Tag Archives: Social Media

Office365 Lessons Learned: geen scheiding tussen studenten en medewerkers

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

Toelichting: Dit betreft vooral de intranet toepassing van SharePoint en dan niet zozeer de ‘inhoudelijke’ kant als wel de ‘sociale’ aspecten. In teamsites is inhoud natuurlijk prima te scheiden maar in Exchange / Outlook / Newsfeed / Yammer is standaard iedereen bereikbaar voor iedereen.
Keus:
Zowel medewerkers als deelnemers zitten op één tenant. De complicaties van 2 tenants zou alles alleen maar verergeren. Voorlopig zetten we Newsfeed of Yammer uit en we koppelen telefoonnummers niet door naar Exchange/Outlook en de profielpagina’s. Veel collega’s beschouwen hun werk 06 toch niet als een openbaar gegeven. Als we Yammer standaard aan zouden zetten geven we de hele organisatie een chatroom waar 15.000 studenten en +1000 medewerkers door elkaar berichten uitwisselen.
Hoe: Iedereen is bereikbaar in hetzelfde adresboek en profielpagina.
Reactie: “Hé, iedereen kan elkaar zien.” “Waarom kan ik mijn 06 niet alleen geven aan collega’s?”
Gevolg: We hebben nog geen interne social media voor kennis en expertisedeling, geen integratie voor telefoonnummers en geen automatische vulling voor profielen. Op telefoons zijn alleen je eigen contactpersonen terug te vinden, niet de nummers van je andere collega’s. Ons medewerker smoelenboek blijft nog op het oude intranet systeem (niet in Office365).
Hoe verder: Ik vermoed dat het telefonie aspect overbodig wordt als we Skype groot gaan inzetten. Want dan is iedereen bereikbaar wanneer hij/zij wil, of je nu zijn telefoonnummer nu kent of niet. Overigens kun je ook als beleid voeren dat werktelefoonnummers bekend mogen/moeten zijn bij studenten. Veel docenten geven hun nummer ook weg als ze zelf Whatsapp groepen starten met deelnemers toch?
Toch zit ik nog te dubben over Yammer, het heeft groepen enzo en het wordt waarschijnlijk onderdeel van Office Groups dus er is afscherming mogelijk. Maar op het hoogste niveau is er een open plaats waar iedereen alles kan posten. Moeten we dan ook maar gelijk cyberpesters en trollers gaan modereren? Gelukkig kan het niet anoniem, maar toch…

Startende Facebookers met reserves

Ik mocht gisteren een workshop Facebook verzorgen aan een team opleiders. De start van hun schooljaar had als thema “Social Media” met een opening door John Hanswijk. Vervolgens hadden we workshops over o.a. Twitter, LinkedIn en Facebook.

In eerste instantie zou het een hands-on workshop worden. Toch was ik eigenlijk meer nieuwsgierig naar de samenstelling van mijn groep. Om dat te peilen vroeg ik eerst aan de deelnemers wat hen het beste omschreef. Ik weet het, indelen in hokjes is natuurlijk fout, maar toch:

Ik ben nog niet bezig met Facebook, maar wil er graag praktisch mee aan de slag.
Ik wil niet op Facebook, maar ben wel nieuwsgierig naar de leefwereld van de student.
Ik werk al met Facebook en nu wil ik wat toepassingen in het onderwijs zien.
Ik wil best Facebook leren kennen, maar heb eerst wat vragen over privacy, de scheiding van werk/privé, het nut en de gevaren.

De overgrote meerderheid bleek tot de laatste groep te behoren. Dus na enige afstemming besloot ik niet iedereen direct aan de pc te zetten. Want “ik wil eerst weten waaraan ik begin …” was de stemming. Nu kan een discussie allerlei kanten opschieten, vandaar dat ik eerst een korte inventarisatie deed. Om te peilen wat er leeft. Gevolgd door gesprekken over elk topic. Enkele indrukken in willekeurige volgorde:

Het posten van allerlei informatie over jezelf wordt als exhibitionistisch ervaren. Het kijken ernaar als voyeuristisch. Voor enkelen was het een geruststelling dat je Facebook ook ‘passief’ kunt gebruiken. Door wel met een account bij te lezen over anderen, maar er zelf niet veel op te zetten.
Er wordt steeds meer onprettige druk ervaren om op Facebook te gaan. “Als ik foto’s van vakantie wil zien van mijn familie, dan moet ik op Facebook. Anders weten anderen dat wel en ik voel me buitengesloten.” Mijn reactie was dat ik niet ontken dat maatschappelijke veranderingen als ‘dwingend’ ervaren kunnen worden. Ik heb er wel bij verteld dat 15 jaar geleden ik exact dezelfde vragen kreeg, maar dan bij internet in het algemeen. Toen was het: “Overal zie je www, ik wil geen internet maar ik moet wel.” Beetje deja-vu nu met Facebook dus. Overigens vindt ik het wel een verschil uitmaken dat straks ‘de hele wereldbevolking’ in één systeem van één bedrijf zit.
Bij velen leeft de zorg dat het gebruik van Facebook ten koste gaat van ‘echte’ relaties met kennissen, vrienden en familie. Ik vertelde dat je evenwicht hierin zelf moet uitvinden. Als tijd voor Facebook ten koste gaat van bijvoorbeeld productiviteit en ten kosten van kwaliteitstijd met je gezin, vrienden of familie dan moet je afremmen. Dat is met TV zappen natuurlijk ook. Zelf voel ik een verrijking omdat ik van een groter aantal mensen weet wat er in hun leven gebeurt. Tijdens ontmoetingen merk ik dat de dialoog verder gaat op basis van wat ik op Facebook heb gelezen.
Er zijn er meer die zich zorgen maken over privacy tussen eindgebruikers onderling dan tussen eindgebruiker en Facebook als bedrijf.
Er is veel nieuwsgierigheid naar het gebruik van gesloten groepen of open pagina’s om je privé zaken gescheiden te houden van werk of hobbyclubs. Vooral het lid kunnen zijn van een groep, zonder met andere leden direct bevriend te zijn op Facebook, wordt als positief ervaren. Toepassingen zoals “met mijn mentorgroep een afgesloten ruimte hebben, zonder dat ik bevriend ben” worden gezien.
Er is wat zorg over hacken. Mijn nadruk lag vooral op menselijke fouten, zoals per ongeluk informatie openbaar maken in plaats van voor een selecte groep. Technisch hacken komt relatief weinig voor. Makkelijk te raden passworden des te vaker.

Voor mij was het een eye-opener om te zien welke reservers er zoal zijn, bij een systeem dat jezelf al vanzelfsprekend acht.