Office365 Lessons Learned: ook voor vergadertijgers?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: de oude belofte van papierloos vergaderen zou met Anytime/Anywhere/Anydevice informatie realiteit kunnen zijn.
  • Keus: De bijlagen voor een vergadering worden in aparte vergaderbibliotheken verzamelt.
  • Hoe: Per overlegsoort een bibliotheek met een map per overleg waarin alle stukken zich bevinden. Deze bestaan doorgaans uit dag-mappen. Bijvoorbeeld een teamsite met vergaderbibliotheek voor het management-overleg. Daar komen mappen in met datumnamen zoals ‘20160521″, zodat alfabetisch sorteren ook op tijdsvolgorde is.
  • Reactie: “Veel te traag, een agendapunt met 5 stukken in 5 minuten, eer dat je een bijlage open hebt is het agendapunt gepasseerd. En je ziet elkaars aantekeningen.” De titel zei het al: vergadertijgers. Op een tablet of smartphone tijdens je vergadering jongleren tussen +10 bestanden is niet werkbaar.
  • Gevolg: Vergaderbibliotheken leiden tot dubbele bestanden, 1x in de vergadermap en 1x in de map op onderwerp elders. Los daarvan is ons College van Bestuur samen met het management overgestapt op iBabs, de rest van de organisatie gebruikt wel veel OneNote of taken/besluiten-lijsten.
  • Hoe verder: OneNote laten we organisch verder groeien. Met iBabs rollen we beheerst verder uit.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s