Yearly Archives: 2013

MyBellApp – Keynote door Tim van der Werff op #samboict

Tim van der Werff opent met zijn keynote MyBellApp. De aanleiding voor het maken van deze app, was een verhuizing. Waarbij twee scholen in één gebouw kwamen. Toen ontstond het idee om een app te maken, waarin de schoolbel gaat afhankelijk van het lesrooster. Anders hoor je de hele tijd twee normale schoolbellen door elkaar. In eerste instantie kreeg hij niet veel reactie op z’n initiatief. Toen hij eenmaal een prototype had echter wel. Hij begon met iOS SDK en een account bij iTunes als developer. Daarna ging hij door voor Android met Eclipse. Ontwikkelen in Android vindt hij in eerste instantie moeilijker. De goedkeuring voor de appstore is weer makkelijker. Vervolgens heeft hij de app doorontwikkelt voor andere scholen. Voor de toekomst wil hij nog roosterintegratie ontwikkelen.

Al met al klinkt het zo laagdrempelig om functionaliteit te ontwikkelen en is het een voorbeeld van een student die zijn leerervaringen in eigen hand neemt.

De hele presentatie is hier te vinden.

Dit was onderdeel van de 28ste saMBO-ICT conferentie bij het Landstede.

Teamoverleg met mijn devices

Soms moet je met een gadget een functioneringsgesprek of zelfs een exit-gesprek hebben. Ondertussen is mijn team redelijk uitgebreid en bestaat uit een laptop, een tablet met toetsenbord, een smartphone, een mediaserver en een webserver. Ontwikkelingen noopten echter tot een teamgesprek.

Eerst gebruikte ik de laptop het meest en ik sjouw die nog steeds overal mee naar toe. Als het op productiviteit aankomt, overtreft voor mij nog steeds niets anders het ‘gewoon’ werken met Windows en fat client Office, waarin ik meerdere programma’s tegelijk kan openen en met toetsen in plaats van ‘muizen’ kan werken. De komst van tablets echter beloofde iets handzamers, iets toegankelijkers. Mijn eerste initiële reactie was een onverdroten werkplek migratie. Toch kwam ik daar van terug. Of het nu Android of iOS is, binnen 5 minuten loop ik tegen de grenzen op van wat ik wil doen. Of snel wil doen. Als ik dat aan anderen uitleg, krijg ik steevast de reactie: “Ohhhh, maar daar is een tablet niet voor bedoeld….” Terwijl diezelfde personen op andere plekken verkondigen: “Ik kan er alles mee!” Blijkbaar hebben ze in hun werk andere vaardigheden en instrumenten nodig dan ik. Ik heb niet in één keer opgegeven, meerdere keren met frisse moed gepoogd over te stappen op grotendeels tablet gebruik. Helaas. Ik onderken de handzaamheid, maar tegelijkertijd de beperkingen.

Een aspect dat voor mij de complexiteit erg verhoogde was het bestandsdelen en synchroniseren. Ik ben helemaal niet altijd online en als ik dat al ben dan is het vaak te traag. Als je een werkbestand opent dat in de cloud staat, dan betekent dat in de praktijk downloaden. Na bewerken moet ik dan onthouden dat er weer geüpload moet worden. Online varianten van Office (of klonen ervan) werken voor mij te traag als ik onderweg ben of missen functionaliteit. Het handigst zou een Google Drive of SkyDrive client zijn voor Android, net zoals die er is voor Windows. Zodat je de bestanden lokaal kunt bewerken en je geen zorgen hoeft te maken over up/downloaden. Even voor de duidelijkheid: een client dus die zou integreren met het LOKALE bestandsysteem.

Om uit deze impasse te komen heb ik uiteindelijk gekozen voor een radicale verandering in de volgende stappen:

Een Exit-gesprek met Google Drive en SkyDrive. Deïnstalleren en bestanden lokaal neerzetten.
Een nieuwe mappenstructuur op al mijn devices. Deze maakt onderscheid tussen bestanden die overal moeten zijn en die lokaal mogen blijven staan.
Ik ben gaan experimenteren met BitTorrent Sync. De mappen die onder ‘Overal’ vallen worden nu gesynchroniseerd naar al mijn devices. Hierover binnenkort meer…

D.O.E.L. 2013 – 08

Deze is nog een achterblijvertje van mijn augustus activiteiten. Meer voor de volledigheid dus. 😉

Wat deed ik?

Ik heb een analyse gemaakt van de Verbeterplannen van onze scholen om te peilen welke ICT/Informatie behoeftes er leven.
Ik heb waargenomen bij een informatiebijeenkomst voor leveranciers in het kader van een Best-Value Procurement aanbesteding. Voor mij een verfrissende variatie op de procedures die ik normaal gewend ben bij europese aanbestedingen.

Wat onderzocht ik?

De functionaliteit van BitTorrent Sync, om mappen tussen desktops en andere devices te synchroniseren.
Functionaliteit en architectuur van Facet examensoftware.
Het platform Stoic, waarmee functionaliteit gecreëerd kan worden door te configureren in plaats van te programmeren. Blog is hier te volgen. Ik verwacht hier veel vaker van te gaan horen.
De verschillen in annotatie-standaarden bij PDF en ePub.

Waarmee experimenteerde ik?

Met Drop-IT voor het snel en geautomatiseerd aanmaken van dagalbums en sorteren van foto’s.
Met Listary voor het snel navigeren tussen mappen in de Verkenner.
Met gratis software Recuva en Undelete 360 voor het terughalen van gewiste bestanden, bijvoorbeeld op een smartphone.

Wat las ik?

De Zwarte Kant van Social Media, door Sander Duivestein en Jaap Bloem. Uitgegeven door Sogeti.
Uitgave 2 van de serie 4W, door Kennisnet.

Van IT beheer naar regieorganisatie met de business simulatie SpaceLab4

Gisteren was ik bij de netwerkbijeenkomst Informatiemanagers MBO om deel te nemen aan een game of zogenaamde business simulatie. Deze heet SpaceLab4 en komt van GameWorks. De hele game-play verklappen is een beetje flauw, maar ik wil wel delen wat ik er van opstak. Geen spoilers dus, behalve dat het je laat nadenken over de rollen in je eigen organisatie in combinatie met ‘cloud’ ontwikkelingen.

Ik had bijna een volledige ronde nodig om het spel zelf te doorgronden. Net als in het echte werkleven leidde dit tot een reactieve houding in plaats van pro-actief. Daardoor ben je alleen maar brandjes aan het blussen. Aandacht voor een optimaal of soepel proces was er nog niet. Laat staan aandacht voor missie of strategie.
De voorbereiding voor ronde 2 hielp enorm. Het proces verliep een stuk soepeler. Toen moest er echter gelijk doorgepakt worden op de aankomende cloud-ontwikkelingen. Oftwel: basis-op-orde is goed en noodzakelijk, maar daarna moet je strategischer door. Niet blijven hangen in ‘de-dingen-goed-doen’, maar kijken naar ‘de-goede-dingen-doen’. Wij waren echter al blij dat het proces goed verliep …
Het spel laat eigenlijk alleen het hele team winnen of verliezen, mits een individu zich aan nieuwe rollen kan aanpassen. Individuele competitie is niet het doel van deze game. Ik denk dat je in onderwijsinstellingen ook meer hebt aan teamplayers.
Ik zou dit spel echt wel een keer willen spelen met een ICT afdeling. 😉

Ik vond het kortom een zeer geslaagde bijeenkomst en een werkvorm die ik op conferenties meer zou willen tegenkomen.

Ondersteuning examenprocessen

Ik ben vandaag te gast bij MBO Amersfoort om te kijken naar hun oplossingen voor examenprocessen en ondersteunende systemen. Op zich is dit een breed terrein, vandaag zoomen we in op het deel “Van Examenplan naar vastgestelde examens”. Dat is een deel van het rode en het gele perceel van de Procesarchitectuur Examinering.

Hoe ‘eenvoudig’ en overzichtelijk de architectuur ook is, voor een instelling is goed examineren geen sinecure. Het aantal kwalificaties, verschillen in cohorten, het aantal rollen/functionarissen, het scheiden van uitvoerend werk en controle erop etc. maken implementatie wel degelijk complex. Maar hé, je bent van onderwijs of niet, toch?

Praktisch laat de problematiek zich samenvatten:

Niet weten wie wat moet doen en wanneer.
Geen monitoring en waarschuwingssysteem.
Onvoldoende menskracht om regie op kwalititeit te realiseren.

MBO Amersfoort is op zoek gegaan naar een partner die op dit gebied een systeem kan leveren. De uitgangspunten waren:

Afgestemd op bovenstaande architectuur.
Voldoet aan wettelijke eisen.
Monitoring door één persoon mogelijk.
Afgestemd op andere systemen.
Kwalitatieve kenmerken als efficiënt, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en flexibel.

Zij denken deze partner gevonden te hebben in Nubiko. Hun product nu laat zich grofweg onderscheiden in het deel Examenconstructie en Examenlogistiek. Nubiko vervolgt daarom met een overzicht van functionaliteiten/productdemonstratie.

Procesinrichting: het laat voor examinering stappen, statussen en overdracht van verantwoordelijkheden inrichten.
Monitoring: op deadlines, statussen opvragen, verantwoordelijke personen.
Backward planning: deadlines worden teruggerekend vanaf het moment van afname, van het individuele examen. Alle voorliggende stappen van examenplan, constructie, inkoop, review en vaststelling worden dan als deadline ‘ingeboekt’.
Triggers: als iets niet loopt zoals gepland, in de voorbereidingen, dan krijgen betrokkenen signalen.

Vragen uit het publiek gingen onder andere over uitzonderingen, zoals versnellers die je backward planning overhoop halen of EVC-ers die een apart proces doorlopen. Het lijkt me echter niet dat je het goed inregelen van bulkwerk kunt afhouden, omdat je nog niet weet hoe met uitzonderingen om te gaan. Oftwel: regel het voor de grote massa eerst goed, dan hou je daarna toch meer energie over voor de uitzonderingen.

Ik vroeg me af of rollen zijn in te richten, te verzinnen van grond af aan. Tot op zekere hoogte, is het antwoord. Nu zou ik ook het liefst teruggrijpen op rollen uit de referentiearchitectuur, maar in de uitvoering wil nog wel eens detailverschil zijn. Echt nieuwe rollen wordt als maatwerk gezien.

De indruk van het systeem is dat het de bovenstaande examenprocessen handig en overzichtelijk ondersteunt. Het wordt als SAAS aangeboden, is gebouwd in .NET, praat tegen Active Directory en koppelbaar middels XML. MBO Amersfoort gaat ‘live’ in oktober. Zij vragen wie er interesse heeft om mee te ontwikkelen? Op 17 oktober is daarvoor een ontwikkeldag bij Nubiko Amersfoort.

Vragen die het bij mij oproept, zijn deels dezelfde als bij elke applicatie:

Logisch dat we IETS moeten op dit terrein en super initiatief, maar krijgen we weer een systeem erbij dat zelf workflow, zelf monitoring en zelf een portal naar binnen rijdt? Die zou ik eerder generiek willen hebben.
Integraliteit met andere systemen: welke overlap in informatie zou er zijn? Waarbij dit systeem geen ‘dubbele boekhouding’ moet voeren maar gekoppeld moet worden? Te denken valt aan identiteiten van examenfunctionarissen, producten in je onderwijscatalogus en (voor zover het logistiek wordt) onderwijsactiviteiten in het rooster.
De vereiste cultuuromslag, vooral voor backward-planning, lijkt me groot. De tijdgeest is er wel naar. Maar hoe je ga je om met onderwijsteams die het moeilijk vinden twee jaar vooruit te kijken?
Eigenlijk lijkt het me één grote workflow systeem dat specifiek ingericht is voor examenprocessen. Als je al workflow doet of hebt, hoe nuttig is deze oplossing dan?
Wat doe je met archivering? Nubiko belooft archivering te kunnen, inclusief wettelijke bewaartermijnen. Maar hoe verhoudt zich dat tot een reeds aanwezige DMS?

Overigens gastvrij ontvangen door MBO Amersfoort!

Masterclass Strategisch Informatiemanagement

Het was even de vraag of er genoeg aanmeldingen waren, maar het is nu definitief. Ik kan deelnemen aan de Masterclass Strategisch Informatiemanagement. Deze opleiding wordt door de NCOI aangeboden. De docent is Menno Broere.

Tot nu ben ik de afgelopen jaren alles redelijk auto-didactisch doorgekomen. Toch leek het me goed om ook op een wat formelere manier met mijn ontwikkeling om te gaan. Vond mijn werkgever ook. Het geheel aan kennis en vaardigheden op het terrein van Informatiemanagement is bij mij organisch gegroeid in de loop der tijd. Niet verkeerd, maar het werd tijd dit terrein verder te ontdekken volgens een vastgesteld programma. Met leerdoelen enzo. 😉

Ik hoop komende tijd op deze blog te kunnen vertellen wat het me heeft gebracht!

Drop-IT: Snel foto’s verplaatsen naar dagalbums

Schiet je dagelijks met je mobieltje foto’s, sommige op kiekjes-niveau, andere iets meer arty-farty, merk je na 2 maanden dat je 600 foto’s hebt waar je geen wijs meer uit kunt. Wel natuurlijk per stuk, maar om te archiveren is het teveel in één keer.

Mijn foto-archief kent jaarmappen en eronder ‘gebeurtenis-mappen’. Deze beginnen allemaal met de datum, maar dan wel zoals XKCD ze adviseert, gevolgd door een omschrijving. Deze mapnamen zorgen ervoor dat alfabetisch ordenen tegelijk chronologisch ordenen is, vandaar.

Handmatig is mijn foto-archief workflow als volgt:

Sorteer de hele “DCIM” map op je mobiel op datum.
Kopieer de foto’s van dezelfde datum naar een map met die datumcode.

Niet erg als je dit wekelijks bijhoudt, maar na een halfjaar is een ander verhaal. Met DropIt kun je dit automatiseren. Overigens niet alleen voor foto’s, DropIt kan allerlei bestanden ‘processen’. Werkt als volgt:

Kies het bestandstype dat je wilt behandelen. In dit geval “.jpg”.
Kies welke actie moet plaatsvinden. Kopiëren, verplaatsen etc.
Kies doelmap. Bij mij “C:…MediaFoto2013%DateTaken%
Sleep de bestanden op het DropIt icoon. Drop maakt eerst een lijst van alle acties die het gaat uitvoeren. Deze kun je eventueel eerst controleren.
Druk op “Play”.

In de derde stap wordt dus een map gemaakt op basis van de datum waarop de foto genomen is. Alle foto’s worden zo gesorteerd over dagalbums.

Listary – Navigeren als toetsenist

Soms heb ik liever 10 tooltjes die elk 1 ding goed doen dan een suite die 100 dingen half doet. In deze categorie valt ook Listary. Voor de Windows gebruikers weliswaar. Listary integreert met de Verkenner en toont de mappen die de letters bevatten die je typt. Dus in plaats van met de muis aanklikken, map openen, scrollen, klikken etc navigeer je met je keyboard. Voor de toetsenisten onder ons dus.

Eenmaal gewend heeft het de snelheid waarmee ik mappen of bestanden kan vinden en openen enorm verhoogd. Voorbeelden:

Stel, je kijkt tegen een map aan met 80 submappen en degene die je nodig hebt bevat “Onderwijs”. Open de map, type “ond” (eventueel met de pijl naar beneden als er meerdere zijn) en ‘enter’ voor het openen van de map. Zie afbeelding hierboven.
Stel, je wilt iets opslaan in Office of een andere applicatie, met het dialoogvenster “Bestand opslaan” en je moet navigeren naar een map die je in Verkenner al open hebt. Wissel naar de Verkenner (met Alt+Tab) en wissel terug naar je applicatie. Listary past nu de locatie om op te slaan aan, naar de map die je als laatste in Verkenner open had.

De snelheid helpt mij om te blijven filen i.p.v. te pilen.

Demo kan hier bekeken worden:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=dpC7sTOQE3U’]

Filen of pilen?

Original artwork by Shehan Peruma

Ik heb iets met mappen. Die waarin bestandjes staan op je harde schijf. Ze moeten voor mijn gevoel kloppen. Samen moeten ze een boom vormen die elk huidig bestandje precies één logische plek biedt. Tegelijkertijd moet er af en toe een tak bij kunnen komen. Als ik bij anderen hun “Mijn Documenten” zie krijg ik jeuk. Niet zozeer omdat mijn logica niet de hunne is, maar omdat er vaak spraak is van volstrekte willekeur in het opslaan van bestanden. Dat uit zich op 2 manieren: niet snel iets terug kunnen vinden en niet kunnen back-uppen. (Backuppen begint meestal met de vraag WAT je zou willen backuppen. Vervolgens backuppen veel mensen voor de zekerheid dan maar hun hele harde schijf. Inclusief tijdelijke systeembestanden enzo.)

De twee benaderingen kennen hun tegenhanger in de analoge wereld: “filen” of “pilen”. Archiveren of stapelen dus. Met levendige discussies over voors en tegens. Thomas Malone benoemde deze twee manieren al in 1983 in zijn onderzoek “How do people organize their desk?“. Hij zag het verband tussen problemen met classificeren van papieren documenten en het classificeren van informatie in systemen. De wat meer OCD-eske types onder ons kunnen dit wel, terloops en soms niet anders. Overbodig te vermelden tot welke categorie ik behoor. 😉

Dat platforms soms niet eens meer mappen-in-mappen toestaan helpt in mijn ogen ook niet mensen met nadenken over hoe ze hun waardevolle data bewaren. Alles onder het motto: wij helpen je wel met vinden, jij hoeft niet na te denken over zoiets barbaars als bestandslocaties.

Nu is mijn eigen mappenstructuur organisch ontstaan. Achteraf terugkijkend kan ik alleen de volgende tips geven als je wèl wilt opbergen in plaats van stapelen.

Laat je niet dwingen bestanden op te slaan op type, in de map die je operating systeem (OS) kiest. Zoals “Mijn afbeeldingen”, “Mijn Muziek”, “Gedeelde Documenten” of andere profielmappen. Die dan weer veranderen bij een nieuwe versie van je OS. Voor de Windows gebruikers: ik heb de opslag in profielmappen of nog erger, bibliotheken, helemaal uitgebannen.
Laag 1: Kies ergens één hoofdmap voor de opslag van eigen en gedeelde bestanden. Dit is de stam van je boom.
Laag 2: Maak op de laag eronder hoofdmappen op personen, groepen of contexten (Werk, Prive, etc).
Laag 3: Maak een paar hoofdmappen aan op onderwerp. Voor mijn privébestanden zijn dit bijvoorbeeld “Media”, “Administratie” en “Hobby”. Voor mijn werk: “Dossiers”, “Projecten”, “Netwerken”, “Overleg”, etc.
Laag 4: Pas op deze laag maak ik jaarmappen (bijvoorbeeld foto’s van 2012, 2013 etc.) of sub-onderwerpen.
Ga niet te rigide om met bovenstaande lagen. Voor laag 2 tot en met 4 kun je best iets anders kiezen. Belangrijker is dat je bij het opslaan van bestanden je er aan houdt.
Als een bestand eigenlijk 2 logische opslagmappen kent, kies er dan eentje en wees er consequent in.

Zoektocht naar het ideale GTD systeem

Original artwork by Susan Barrett Price

Het is al een jaar of vier geleden dat ik David Allen‘s boek over ‘Getting Things Done‘ las. Ik vond de eenvoud van het proces en de belofte van stressvrije productiviteit aantrekkelijk. Toch is de belofte, een paar jaar verder, niet ingevuld en het ligt compleet aan mezelf. Terugkijkend trap ik in een paar klassieke valkuilen:

Verwachten dat de juiste tooling alles oplost. Nu ben ik de laatste om te zeggen dat goede software niet helpt, maar eigenlijk zijn er ontzettend veel apps en systemen die GTD ondersteunen. Achteraf had ik er eerst meer moeten uittesten, een langere tijd onder verschillende omstandigheden ze moeten proberen om dan pas een keus te maken. Om vervolgens bij mijn keus te blijven. Afgelopen jaren heb ik WordPress, Google Spreadsheets, Excel, Google Tasks, Microsoft OneNote en Evernote gebruikt. Deze kunnen allemaal min of meer GTD, mits juist ingericht. David moedigt aan tot het creëren van een systeem dat je vertrouwt. Dat gaat niet als je zelf de hele tijd wisselt van systeem zelf.
Het skippen van weekly reviews. Er blijkt altijd enige overhead nodig te zijn om je taken en binnengekomen zaken te verwerken. Het meeste doe je gaande weg. Echter in je weekly review loop je alles na en voorkom je losse eindjes. Dus deze skippen, leidt tot losse eindjes, wat weer voorkomt dat je je eigen systeem vertrouwt. Waardoor er weer mentale-onthouden-rommel blijft bestaan. Waardoor stress weer toeneemt. Soms is het overslaan van weekly reviews begrijpelijk vanwege drukte. Maar losse eindjes in je taken kosten later meer tijd om recht te trekken. Je bijt je in de staart dus.
Een worsteling van heel andere aard is het onderscheid maken tussen notitities, taken, lijsten en overzichten. Als een systeem eigenlijk voor notities bedoelt is en meerdere ‘ next actions’ bevat die onder verschillende contexten vallen, dan is hier geen overzicht van te maken. Of je moet handmatig tijdens de verwerken alles verpaatsten van een notitie ‘Inbox’ naar een notitite ‘@overleg’ bijvoorbeeld. Notitiesystemen die items op bulletlijsten plaatsen BINNEN een notitie hebben moeite om overzicht te bieden van die items die horen bij ‘Wachten’, ‘Next Action’ of ‘ Someday’ etc. Je kunt nu eenmaal items op lijsten niet behandelen als data, met bijvoorbeeld Evernote en OneNote.

Ik ga in ieder geval wekelijks meer tijd inruimen voor het beheer van mijn ‘next actions’…