Office365 Lessons Learned: hoe houd je het innovatie-tempo van Microsoft bij?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: De tijden waarin iets 1x per 2 of 3 jaar een nieuwe versie kreeg zijn voorbij. Microsoft pompt met hoge frequentie nieuwe functionaliteit of aanpassingen er door. Kudos voor Satya. De diversiteit aan gereedschappen binnen Office365 is ontzettend hoog, met soms verwante of overlappende functionaliteit. Bijvoorbeeld het bijhouden van taken: gebruik je Outlook taken, taken in OneNote, een SharePoint takenlijst of de nieuwe Planner?
  • Keus:
    Ons beleid: Nieuwe functionaliteit gaat aan, tenzij … en we dwingen niet één manier van gebruik af. Daarvoor is onze organisatie te divers. Zeker op niet-formele processen, zoals voor bekostiging etc.
    Microsofts beleid: Nieuwe functionaliteit kan niet uit, tenzij …
  • Hoe: In de browser wordt de laatste technologie gebruikt, applicaties op beheerde desktops lopen achter, apps op laptops en devices gaan mee in de automatische update/grade.
  • Reactie: “Jullie communiceren niet duidelijk, wanneer wat beschikbaar komt.” of  “Geef eens een duidelijke visie op wat we gaan gebruiken”
  • Gevolg: Tja, das in dit geval een moeilijke. Microsoft vertelt niet tot op de dag precies wanneer iets beschikbaar is voor je eigen tenant. Hoogstens in welk kwartaal. Communicatie-deskundigen hebben liever dat je iets vertelt op het moment dat het nodig is en aan de personen die het treft. Dat is echter nauwelijks in de plannen.
  • Hoe verder: We ondernemen een paar zaken tegelijk:
    • Ongeveer 1x in de 6 weken sturen we een nieuwsbrief naar collega’s die zich abonneren. Hierin worden o.a. aangekondigde functionaliteiten bekend gemaakt.
    • We hebben een zogenaamde “First Release” groep ingericht. Microsoft ondersteunt dit door de leden hiervan de nieuwe functionaliteiten eerder te geven dan aan de collega’s. Hierdoor kun je al kennismaken en vooral de impact van de wijzigingen inschatten. De lengte van deze periode is niet in te stellen of zo en ook voor de first-release groep is niet exact te voorspellen wanneer iets aangaat. Wel handig dat het er is.
    • We volgen de openbare Office Roadmap en het (gesloten) Admin Messagecenter. Hierin komen alle kleine en grote aankondigingen in terecht. Per item schatten we de impact in en definiëren acties. Soms is het iets voor de nieuwsbrief, soms voor het intranet, soms voor een specifieke doelgroep. Het kan leiden tot aangepaste handleidingen of nieuwe inrichtingsvraagstukken.
    • Bewustwording: “verandering is enige constante“. Beetje open deur, maar als mantra herhaal ik het vaak.
    • We hebben een Expertisegroep die bovenstaande organiseert en tweewekelijks bij elkaar komt. Daarin onderzoeken we alles, bekijken mogelijke use-cases en ontwikkelen toepassingen met belanghebbenden. We proberen als het enigszins kan de diversiteit aan gereedschappen te ondersteunen middels best-practices, FAQ, nieuws en handleidingen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s