Ervaringen met een Informatieplan voor een MBO

Ik ben vandaag in Utrecht bij het Netwerk Informatiemanagers MBO. Het thema is deze keer het Informatieplan. Omdat we er zelf ook mee bezig zijn, was ik benieuwd naar de aanpak en ervaringen van andere MBO Informatiemanagers.

Wat me bij alle voorbeelden opviel: de samenwerking met de projectenorganisatie om veranderingen te realiseren.

Nova College

Rob Smit vertelde dat het een hele uitdaging was om in de waan van alle dag aandacht te krijgen voor een Informatieplan. Gestart vanuit een procesmodel met daarin de waardeketen, werd geprobeerd helder te krijgen waar/welke applicatie zit. Per stuk werden dan weer knelpunten in beeld gebracht. Dat leidde zo tot 75 projectvoorstellen. Opzich waren ze best trots op hun IT infrastructuur, maar binnen de kernsystemen waren wel degelijk problemen. Om praktisch verder te komen is er voor gekozen om de Informatiemanager in dezelfde organisatorische eenheid te stoppen als de projectportfoliomanager. Verder had men in elke school een zogenaamde “Informatiespecialist Onderwijs”.

Het geheel was erg herkenbaar, wat ik alleen miste was hoe visie op Informatie naar de toekomst toe tot stand komt. Toch het startpunt voor een Informatieplan.

Zadkine

Marcel van Oorschot vertelt over het zogenaamde ontwerpboek van Zadkine. De achtergrond (2012) van het Zadkine was niet makkelijk: slechte liquiditeit, verouderde ICT omgeving, geen managementinformatie en twee aparte werelden (onderwijs en bedrijfsvoering).

Na interviews met alle betrokkenen werd vanuit de onderwijsvisie een IM visie opgesteld, samen met wetgeving en architectuurdocumenten was dit input op het ‘ontwerpboek’ zoals Marcel dit noemt. Qua vorm is deze roadmap-achtig en leunt op BiSL.

Praktische noot: bij het Zadkine is de informatiemanager ook stafdirecteur. Het helpt als je ‘directieve invloed’ hebt, aldus Marcel.

Elementen in het ontwerpboek:

  • We zijn een school: geen software-huis. Klinkt open deur, maar concreet betekende dit dat eigen ontwikkeling in applicaties omgebogen werd.
  • Gastvrijheid
  • Onderdeel van PDCA
  • Robuust
  • Simpel
  • Kosten-effectief

Marcel noemt de volgende succesfactoren:

  • Gebruik BiSL als uitgangspunt.
  • Positie in de organisatie.
  • Quickwins
  • Integrale aanpak naar Enterprise architectuur
  • Stel een competent team samen
  • Van klein naar groot: maak stappen beheersbaar.
  • Snelheid: de complete suite van EduArte bijvoorbeeld werd in anderhalf jaar geimplementeerd.

Koning Willem I College

Paul Tjallinks omschrijft hun missie: “Het succes van de student is de reden van ons bestaan” en de visie “We zijn gewoon een goede school”. Klinkt no-nonsense. Er was door de vorige bestuurder (Coen Free) al een koersboek geschreven met veel visie op ICT. Enkele hoofdpunten hierin:

  • Onderwijs op orde: professionalisering leraren, teamvorming en samenwerking etc.
  • Onderwijslogistiek op orde: kwalificatiedossiers, van meerjarenplanning naar periodeplanning naar roostering.
  • ICT 2018 op orde: veranderende wereld, opdrachtgeverschap, leverancierschap en partnership op orde.

Men heeft toen tijdelijk een CIO aangesteld om een masterplan op te zetten en uit te voeren. Hierin ligt de nadruk op sturing (governance), BPM en Projectportfolio-management. Waarbij de volgende beleidskeuzes gemaakt werden:

  • Onderwijs is leidend (opdrachtgeverschap).
  • Techniek moet volgen (BYOD, cloud etc.).
  • Voldoen aan wet- enregelgeving (ISO27001/Wpb/Wdl).

Paul heeft op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau uitgewerkt wie waar wat doet. Als dit allemaal goed geland is geeft Paul het stokje weer terug aan de huidige bestuurder. Zijdelingse tip: gebruik ITIL/BiSL op de ISM/FSM manier.

De effecten van zijn masterplan tot nu toe:

  • Portfoliomanagement werkt.
  • Opdrachtgevers, vooral uit het onderwijs, pakken hun verantwoordelijkheid.
  • Projecten soms stoppen is juist goed.
  • Lange termijn investeringskosten dalen.
  • Samenwerking in de keten verbeterd.
  • IT minder complex.
  • Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Onderschat cultuur niet.
  • Capaciteit en niveau zijn uit balans: van beheer naar regie vergt andere competenties.
  • Winkel open tijdens de verbouwing levert hoge werkdruk.

Het verslag is hier terug te vinden.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s