Category Archives: Cloud

Geleidelijk bemerkten we dat er nogal een gat zit tussen algemene voorlichting over SharePoint en handleidingen hoe iets werkt. De eerste bestaat vaak uit mooie sheets van van vrolijke mensen die gelukkig en productief zijn. Er kan zoveel en het is zo handig, ik krijg er altijd slappe knieën van. Het schept echter hoge verwachtingen. De tweede gebruiken we in workshops en trainingen. Korte wegwijzers die uitleggen waar je moet klikken om iets te doen.

Maar van het een naar het ander is nogal een sprong. Daarom hebben we er een trajectje tussen verzonnen: Collectieontwerp. Het bestaat grofweg uit 2 delen:

• Een dialoog met de eigenaar en beheerder van een sitecollectie, eventueel aangevuld met belanghebbenden uit het team. De vragen die passeren zijn o.a.:
  Welke soorten samenwerking zijn er binnen het team? Welke informatie levert dat op? Welke bestanden zijn voor iedereen te lezen? Welke subgroepen hebben behoefte aan een meer afzonderlijke teamsite binnen de collectie? Welke communicatiebehoeftes zijn er?
• Een grafische weergave van de sitecollectie. Deze tekeningen verhogen de kwaliteit van de dialoog tijdens het ontwerpfase. Daarnaast helpt het de beheerder ook één en ander duidelijk te maken aan zijn team.

Het einddoel is dat de behoeften van een team leidend zijn voor de geboden oplossingen binnen SharePoint.

Grofweg bestaat de grafische weergave uit:

• Blokken in blokken: de bibliotheken binnen de teamsites binnen de collectie binnen het platform.
• Pijlen die toegang symboliseren.
• Groepjes die rechten krijgen.
• Labels die aangeven of rechten overgeërfd worden.

Hieronder een algemeen voorbeeld van zo’n tekening. Ieders voorkeur voor visuele elementen verschilt natuurlijk, maar wilde deze stijl toch delen. 😉

De behoefte aan structuur is vaak generiek en ontstaat vaak aan twee kanten.

• Als je als beheerder iets wilt beheren of controleren dan heb je behoefte aan structuur en ordening. Als deze te star is, dan zit je eindgebruikers in de weg. Het is echter onmogelijk te automatiseren als er geen structuur te ontdekken valt.
• Als je als eindgebruiker de weg makkelijk wilt vinden dan heb je behoefte aan overzicht en dus ook structuur. Je raakt anders de weg kwijt in de ‘brei’ aan informatie.

Nu denkt een beheerder van een systeem vaak aan een standaard structuur voor iedereen en een eindgebruiker aan een structuur voor zichzelf. Aan de eigenaar van Office365 (heb je die al?) de schone taak om hier tussen een evenwichtige balans te organiseren. De structuur die voor iedereen, voor een team en voor een individu als logisch ervaren wordt verschilt namelijk ….

Over het algemeen kent SharePoint de volgende hiërarchie:

• Platform: Microsoft is hier de baas en brengt frequent nieuwe functionaliteiten uit.
• Tenant: de omgeving van je eigen school. Hier zijn enkele organisatie-specifieke instellingen te configureren. Dat wordt meestal door een beheerder uitgevoerd.
• Sitecollecties: een verzameling teamsites.
• Teamsites: een verzameling van functionaliteiten voor samenwerking.
• Apps: dat kunnen bijvoorbeeld bibliotheken, lijsten, aankondigingen zijn.
• Items: de afzonderlijke mappen/bestanden of lijstitems.

Je kunt er voor kiezen om met sitecollecties niet zoveel te doen en iedereen, middels self-service, teamsites te laten aanmaken. Binnen dezelfde collectie. Het andere uiterste is dat je elke teamsite als beheerder aanmaakt en bevolkt met de juiste mensen.

In het eerste geval ligt de verantwoordelijkheid compleet bij de eindgebruikers. Het kan organisch snel groeien, aangezien het als heel laagdrempelig ervaren wordt. De hoeveelheid teamsites zal op zich niet storend zijn aangezien je niet snel tegen het maximum van je tenant oploopt. Als er meerdere teamsites dubbel ontstaan dan moet de organisatie dit zelf oplossen.

In het andere geval heb je veel werk als beheerder. Het aanmaken van sites en toevoegen van groepen is nogal herhalend. Het werpt ook een drempel op. De kans op ‘rommel’ waar niemand de weg in weet is wel veel kleiner.

Je snapt natuurlijk wel dat we als organisatie de middenweg hebben gekozen. Praktisch gezien doordat we sitecollecties ‘weggeven’ aan teams. Daarbij dienen zij zelf aan te geven wie de beheerder wordt van hun collectie. Deze kan voor zijn team binnen de collectie zoveel en zo snel als gewenst teamsites maken. Het aanvragen van nieuwe sitecollecties laten we formeel lopen. Het aanmaken van teamsites kan informeel ontstaan binnen de teams zelf. Wat ons betreft op basis van wandelgang-verzoekjes.

De sitecollecties hebben we aangemaakt voor:

• elke organieke eenheid, voor samenwerking binnen teams van diensten en onderwijs. Hierin zitten geen studenten.
• elke school, voor de communicatie tussen docenten en hun studenten.
• elk groter onderwerp dat dwars door de organisatie loopt, voor samenwerking dat teams overstijgt. Voorbeelden zijn VSV, ARBO, Functioneel Beheer, etc.
• projecten, voor samenwerking binnen projectteams.

Binnen de context van SharePoint leidt dat voor mij tot de volgende stelling:

Leg het beheer op een zo hoog mogelijk niveau, zo laag mogelijk weg.

Daarvoor zijn wel een aantal zaken nodig:

• Hou overzicht over de collecties.
• Bewaak dat informatie binnen de juiste collecties ontstaat. Doe dit op een meer signalerende, voorlichtende toon dan een blokkerende.
• Leidt collectie-beheerders op en blijft ze begeleiden. Bijvoorbeeld door community-vorming. Bij ons zijn dit zo’n 4% van de gebruikers initieel.
• Help ze bij collectie-ontwerp met tekeningen. Een voorbeeld vind je hieronder. Hier kom ik binnenkort op terug.

Tijdens de voorbereidingen voor Office365 en SharePoint Teamsites ontstond het motto “Niet mailen maar delen”. Vanuit de gedachte dat het rondsturen van bestanden een ouderwetse manier van samenwerken is. Handiger is om bestanden te delen met de personen die er bij moeten kunnen. Op zich is dat nog steeds zo, maar er zijn wel een paar zaken om rekening mee te houden. Daarnaast is dit motto geen dogma.

Onderstaande tips gaan er vanuit dat bekend is wie het beheer van een sitecollectie of teamsite doet! Meestal kan deze vrij diep in de organisatie weggelegd worden.

De knop ‘Delen’
De knop ‘Delen’ hoeft niet gebruikt te worden als er al gedeeld is. Dat betekent dat je beheerder al de juiste personen lees of schrijfrechten gegeven heeft. Als je op het moment gekomen bent dat je vroeger een bestand zou mailen, onderdruk dan de neiging om op ‘delen’ te klikken.
Dit zorgt er namelijk voor dat er specifieke rechten worden ingesteld op dat ene bestandje. Als een jaar later een persoon ergens anders gaat werken binnen je organisatie dan moeten al deze rechten per stuk verwijdert worden. Beter is het om van een persoon zijn rechten op een site of bibliotheek te verwijderen. Dat is voldoende als er niet overal rechten op mapjes en bestanden zijn uitgedeeld.

”Gedeeld met mij” in OneDrive
Als mappen en bestanden handmatig gedeeld worden dan komt de verwijzing hiernaar in je OneDrive. Het bestand zelf bevindt zicht op de originele plaats. Alhoewel dit handig lijkt kent dit enkele nadelen:

• Het overzicht stroomt snel over. In de praktijk wordt het na meer dan 100 bestanden onwerkbaar.
• Er kan geen ordening in aangebracht worden om wel overzicht te krijgen.
• Bestanden die niet meer relevant voor zijn kun je niet ‘verwijderen’. De persoon die het met je deelde, moet de rechten verwijderen. Als ontvanger ‘ontdelen’ is niet mogelijk.

In de praktijk is dit overzicht alleen handig voor een tiental actuele bestanden. Zaken die dus recent met je gedeeld zijn, aangezien die bovenaan staan.

Vragen voor als je wilt delen

• Is dit een bestand waar een ‘natuurlijke plaats’ voor bestaat? Dat zou de site, bibliotheek of map zijn waarvan iedereen vindt dat het daar ‘hoort’. Voorbeelden zijn de bestanden voor een vakgroep, opleidingsteam, overleg, project of specifieke dossiers.
• Als er geen bibliotheek voor is, is er dan een sitecollectie waar het hoort? Die van je eigen team, school of dienst? Vraag je beheerder of hij deze bibliotheek aanmaakt en er rechten op uitdeelt.
• Betreft het reguliere samenwerking waarvoor al een site of bibliotheek is gemaakt? Gebruik dan niet de ‘delen’ knop.
• Wil je mensen op de hoogte brengen van een nieuw bestand of nieuwe versie? Stuur ze een mailtje. Niet met het bestand als bijlage, maar slechts met de mededeling dat het geplaatst is. Of nog beter: laat ze een waarschuwing instellen die dat automatisch doet.
• Betreft het samenwerking die ad-hoc is of die zich waarschijnlijk niet herhaald? Dan is eenmalig iets sturen via mail geen probleem.
• Betreft het een regulier overleg waar de vaste leden al standaard toegang hebben, maar er eenmalig op basis van de agenda iemand aanschuift? Dan is het specifieke mapje delen met die persoon geen probleem.

Andries Kuipers van het Nordwin College vertelt op de Kennisdeling Office365 over hun gebruik van Skype voor Bedrijven (voorheen Lync). De onderstaande use-cases kwamen in beeld:

• Training van soft-skills door de training zelf op te nemen.
• Begeleiding of interactie via chat.
• Coaching online van BPV.
• Video-vergaderen met een roundtable. De ‘normale’ manier met webcam en microfoon wordt wel als vermoeiend ervaren. Het goed luisteren en beeld volgen is mentaal redelijk zwaar. Met zogenaamde ’roundtable’ apparatuur voelt het wel natuurlijker. Voorbeeld hier.
• ICT ondersteuning met behulp van schermdeling.

Uit de zaal kwam juist de mogelijkheid om telefonie helemaal te doen met Skype voor Business. Kan positieve business case zijn lijkt me, mits je je eigen telefooncentrale en alle software inruilt voor een Office365 E4 licentie. Deze is niet standaard in onderwijsland. Maar ja, je kunt niet alles gratis krijgen 😉

De afgelopen tijd heb ik redelijk wat geschreven over Office365. Vandaag mocht ik over onze ‘lessons learned’ vertellen bij de “Kennisdeling Office365“. Fijne gelegenheid trouwens om zo voor en door MBO ervaringen uit te wisselen. Microsoft was gastheer.

Hieronder mijn presentatie.

[slideshare id=48750152&doc=20150529hoekomikindecloud-150529115100-lva1-app6891]

Ymke Manders van SLB Diensten tipt ons over de IT Academy. Omdat we onderwijslicenties hebben voor het gebruik van Office365, is het lesmateriaal van de Microsoft IT Academy beschikbaar voor je medewerkers en studenten. Voor examens moet je wel betalen. Wellicht zijn de gevorderde onderdelen handig voor je studenten ICT, maar ook je ‘gewone’ studenten hebben er iets aan.

Jan Wassink van CSG Reggesteyn vertelt vervolgens over hun gebruik van ICT. Dat doen ze aan de hand van 6 I’s van innovatie: Identify, Ignite, Investigate, Invest, Implement en Improve.

Het zette me in ieder geval aan het denken over de zogenaamde ‘digital native’, waarvan we ondertussen weten dat die niet bestaat. Zelf voorzien we onze leerlingen en studenten ‘gewoon’ van enkele handleidingen. Meestal niet groter dan een paar A4tjes. De verwachting is soms dat een jongere zelf zijn weg wel vindt in Office365. Wil je dat echter op een hoger plan tillen dan zou je het materiaal van IT Academy kunnen gebruiken. Jan was overigens best kritisch op Babbage voor dit doel.

Ik ben vandaag samen met veel andere MBO-ers op de kennisdeling Office365, bij Microsoft. De opening wordt verzorgd door Hans van der Meer. Nu ben ik niet zo van reclame-presentaties, maar Microsoft is aan het veranderen.  Dat is op zich vermeldenswaard.

De visie van Microsoft laat zich alsvolgt samenvatten: “Maak het mogelijk dat elke persoon of organisatie meer bereikt.” Daarbij ontwikkelen ze als eerste voor “mobile” en “cloud”. Een voor mij belangrijk aspect hieraan is dat ze dat voor meerdere platformen doen. Ze proberen niet meer krampachtig iedereen Windows (Mobile/Surface) in te trekken.

Enkele uitwerkingen van deze visie, gedeeltelijk in mijn eigen woorden:

• De smartphone wordt steeds meer ook gezien als PC. Op termijn (einde kalenderjaar) moet het mogelijk zijn dat grote schermen aangesloten worden op je telefoon. Zodat je volledige werkplek ‘mobiel’ is, terwijl je niet het gevoel hebt op een ‘mobieltje’ te werken.
• Samenwerken zal steeds informeler en organischer zijn, waarbij de grenzen van je organisatie niet meer zo hard zijn.
• Op langere termijn wil men locatie en tijdstip van invloed laten zijn op welke informatie je krijgt. Dit gaat Delve op een slimme manier doen. Op dit moment roept dat ook privacy vragen op. Het gekke is dat als data die gebruikers zelf open zetten, omgezet wordt in dashboard-informatie het creepy kan aanvoelen.
• En wie doet er niet mee aan wearables?

De nieuwe innovaties zijn ook te volgen op de officiële roadmap site.

Marjolein van Daalen vertelt over hun ervaringen met Office365 op ROC Mondriaan met behulp van tips/tops.

• Werk samen met je eigen IT afdeling. Vooral als je meerdere scholen onder één bestuur hebt.
• Laat leerlingen meedenken, o.a. over de manier waarop je interactie met ze hebt. Geluid, beeld, video, discussieforum etc hebben allerlei voor/nadelen in verschillende contexten lijkt me.
• Hou het overzichtelijk: plaats niet teveel onderdelen op een teamsite-pagina.

Haar collega Karin Holderbusch toont vervolgens hun Office365 omgeving. Er zijn teamsites voor opleidingen en klassen. Hierin worden bestanden gedeeld, aankondigingen gedaan en planning getoond. Opdrachten voor leerlingen zijn ‘gewoon’ Word documenten.

Wat ik spannend vond aan het voorbeeld is dat ze er ‘leren op afstand’ mee vormgeven. Waarbij de leerling zich soms aan/afmeld. Zodat je later deze uren kunt verantwoorden als onderwijstijd. Soort “Docent op Virtuele Afstand” dus. Het spannende lijkt me de verantwoording die je hiermee af mag leggen aan inspectie.

Ze komen een eind met de standaard Office365 als ‘ELO’. Je komt uiteindelijk wel wat te kort (assignments, cijferlijsten, testen etc.) maar daar zouden aanvullingen als Teacher Dashboard handig voor kunnen zijn.