onderwijscalculator

Onderwijscalculator handleiding

Ik heb me de laatste tijd meer verdiept in de Onderwijscalculator. (Gebouwd door Wisdom, verconsulteert door Artefaction en als opdrachtgever MBO2010)

Tijdens het leren omgaan met het systeem, kreeg ik de behoefte het op te schrijven en bij deze, om het te delen. De handleiding is wel geschreven met functioneel beheerders (in de calculator de rol “Schoolbeheerder”) in het achterhoofd, maar met een beetje aanpassing is het voor anderen waarschijnlijk ook bruikbaar. Er was natuurlijk al een handleiding op de site zelf, maar nog eentje kan geen kwaad ;).

Hier het document in DOC en voor de zekerkheid om opmaak te behouden, in PDF.

De onderwijscalculator

Ik ben vandaag bij Aequor in Ede voor een Train-de-Trainer sessie van de onderwijscalculator, samen met o.a. Hans. Straks hier terug te vinden. Het doel is het instrument leren kennen, het model, het gebruik en implementatie. Het systeem is slechts de helft van het verhaal, manieren van inzet vergt zeker net zoveel aandacht. De training wordt gegeven door Artefaction. Tweets zijn hier terug te vinden.

Ons eigen doel als ROC Tilburg is het instrument inzetten bij het totstandkomen van de begroting, waarbij Team Activiteiten Plannen (TAP), doorgerekend worden als er met parameters gespeeld wordt. Daarnaast concreet praktische handreikingen om met teams aan de slag te gaan. Andere deelnemers vermelden ook dat allocatiemodellen veranderen n.a.v. CGO en daarbij zou de onderwijscalculator kunnen helpen.

Ontstaan Onderwijscalculator

Vanuit MBO2010 kwam als snel de prangende vraag: Is CGO wel te bekostigen? Zou er een kostenmodel voor te maken zijn? De eerste versie werd in excel ontwikkelt, later kwam de webversie. Het model is gebaseerd op Activity-Based-Costing. Activiteiten die dicht tegen het primaire proces aanliggen, zoals examinering, begeleiding, lesgeven etc. 

De vraag die het moet beantwoorden: Hoe zorgen we dat we CGO betaalbaar kunnen organiseren? Het is een intern sturingsinstrument, niet een middel om verantwoording af te leggen. Het levert wel transparantie en, mits goed toegepast, meerwaarde op. Als bijvoorbeeld medewerkers tot op de werkvloer meer kostenbewust worden.

Een kort overzicht heb ik al eens hier geschreven.

Inrichting

  • Het model moet ingericht worden met personeelssoorten, leerwegsoorten, activiteitsoorten, opleidingen, budgetten etc. Er is ruimte voor keuzes, wat je wel en niet doorrekent: bijvoorbeeld facilitaire diensten en overhead. Leidende vraag: Welke kosten van welke activiteiten wil je in beeld brengen? Er blijven altijd kosten buiten beeld. De kunst is om de inrichting van het model te laten aansluiten bij de instellingspecifieke manier van begroten en doorbelasten.
  • Verder kent het model maximaal 3 lagen: instelling, sector/afdeling/domein en team. Als een specifieke instelling 4 lagen heeft of anders noemt, moet dit vertaald worden. Meestal is 3 lagen voldoende. 
  • Ondersteunende diensten voor projecten of bijvoorbeeld “Dienst Onderwijs Innovatie” of  “Kwaliteitszorg”, kunnen apart benoemt worden met aparte activiteiten. Of juist wel met een verdeelsleutel gekoppelt worden aan de specifieke teams waar ze ondersteuning voor bieden. Alles hangt af van wat je wilt zien. 
  • De medewerkerssoorten kunnen een soort onderverdeling krijgen naar rol. Dus als een docent een begeleider, coach of tutor kan zijn, dan kan dit in principe ingericht worden. ook tariefdoorberekening kan hier in.
  • Keuzes van inrichting bepalen logischerwijs hoe getallen uit de rapportages geïnterpreteerd moeten worden. Wat iets wel of niet betekent hangt af van allerlei instellingspecifieke definities.
  • Afhankelijk van de totstandkoming van het budget zegt het totaal, dat het model oplevert, iets. Eigenlijk moet de manier waarop een instelling de budgetten berekent, dezelfde zijn als de manier waarop het model de kosten berekent. Als je de getallen zinvol wilt vergelijken. Dit is allemaal afhankelijk van je inrichting.
  • Kosten doorbelasten: Kosten van een deelnemer kunnen worden doorberekent. Dat hangt er van af of je bepaalde niet-primaire kosten wilt “verspreiden” over de teams en opleidingen. Dan moet het budget dat er tegenoverstaat hier ook weer rekening meehouden. Reken je wel door: dan zie je uiteindelijk wel wat dit alles per student kost. Een soort TCO van een student dus.

Gedurende de middag hebben we als groep een case uitgewerkt, door een lege calculator te gaan inrichten, keuzes te maken en zo het systeem te vullen. Dat ervaarde ik als erg concreet, praktisch en nuttig. Omdat het lijkt op wat we zelf gaan doen als we met teams aan de slag gaan. 

Er komt op 2 april weer een zelfde dag, voor een nieuwe groep ROC’s. Inschrijven kan hier. Voor ROC’s die er concreet mee willen werken. Orientatie verloopt op andere manieren.