henri praat in het begin vooral over de ondersteuning van digitaal leren. Daar hebben ze verschillende werkvormen voor:

  • Kenniscafé en Just in Time: als iemand met een vraag zit dan kan hij altijd iemand bellen die desnoods langskomt.
  • Coaching en opleiding tot coaching
  • Themagroepen: kleine groepen van 4 tot 6 personen die zich op één thema verder willen bekwamen onder begeleiding.
  • Instructieworkshops

De begeleiding van digitaal leren lijkt redelijk kostbaar zo, maar Henri verwacht dat het rendement hoger is. Je spreekt mensen aan op hun eigen enthousiasme en motivatie. Vaak werkt dat beter dan verplichte cursus.

Wat ik sterk aan het verhaal vond is hoe ze hun visualisatie van het applicatielandschap gebruiken om ondersteuning in te richten en keuzes in ontwikkeling te maken. De presentatie zelf volgt binnenkort.

Verbetersleutels voor informatiemanagement #samboict

Henk Kuiper en Theo van Osse vertellen op de 30ste saMBO-ICT Conferentie over informatiemanagement op het Friesland College. Henk vertelt over een aantal veranderingen bij hun organisatie (“centraal, decentraal waar kan” en “organiseren aan de voorkant i.p.v. repareren aan de achterkant”). De verbetersleutels zoals hij die ziet op een rij:

  • Eigenaarschap van proces en informatie: Gebruik procesplaten en leg de verantwoordelijkheid vast. Orden de informatievoorziening vervolgens op bijvoorbeeld type rapportage of volgens de jaarkalender.
  • Systemen stroomlijnen: haal dubbelingen uit overlegstructuren en overlap uit systemen.
  • Rapportages verbeteren: kijk naar noodzaak en gebruik van alle rapportages. Stem je rapportages af op wat je planning is, zodat ze de voortgang rapporteren.

Vervolgens pleit Henk voor zogenaamde ‘teamsites’: het geheel van informatie waarmee een team adequaat kan opereren waarbij ze interactief met informatie kunnen werken. De uitdaging zit er in om hiervoor wel een uniforme omgeving te creëren. Technisch bouwen ze het met Macaw. Alles bij elkaar een herkenbaar verhaal.

Keynote #saMBOICT door Paul Rullmann

Het MBO is aangesloten bij SURF. Mijn eigen onderwijsinstelling maakte al langer gebruik van diensten van Surf, maar nu zijn we als branche aangesloten bij de stichting zelf. Een goed initiatief waar ik erg blij mee ben. Gezien de expertise bundeling, innovaties en betrouwbare dienstverlening voor onderwijs en onderzoek. Aangesloten zijn 14 universiteiten, 42 hogescholen en nu ook het MBO. Als gezamenlijke inkoopcombinatie maak je je ook sterk ten opzichte van leveranciers. Als eindgebruiker merk je het bijvoorbeeld door overal te kunnen internetten met Eduroam.

Paul gaf vooral een overzicht van de diensten van Surf, hun missie en visie en wat de toegevoegde waarde voor onderwijs en onderzoek is. Daarbij stelt Surf zich op als “Hoeder van de Nederlandse e-infrastructuur”. De voordelen voor MBO op een rij:

  • Vergroten van de inkoopkracht
  • Inbesteden i.p.v. aanbesteden
  • Profiteren van kennis en ontwikkelkracht

De samenwerking is volgens Paul ook voordelig voor de HO/WO sector. “Het MBO is nu eenmaal daadkrachtiger, een academicus doet alles bedachtzamer en dus traag.” ;)

Herziening Kwalificatiestructuur – Processen en Systemen #samboict

Jan Bartling en Henk-Jan van Ginkel praten ons bij op de 30ste saMBO-ICT Conferentie. De uitdaging is om op tijd alles klaar te maken, aanpassingen in systemen te doen en administratieve processen te veranderen. Vòòrdat de wet actueel wordt. Eenvoudig uitgelegd gaat het om de volgende verandering:

Meer uitleg is hier te vinden. De nieuwe structuur kent een basis-, profiel- en keuzedeel. Deze nieuwe elementen hierin hebben allerlei gevolgen voor de administratieve en logistieke systemen. Er is daarom een Programma van Eisen opgesteld zodat leveranciers weten welke nieuwe functionaliteiten hun systemen moeten bieden.

Facet – Voortgang implementatie en webservices op #samboict

De ontwikkeling en implementatie van Facet loopt al een tijd. Nynke de Boer praat ons bij op de 30ste saMBO-ICT Conferentie. Geen sinecure om een systeem te maken waarin straks een paar miljoen keer paar jaar een examen digitaal wordt afgenomen. Waarbij vanzelfsprekend de eisen op het gebied van beveiliging en stabiliteit hoog zijn.

De huidige architectuur leunt daarom op twee principes: examens online en/of lokaal. Lokale servers voor Facet presteren soms beter, vooral als de content van een examen ‘zwaar’ is, met filmpjes bijvoorbeeld of als het aantal studenten dat tegelijk examen doet hoog is. De resultaten worden dan erna gesynchroniseerd met het ‘centrale’ Facet bij DUO.

De 3.0 versie die uit is kan:

  • Zowel online als offline afname
  • Examens zijn eenvoudiger in te plannen
  • Een oefenomgeving met terugkoppeling
  • Mogelijkheid van inzage zonder opgave
  • Mogelijkheid voor inzage door docent
  • Verhoogde gebruiksvriendelijkheid

Op de product-roadmap staat voor 4.0:

  • Webservices: bijvoorbeeld het importeren van afnamegroepen, het exporteren van resultaten en koppelen met logistieke gegevens. De eerste pilot hiervoor loopt met leveranciers zoals Nubiko, Xebic, Computron en Trajectplanner.
  • Automatische scoorbare vraagtypes
  • Opschalen met public cloud in plaats van DUO infrastructuur. Metrieken nu: maximaal 600 locaties, waarvan 350 tegelijk online zijn met per stuk 350 kandidaten. Dat is te beperkt. Opschalen naar publieke cloud mag echter juridisch niet zomaar met deze soort gegevens.
  • Overweging om af te stappen van de client en gebruik te maken van bootable images.
  • Onderzoek naar gebruik van tablets voor oefenen en afname

Keynote #saMBOICT door Sara Albone: Wat heb ik nodig van ICT?

Sara Albone (leraar van het jaar 2013) opent de 30ste saMBO-ICT Conferentie met het thema “Wat heb ik nodig van ICT?”

Sara vertelt het verhaal van haarzelf en haar leerlingen. Ze is bescheiden over haar titel als leraar van het jaar. Waar ze de nadruk op legt is hoe ze haar leerlingen benadert, voordat ze met ons de stap naar ICT maakt. De basis van haar aanpak begint met AMN Testen. Wat me opviel is hoeveel informatie ze daar uit haalt. Van een student krijg je een beeld over zijn persoonlijkheid en capaciteit. Dit kun je analyseren voor een individu, een klas of een opleiding. Voor haar onderwijscontext volgden daar de volgende doelen uit:

  • Overleg bevorderen
  • Samenwerken stimuleren
  • Faalangst verminderen
  • Enthousiasme bevorderen

Dus, is haar conclusie, ik verwacht van ICT dat het bijdraagt aan deze doelen. Haar ICT droom heeft ze ook op een rij, met een aantal ‘kwaliteitseisen’:

  • Betrouwbaarheid
  • Eenvoudigheid
  • Uitvoerbaar op smartphone
  • Zelf aan te passen
  • Ingebouwde beloningen
  • Monitoring
  • Stimuleren individuele leerprocessen en overleg in groepsverband.

Wat ik goed vond aan haar verhaal is hoe ze vertrekt vanuit de kenmerken van een student, de soort van begeleiding die er dan nodig is en daarna kritisch kijkt naar de ICT tooling.

Lean Informatiemanagement versus schaalgrootte

LEAN wordt toegepast in organisaties van alle schaalgroottes. Ben Hicks beperkt in zijn artikel (bladzijde 239) de toepassing van LEAN Informatiemanagement echter tot kleine of middelgrote organisaties volgens de Europese definitie, aangezien zijn onderzoek plaatsvond bij bedrijven van deze omvang. Dit zijn organisaties tot 250 medewerkers of een omzet van maximaal 50 miljoen euro.

Een onderzoek (pdf) waarbij dit onderscheid niet gemaakt wordt, is uitgevoerd door Quint Wellington Redwood in samenwerking met de Universiteit van Amsterdam. In hun rapport (blz. 27) wordt het verband gelegd tussen innovatie en wendbaarheid. Als er vanuit LEAN gestreefd wordt naar voortdurende verbetering en kortere doorlooptijden, dan dient de organisatie ‘wendbaar’ te zijn. Dit uit zich op drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch.

Dezelfde schrijvers omschrijven dit op bladzijde 21 van het artikel Lean Informatie-management: wendbaarder, sneller, goedkoper (pdf) als volgt:

  • Strategische wendbaarheid wordt verkregen door een aanpasbaar en sturend informatieplan.
  • Tactische wendbaarheid wordt verkregen door een veranderbaar projectportfolio en de business case als ‘routeplanner’.
  • Operationele wendbaarheid wordt verkregen door snelle oplevering van concrete verandering en door kleinschalige teams.

Wat voor mij een kwartje deed vallen. Veel manieren waarop recht wordt gedaan aan de vijf principes van LEAN of waarop de zeven soorten verspilling bestreden worden leiden (in eerste instantie), tot wendbaarheid op operationeel niveau. In grotere organisaties is dit net zo belangrijk als in kleine, maar het kan op zichzelf staand niet bijdragen aan tactische en strategische wendbaarheid. Althans dat lijkt me de stelling van Quint en ik ben het daarmee eens. Waarom?

Kleinschalige teams die wendbaar zijn doen dat binnen de kaders die ze hebben, theoretisch althans. Als echter een organisatie bestaat uit tientallen kleine wendbare teams die autonoom handelen, dan zal dit niet vanzelf een coherent geheel vormen. Helemaal als deze teams vanuit hun eigen wendbaarheid richtingen inslaan die leiden tot compleet verschillende processen. Daarnaast lijkt me dat, als ze genoeg tijd krijgen, ze ook verschillende strategische kanten op gaan.

Binnen mijn onderwijscontext: wat zou er gebeuren als 30 opleidingsteams hun eigen aanmelding-, intake-, examinering- en diplomeringsproces vormgeven? En per stuk hun automatiseringsbehoefte formuleren? Als ze dat al kunnen articuleren. Terwijl je ondertussen probeert één studentadministratie te gebruiken.

Vandaar dat ik wendbaarheid zoek op tactisch niveau in een projectportfolio. Zodat de veranderingen door de tijd heen goed gemanaged worden. En ik ben gaan nadenken over wat een aanpasbaar en sturend informatieplan zou kunnen zijn.