Gedifferentieerd applicatielandschap en informatiemanagement

Op de 30ste saMBO-ICT Conferentie vertellen Peter Cornet en Henri Roosdorp van ROC Mondriaan over hun applicatielandschap. Henri praat in het begin vooral over de ondersteuning van digitaal leren. Daar hebben ze verschillende werkvormen voor:

  • Kenniscafé en Just in Time: als iemand met een vraag zit dan kan hij altijd iemand bellen die desnoods langskomt.
  • Coaching en opleiding tot coaching
  • Themagroepen: kleine groepen van 4 tot 6 personen die zich op één thema verder willen bekwamen onder begeleiding.
  • Instructieworkshops

De begeleiding van digitaal leren lijkt redelijk kostbaar zo, maar Henri verwacht dat het rendement hoger is. Je spreekt mensen aan op hun eigen enthousiasme en motivatie. Vaak werkt dat beter dan verplichte cursus.

Wat ik sterk aan het verhaal vond is hoe ze hun visualisatie van het applicatielandschap gebruiken om ondersteuning in te richten en keuzes in ontwikkeling te maken. De presentatie zelf volgt binnenkort.

Verbetersleutels voor informatiemanagement #samboict

Henk Kuiper en Theo van Osse vertellen op de 30ste saMBO-ICT Conferentie over informatiemanagement op het Friesland College. Henk vertelt over een aantal veranderingen bij hun organisatie (“centraal, decentraal waar kan” en “organiseren aan de voorkant i.p.v. repareren aan de achterkant”). De verbetersleutels zoals hij die ziet op een rij:

  • Eigenaarschap van proces en informatie: Gebruik procesplaten en leg de verantwoordelijkheid vast. Orden de informatievoorziening vervolgens op bijvoorbeeld type rapportage of volgens de jaarkalender.
  • Systemen stroomlijnen: haal dubbelingen uit overlegstructuren en overlap uit systemen.
  • Rapportages verbeteren: kijk naar noodzaak en gebruik van alle rapportages. Stem je rapportages af op wat je planning is, zodat ze de voortgang rapporteren.

Vervolgens pleit Henk voor zogenaamde ‘teamsites': het geheel van informatie waarmee een team adequaat kan opereren waarbij ze interactief met informatie kunnen werken. De uitdaging zit er in om hiervoor wel een uniforme omgeving te creëren. Technisch bouwen ze het met Macaw. Alles bij elkaar een herkenbaar verhaal.

Keynote #saMBOICT door Paul Rullmann

Het MBO is aangesloten bij SURF. Mijn eigen onderwijsinstelling maakte al langer gebruik van diensten van Surf, maar nu zijn we als branche aangesloten bij de stichting zelf. Een goed initiatief waar ik erg blij mee ben. Gezien de expertise bundeling, innovaties en betrouwbare dienstverlening voor onderwijs en onderzoek. Aangesloten zijn 14 universiteiten, 42 hogescholen en nu ook het MBO. Als gezamenlijke inkoopcombinatie maak je je ook sterk ten opzichte van leveranciers. Als eindgebruiker merk je het bijvoorbeeld door overal te kunnen internetten met Eduroam.

Paul gaf vooral een overzicht van de diensten van Surf, hun missie en visie en wat de toegevoegde waarde voor onderwijs en onderzoek is. Daarbij stelt Surf zich op als “Hoeder van de Nederlandse e-infrastructuur”. De voordelen voor MBO op een rij:

  • Vergroten van de inkoopkracht
  • Inbesteden i.p.v. aanbesteden
  • Profiteren van kennis en ontwikkelkracht

De samenwerking is volgens Paul ook voordelig voor de HO/WO sector. “Het MBO is nu eenmaal daadkrachtiger, een academicus doet alles bedachtzamer en dus traag.” ;)

Herziening Kwalificatiestructuur – Processen en Systemen #samboict

Jan Bartling en Henk-Jan van Ginkel praten ons bij op de 30ste saMBO-ICT Conferentie. De uitdaging is om op tijd alles klaar te maken, aanpassingen in systemen te doen en administratieve processen te veranderen. Vòòrdat de wet actueel wordt. Eenvoudig uitgelegd gaat het om de volgende verandering:

Meer uitleg is hier te vinden. De nieuwe structuur kent een basis-, profiel- en keuzedeel. Deze nieuwe elementen hierin hebben allerlei gevolgen voor de administratieve en logistieke systemen. Er is daarom een Programma van Eisen opgesteld zodat leveranciers weten welke nieuwe functionaliteiten hun systemen moeten bieden.

Facet – Voortgang implementatie en webservices op #samboict

De ontwikkeling en implementatie van Facet loopt al een tijd. Nynke de Boer praat ons bij op de 30ste saMBO-ICT Conferentie. Geen sinecure om een systeem te maken waarin straks een paar miljoen keer paar jaar een examen digitaal wordt afgenomen. Waarbij vanzelfsprekend de eisen op het gebied van beveiliging en stabiliteit hoog zijn.

De huidige architectuur leunt daarom op twee principes: examens online en/of lokaal. Lokale servers voor Facet presteren soms beter, vooral als de content van een examen ‘zwaar’ is, met filmpjes bijvoorbeeld of als het aantal studenten dat tegelijk examen doet hoog is. De resultaten worden dan erna gesynchroniseerd met het ‘centrale’ Facet bij DUO.

De 3.0 versie die uit is kan:

  • Zowel online als offline afname
  • Examens zijn eenvoudiger in te plannen
  • Een oefenomgeving met terugkoppeling
  • Mogelijkheid van inzage zonder opgave
  • Mogelijkheid voor inzage door docent
  • Verhoogde gebruiksvriendelijkheid

Op de product-roadmap staat voor 4.0:

  • Webservices: bijvoorbeeld het importeren van afnamegroepen, het exporteren van resultaten en koppelen met logistieke gegevens. De eerste pilot hiervoor loopt met leveranciers zoals Nubiko, Xebic, Computron en Trajectplanner.
  • Automatische scoorbare vraagtypes
  • Opschalen met public cloud in plaats van DUO infrastructuur. Metrieken nu: maximaal 600 locaties, waarvan 350 tegelijk online zijn met per stuk 350 kandidaten. Dat is te beperkt. Opschalen naar publieke cloud mag echter juridisch niet zomaar met deze soort gegevens.
  • Overweging om af te stappen van de client en gebruik te maken van bootable images.
  • Onderzoek naar gebruik van tablets voor oefenen en afname

Keynote #saMBOICT door Sara Albone: Wat heb ik nodig van ICT?

Sara Albone (leraar van het jaar 2013) opent de 30ste saMBO-ICT Conferentie met het thema “Wat heb ik nodig van ICT?”

Sara vertelt het verhaal van haarzelf en haar leerlingen. Ze is bescheiden over haar titel als leraar van het jaar. Waar ze de nadruk op legt is hoe ze haar leerlingen benadert, voordat ze met ons de stap naar ICT maakt. De basis van haar aanpak begint met AMN Testen. Wat me opviel is hoeveel informatie ze daar uit haalt. Van een student krijg je een beeld over zijn persoonlijkheid en capaciteit. Dit kun je analyseren voor een individu, een klas of een opleiding. Voor haar onderwijscontext volgden daar de volgende doelen uit:

  • Overleg bevorderen
  • Samenwerken stimuleren
  • Faalangst verminderen
  • Enthousiasme bevorderen

Dus, is haar conclusie, ik verwacht van ICT dat het bijdraagt aan deze doelen. Haar ICT droom heeft ze ook op een rij, met een aantal ‘kwaliteitseisen':

  • Betrouwbaarheid
  • Eenvoudigheid
  • Uitvoerbaar op smartphone
  • Zelf aan te passen
  • Ingebouwde beloningen
  • Monitoring
  • Stimuleren individuele leerprocessen en overleg in groepsverband.

Wat ik goed vond aan haar verhaal is hoe ze vertrekt vanuit de kenmerken van een student, de soort van begeleiding die er dan nodig is en daarna kritisch kijkt naar de ICT tooling.

Lean Informatiemanagement versus schaalgrootte

LEAN wordt toegepast in organisaties van alle schaalgroottes. Ben Hicks beperkt in zijn artikel (bladzijde 239) de toepassing van LEAN Informatiemanagement echter tot kleine of middelgrote organisaties volgens de Europese definitie, aangezien zijn onderzoek plaatsvond bij bedrijven van deze omvang. Dit zijn organisaties tot 250 medewerkers of een omzet van maximaal 50 miljoen euro.

Een onderzoek (pdf) waarbij dit onderscheid niet gemaakt wordt, is uitgevoerd door Quint Wellington Redwood in samenwerking met de Universiteit van Amsterdam. In hun rapport (blz. 27) wordt het verband gelegd tussen innovatie en wendbaarheid. Als er vanuit LEAN gestreefd wordt naar voortdurende verbetering en kortere doorlooptijden, dan dient de organisatie ‘wendbaar’ te zijn. Dit uit zich op drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch.

Dezelfde schrijvers omschrijven dit op bladzijde 21 van het artikel Lean Informatie-management: wendbaarder, sneller, goedkoper (pdf) als volgt:

  • Strategische wendbaarheid wordt verkregen door een aanpasbaar en sturend informatieplan.
  • Tactische wendbaarheid wordt verkregen door een veranderbaar projectportfolio en de business case als ‘routeplanner’.
  • Operationele wendbaarheid wordt verkregen door snelle oplevering van concrete verandering en door kleinschalige teams.

Wat voor mij een kwartje deed vallen. Veel manieren waarop recht wordt gedaan aan de vijf principes van LEAN of waarop de zeven soorten verspilling bestreden worden leiden (in eerste instantie), tot wendbaarheid op operationeel niveau. In grotere organisaties is dit net zo belangrijk als in kleine, maar het kan op zichzelf staand niet bijdragen aan tactische en strategische wendbaarheid. Althans dat lijkt me de stelling van Quint en ik ben het daarmee eens. Waarom?

Kleinschalige teams die wendbaar zijn doen dat binnen de kaders die ze hebben, theoretisch althans. Als echter een organisatie bestaat uit tientallen kleine wendbare teams die autonoom handelen, dan zal dit niet vanzelf een coherent geheel vormen. Helemaal als deze teams vanuit hun eigen wendbaarheid richtingen inslaan die leiden tot compleet verschillende processen. Daarnaast lijkt me dat, als ze genoeg tijd krijgen, ze ook verschillende strategische kanten op gaan.

Binnen mijn onderwijscontext: wat zou er gebeuren als 30 opleidingsteams hun eigen aanmelding-, intake-, examinering- en diplomeringsproces vormgeven? En per stuk hun automatiseringsbehoefte formuleren? Als ze dat al kunnen articuleren. Terwijl je ondertussen probeert één studentadministratie te gebruiken.

Vandaar dat ik wendbaarheid zoek op tactisch niveau in een projectportfolio. Zodat de veranderingen door de tijd heen goed gemanaged worden. En ik ben gaan nadenken over wat een aanpasbaar en sturend informatieplan zou kunnen zijn.

Lean methodieken en informatiemanagement

Er zijn meerdere methodieken of ‘best practices’ die al dan niet direct gebaseerd zijn op het LEAN gedachtengoed of die (een deel van) de principes praktisch proberen vorm te geven. Enkele voorbeelden op uiteenlopende terreinen:

  • Kanban: een bord met kaarten waarop het onderhanden werk gevisualiseerd wordt. Dit is niet beperkt tot een specifiek soort of type werk. In principe zou dit dus van toepassing kunnen zijn op bijvoorbeeld de beheersings- en wijzigingsprocessen van functioneel en technisch beheerders van applicaties.
  • Agile-softwareontwikkeling zoals SCRUM en Lean Software Development (LSD): een manier om samen met de klant nieuwe functionaliteiten snel en in kleine stappen op te leveren. Deze lijkt me ook bruikbaar tijdens de inrichtingsfase van een systeem. Mits deze flexibel is en keuzes biedt die van invloed zijn op de functionaliteiten. Anders valt er niet zo veel te configureren.
  • Kaizen: het stimuleren van continue verbetering door onder andere de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) herhaaldelijk te doorlopen. Aangezien deze stappen generiek zijn, zouden ze ook toegepast kunnen worden op het verbeteren van de informatievoorziening.
  • 5S oftwel “Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Systematiseren”. Alhoewel oorspronkelijk ontstaan voor fysieke objecten en het verkrijgen van een opgeruimde en overzichtelijke werkplaats, zijn deze principes ook toe te passen op informatie, gegevens in databases en netwerkmappen met bestanden.

De zeven soorten verspilling van LEAN en informatiemanagement

Ben Hicks hanteert een lijst van 18 fundamentele barrières die het verbeteren van informatiemanagement in de weg staan. Deze zijn uit een eerdere studie naar voren gekomen (Hicks e.a. 2006).

Deze tabel biedt veel concrete aanknopingspunten om het LEAN gedachtengoed te gebruiken om de kwaliteit van de informatievoorziening te analyseren. Niet slechts het infrastructurele aspect (datacenter, netwerk, bureaucomputers etc.) maar juist ook de informatieproducten (rapportages, werklijsten, overzichten), de processen van gegevensinvoer of het doorgeven van informatie en de sturing op het gehele applicatielandschap. Tegelijkertijd onderscheiden sommige items in deze lijst zich slechts op nuances. Hicks legt vervolgens in zijn artikel Lean information management: Understanding and eliminating waste een concreter verband tussen de zeven soorten verspilling van LEAN en informatiemanagement. Deze kunnen als volgt omschreven worden:

  1. Overproductie: er wordt buitensporig veel informatie gecreëerd of onderhouden. De consequentie hiervan is dat de meest toepasselijke of accurate informatie moeilijk te vinden is. Niet omdat deze niet bestaat, maar omdat het verloren gaat tussen de overige informatie. Om dit te bestrijden is weer extra inzet en tijd nodig.
  2. Wachten: de informatie die nodig is ‘stroomt’ niet. In de tijd die het kost om de benodigde informatie alsnog te creëren, stagneert het proces dat er afhankelijk van is.
  3. Extra productie: het creëren van nieuwe of additionele informatie, omdat de oorspronkelijke informatie onvoldoende bleek. Hier zijn dan extra tijd en middelen voor nodig om deze alsnog te leveren.
  4. Defecten: informatie is niet correct of moet geverifieerd worden indien dit wordt vermoed. De activiteiten die nodig zijn voor correctie en verificatie kunnen als verspillend worden aangeduid. Hieronder vallen ook de onnodige of ‘verkeerde’ activiteiten die het gevolg zijn van incorrecte informatie.
  5. Transport: informatie wordt verplaatst middels massacommunicatie. Gezien de lage kosten van data-uitwisseling en de redelijk eenvoudige opschaling van capaciteit is het verband met verspilling moeilijker te leggen. Wel kunnen sommige vormen van bulk-mail als verspillend ervaren worden, aangezien de waarde voor de ontvanger laag is.
  6. Inventaris: de nalatenschap van oudere databases en bestandsarchieven.
  7. Beweging: in de context van informatiemanagement speelt ‘beweging’ een rol als informatie, functionaliteiten of systemen alleen beschikbaar zijn voor bepaalde personen of bepaalde apparatuur. Er moet dan gedurende het proces ‘bewogen’ worden van de ene naar de andere computer of gebruiker. Dit resulteert dan vaak in wachten.

Ook hier weer: De volgende stap is deze lijst voor LEAN IM toe passen op de eigen situatie …

De vijf principes van LEAN en informatiemanagement

Ben Hicks legt in zijn artikel Lean information management: Understanding and eliminating waste het verband tussen de vijf principes van LEAN en informatiemanagement. Vertaald gaat dat ongeveer als volgt:

Principe Informatiemanagement
Klantwaarde Informatie en functionaliteit moet waardevol zijn voor de eindgebruiker.

  • Beheer alleen waardevolle informatie. Informatie die beheerd moet worden, omdat het de kernactiviteiten van de organisatie ondersteunt.
  • Eindgebruikers hebben alleen baat bij het systeem en gebruiken deze alleen indien het direct nut heeft of als men het indirecte nut (voor een andere afdeling bijvoorbeeld) begrijpt.
Waardestroom De serie van processen en activiteiten die leiden tot het beschikken over de informatie door de eindgebruiker.

  • Zorg ervoor dat de reeks van processen en activiteiten die informatie leveren in kaart zijn gebracht. Dit is inclusief de processen die de vastlegging, de weergave, de uitwisseling, de organisatie, het ophalen en het visualiseren van informatie ondersteunen.
  • Zorg ervoor dat de volgorde en het netwerk van de processen die informatiemanagement ondersteunen geïntegreerd zijn.
Flow De informatie moet efficiënt kunnen ‘stromen’.

  • Informatie moet per direct beschikbaar zijn, zodra het is gegenereerd.
  • Zorg ervoor dat alle informatie- en ondersteunende processen elkaar in de kortst mogelijke tijd opvolgen.
  • Procedures en processen moeten zo eenvoudig mogelijk worden aangeroepen en uitgevoerd.
  • Minimaliseer duplicatie van informatie binnen de organisatie tussen afdelingen en klanten en leveranciers.
  • Minimaliseer de hoeveelheid verouderde of onnodige informatie binnen de organisatie, voor alle afdelingen en klanten en leveranciers.
  • Minimaliseer het uitvoeren van dubbel werk binnen de organisatie, bij alle afdelingen en klanten en leveranciers.
Pull Ontwerp en lever alleen wat de klant wil en wanneer deze dat wil.

  • Informatie en aanvullende functionaliteit moet alleen worden geleverd als het wordt gevraagd door de gebruikers of klanten.
  • Om ‘pull’ te vergemakkelijken, moeten de interfaces, methodologie en procedures consistent in de gehele organisatie zijn.
  • Minimaliseer de afhankelijkheid van IT-personeel en programmeurs voor het gebruik van systemen. Ondersteun gebruikers bij het ondernemen van plaatselijk maatwerk en bevorder eigenaarschap van door de eindgebruiker ontwikkelde systemen.
Perfectie Continue verbetering van de processen.

  • Beoordeel regelmatig de infrastructuur en de processen. Informatiesystemen, bedrijfsprocessen en processen die producten en diensten ondersteunen veranderen. Daarmee veranderen ook de kansen voor verbetering.
  • Ondersteun een snelle implementatie- en trainingscyclus. Dit is de doorlooptijd vanaf het verkrijgen van het systeem tot de volledige implementatie en integratie van de bedrijfsprocessen.

De volgende stap is deze 5 principes voor LEAN IM toe passen op de eigen situatie … en zoals altijd is de kunst met open deuren om ze daadwerkelijk te openen en niet alleen te snappen …