Tag Archives: Office365

Altijd & Overal leren met Skype for Business

Andries Kuipers van het Nordwin College vertelt op de Kennisdeling Office365 over hun gebruik van Skype voor Bedrijven (voorheen Lync). De onderstaande use-cases kwamen in beeld:

  • Training van soft-skills door de training zelf op te nemen.
  • Begeleiding of interactie via chat.
  • Coaching online van BPV.
  • Video-vergaderen met een roundtable. De ‘normale’ manier met webcam en microfoon wordt wel als vermoeiend ervaren. Het goed luisteren en beeld volgen is mentaal redelijk zwaar. Met zogenaamde ’roundtable’ apparatuur voelt het wel natuurlijker. Voorbeeld hier.
  • ICT ondersteuning met behulp van schermdeling.

Uit de zaal kwam juist de mogelijkheid om telefonie helemaal te doen met Skype voor Business. Kan positieve business case zijn lijkt me, mits je je eigen telefooncentrale en alle software inruilt voor een Office365 E4 licentie. Deze is niet standaard in onderwijsland. Maar ja, je kunt niet alles gratis krijgen 😉

Lesmateriaal over Office Pro Plus en Office365 via IT Academy

Ymke Manders van SLB Diensten tipt ons over de IT Academy. Omdat we onderwijslicenties hebben voor het gebruik van Office365, is het lesmateriaal van de Microsoft IT Academy beschikbaar voor je medewerkers en studenten. Voor examens moet je wel betalen. Wellicht zijn de gevorderde onderdelen handig voor je studenten ICT, maar ook je ‘gewone’ studenten hebben er iets aan.

Jan Wassink van CSG Reggesteyn vertelt vervolgens over hun gebruik van ICT. Dat doen ze aan de hand van 6 I’s van innovatie: Identify, Ignite, Investigate, Invest, Implement en Improve.

Het zette me in ieder geval aan het denken over de zogenaamde ‘digital native’, waarvan we ondertussen weten dat die niet bestaat. Zelf voorzien we onze leerlingen en studenten ‘gewoon’ van enkele handleidingen. Meestal niet groter dan een paar A4tjes. De verwachting is soms dat een jongere zelf zijn weg wel vindt in Office365. Wil je dat echter op een hoger plan tillen dan zou je het materiaal van IT Academy kunnen gebruiken. Jan was overigens best kritisch op Babbage voor dit doel.

Visie op Office365 in het onderwijs

Ik ben vandaag samen met veel andere MBO-ers op de kennisdeling Office365, bij Microsoft. De opening wordt verzorgd door Hans van der Meer. Nu ben ik niet zo van reclame-presentaties, maar Microsoft is aan het veranderen.  Dat is op zich vermeldenswaard.

De visie van Microsoft laat zich alsvolgt samenvatten: “Maak het mogelijk dat elke persoon of organisatie meer bereikt.” Daarbij ontwikkelen ze als eerste voor “mobile” en “cloud”. Een voor mij belangrijk aspect hieraan is dat ze dat voor meerdere platformen doen. Ze proberen niet meer krampachtig iedereen Windows (Mobile/Surface) in te trekken.

Enkele uitwerkingen van deze visie, gedeeltelijk in mijn eigen woorden:

 

  • De smartphone wordt steeds meer ook gezien als PC. Op termijn (einde kalenderjaar) moet het mogelijk zijn dat grote schermen aangesloten worden op je telefoon. Zodat je volledige werkplek ‘mobiel’ is, terwijl je niet het gevoel hebt op een ‘mobieltje’ te werken.
  • Samenwerken zal steeds informeler en organischer zijn, waarbij de grenzen van je organisatie niet meer zo hard zijn.
  • Op langere termijn wil men locatie en tijdstip van invloed laten zijn op welke informatie je krijgt. Dit gaat Delve op een slimme manier doen. Op dit moment roept dat ook privacy vragen op. Het gekke is dat als data die gebruikers zelf open zetten, omgezet wordt in dashboard-informatie het creepy kan aanvoelen.
  • En wie doet er niet mee aan wearables?

De nieuwe innovaties zijn ook te volgen op de officiële roadmap site.

Voorbeeld implementatietraject Office365

Marjolein van Daalen vertelt over hun ervaringen met Office365 op ROC Mondriaan met behulp van tips/tops.

  • Werk samen met je eigen IT afdeling. Vooral als je meerdere scholen onder één bestuur hebt.
  • Laat leerlingen meedenken, o.a. over de manier waarop je interactie met ze hebt. Geluid, beeld, video, discussieforum etc hebben allerlei voor/nadelen in verschillende contexten lijkt me.
  • Hou het overzichtelijk: plaats niet teveel onderdelen op een teamsite-pagina.

Haar collega Karin Holderbusch toont vervolgens hun Office365 omgeving. Er zijn teamsites voor opleidingen en klassen. Hierin worden bestanden gedeeld, aankondigingen gedaan en planning getoond. Opdrachten voor leerlingen zijn ‘gewoon’ Word documenten.

Wat ik spannend vond aan het voorbeeld is dat ze er ‘leren op afstand’ mee vormgeven. Waarbij de leerling zich soms aan/afmeld. Zodat je later deze uren kunt verantwoorden als onderwijstijd. Soort “Docent op Virtuele Afstand” dus. Het spannende lijkt me de verantwoording die je hiermee af mag leggen aan inspectie.

Ze komen een eind met de standaard Office365 als ‘ELO’. Je komt uiteindelijk wel wat te kort (assignments, cijferlijsten, testen etc.) maar daar zouden aanvullingen als Teacher Dashboard handig voor kunnen zijn.

 

Met je school naar de Office365 Cloud: Mappen of Metadata?

Er zijn soms van die zelotische discussies waar je niet snel uitkomt, althans niet als iedereen het met elkaar eens moet zijn. “Native Apps versus Web Apps” is er een voorbeeld van. Tijdens de voorbereidingen voor onze SharePoint kwamen we op de discussie: bestanden in mapjes of in één lijst met metadata? Nu kan een bibliotheek in SharePoint bij de opzet op beide manieren ingericht worden, eenmaal gekozen is veranderen moeilijker.

Hoe ziet het verschil er uit?

  • Mappen: de indeling is hiërarchisch zoals we die gewend zijn in de Verkenner. Bijvoorbeeld een hoofdmap “Kwaliteitszorg”, daarin een submap “Audits” en daarin submappen per schooljaar. Op elk niveau kun je bestanden op slaan. Het nadeel hiervan is dat je soms vrij ver moet doorklikken om bij je bestandje aan te komen. Daarnaast moet je een soort mentaal model in je hoofd hebben, zodat je weet waar je in de mappenboom uithangt en naar welke takken je moet zoeken. Mensen zijn het wel al lang gewend om zo te werken. Ook vanuit de metafoor van kasten met planken, met dossiermappen met documenten.
  • Lijsten: elk bestandje staat op het zelfde niveau. Hier wordt echter informatie aan gehangen, de zogenaamde metadata. In bovenstaande voorbeeld een kolom “Teams” waarin je kiest voor “Kwaliteitszorg”, een kolom “Onderwerp” waarin je kiest voor “Audits” en een kolom voor de schooljaren. Deze kolomvelden kunnen dan gebruikt worden om te filteren of te sorteren. Zodat je wel je bestandje terugvindt maar niet mapjes hoeft te doorzoeken. Het nadeel hiervan is dat mensen deze metadata moeten invullen wat soms tot irritatie leidt. Het wordt ervaren als een administratieve ‘overhead’ terwijl je alleen iets wilt opslaan.

Welke is nu het beste? Zoals altijd, dat hangt er van af. Principieel is metadata beter, pragmatisch is mapjes beter. Verwacht niet dat je met terugwerkende kracht een erfenis van 500.000 bestanden van afgelopen 10 jaar ‘even’ metadateert. Wel zou je slim kunnen kiezen waar je wel metadata gaat toepassen. De langere termijn voordelen van principieel hier mee omgaan zijn:

  • Betere indexering door SharePoint wat leidt tot betere vindbaarheid van stukken.
  • De mogelijkheid om workflows in te richten waardoor de doorlooptijd op het afhandelen van stukken kan inkorten.

Samenvattend daarom enkele tips:

  • Ga niet het hele informele archief metadateren.
  • Dwing metadata bij informele samenwerking niet af, het verhoogd de drempel enorm en mensen zullen andere wegen zoeken om samen te werken.
  • Gebruik metadata als eerste bij bestanden die een formeel proces ondersteunen. Dit zijn vaak formulieren, sjablonen of documenten met een formele status die in een proces gebruikt worden met een vaste volgorde van stappen.
  • Neem in deze ontwikkeling ook ‘Workflows’ mee. Aangezien dan de toegevoegde waarde duidelijker wordt. Bijvoorbeeld dat er automatisch taken starten of signalen worden afgegeven als er iets aan een document verandert.

 

Met je school naar de Office365 Cloud: kan Microsoft alle bestanden voor me bewaren?

Tijdens de voorbereidingen voor SharePoint en OneDrive kwam ook de vraag naar voren: kunnen we daar ALLES opslaan? En al snel er achter aan: kunnen we al onze netwerkschijven opheffen? Daarnaast kan soms iets theoretisch wel, maar is het in de praktijk niet handig. Hieronder volgt een overzicht met toelichting van onze keus.

NIET migreren:

  • Type bestanden die zowiezo niet kunnen. Deze zijn voor de gemiddelde gebruiker redelijk obscuur.
  • Bestanden in mappen waarvan het totale pad (bestandsnaam+mapnaam) meer dan 256 karakters heeft. Deze scanden we met aparte tooling, TreeSize.
  • Access applicaties die door meerdere personen gebruikt worden of koppelingen bevatten. Het omzetten van Access bestanden naar een ‘Access-App’ vergt aparte ontwikkeling waar wij geen parate kennis van hadden. De doorlooptijd voor het omzetten werd in ons geval te groot.
  • Applicatiebestanden: sommige traditionele software moet iets in een profiel kunnen wegschrijven of op een gemeenschappelijke schijf. Die kunnen dat niet zomaar verplaatsen naar een SharePoint bibliotheek.
  • Bestanden die te groot zijn (>2GB, wordt 10GB binnenkort).
  • Bestanden die groot zijn en nog bewerkt moeten worden. Video-editing op een bestand van 1,5 GB gaat echt niet als deze in Ierland staat. Hier en daar gebruiken we daar nog lokale opslag voor. Ook sluiten we niet dogmatisch USB schijven uit.
  • Bestanden die nodig zijn voor het uitwisselen van informatie tussen systemen. Je kunt bijvoorbeeld niet rechtstreeks FTP-en vanuit een SharePoint site zonder plaatselijk tussenstation. Leuke niche-markt trouwens: een FTP client die van cloud naar FTP/SFTP rechtstreeks kan transporteren.

WEL migreren:

Eigenlijk de rest, dus behalve Office- ook PDF’s, foto- en video-bestanden.

Samenvattend:

Ja, het grootste deel van je netwerkschijven kun je opheffen.

Ja, je hebt geen “Mijn Documenten” nodig of H:\

Nee, je hebt nog wel een plek nodig voor het gebruikersprofiel, dat hoort nu eenmaal bij Windows.

Mijn vorige berichten zijn hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wie moet er in het projectteam?

Techneuten hebben wel eens de neiging om SharePoint te minimaliseren tot ‘een Verkenner in de browser’ of ‘gewoon een andere plek om je spullen op te slaan’. Conceptueel klopt dat misschien wel maar een gemiddelde docent of student heeft toch iets meer nodig. We hebben daarom in ons projectteam de volgende expertises gestopt:

  • Twee functioneel beheerders met als focus Exhange/Outlook en SharePoint/Sitecollecties.
  • Een coördinator van ons trainingscentrum voor het opzetten van workshops en het maken van handleidingen/FAQ/Wiki.
  • Een informatie-architect voor het bieden van overzicht en het opzetten van een structuur.
  • Een technisch architect voor de integratie met ons identiteitensysteem (Red Spider). Hierdoor heeft elke medewerker in ons HR-systeem en deelnemer in onze studentadministratie automatisch toegang.
  • Een coördinator informatiebeveiliging of ‘security-officer’.

Daarnaast hebben we ons voordeel gedaan met twee heel andere ontwikkelingen:

  • Een methodiek voor het beheer van ons projectportfolio. Dit hielp ons overzicht te houden over meerdere projecten die met elkaar samenhingen.
  • Een uitwerking van het negenvlaksmodel van Rik Maes. Dit hielp ons veel zaken af te stemmen met belanghebbenden uit de hele organisatie.

Mijn vorige bericht hierover is hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wat doe je het eerst?

Afgelopen twee jaar hebben we onze migratie naar SharePoint voorbereid en uitgevoerd. Nu is Sharepoint nogal een uitgebreide gereedschapskist, waarvan de inhoud ook nog eens maandelijks wordt vernieuwd, dus dat leidt al snel tot de vraag: waar begin ik mee? Dat hangt er van af waar op dit moment je grootste probleem of prioriteit ligt èn je veranderstrategie.

Op hoofdlijnen heb je de keus uit de volgende onderdelen:

  • Eigen werk opslaan in OneDrive voor Business.
  • Mail sturen en ontvangen of agenda beheren met Outlook.
  • Werk binnen een team opslaan in sites en bibliotheken.
  • Intranet vormgeven binnen teamsites.
  • Social media met Yammer.
  • Digitaal vergaderen met Lync.
  • Lijsten beheren en workflows uitvoeren met Lists.

Wij kozen ervoor om eerst onze mail, onze homedirectory (H:\) en netwerkschijven (G:\) te migreren. Onder het mom: ‘dezelfde dingen doen met nieuwe instrumenten’. Het nadeel is dat je de toegevoegde waarde van SharePoint in het begin maar beperkt gebruikt. SharePoint consultants lopen er niet zo warm voor. Mailen en samenwerken aan bestandjes is zo 1995. 😉

Het voordeel is dat de herkenbaarheid voor mensen groot is. Mits je de structuur van je netwerkschijven overneemt in je teamsites. Ze krijgen dan de tijd om te wennen aan een nieuwe look-and-feel, terwijl je niet hun samenwerking grof overhoop haalt.

Je kunt er ook voor kiezen om innovatief ‘nieuwe dingen te doen met nieuwe instrumenten’. Wellicht voor teams die daar zelf ook gemotiveerd voor zijn.

Overigens krijg je van Microsoft technisch gesproken ‘alles’ wat er binnen de licentie E2 voor studenten en E3 voor medewerkers valt. Er is echter nogal een verschil tussen het krijgen van Microsoft en het aanzetten van deze functionaliteiten binnen je eigen omgeving .