Informatievoorziening

Informatievoorziening in een bewegende onderwijsorganisatie op #owd17

Niels van der Kam (Axians) vertelt over hoe je ‘in control’ kunt blijven als het onderwijs verandert. Hij werkt hiervoor samen met Ronald Wieman (Universiteit Utrecht). De achtergrond zoals hij die schetst:

  • De informatiebehoefte groeit: sentiment-analyse, instroom, rendement, fraude en risico-monitoring.
  • Het aantal instrumenten om dit te ondersteunen neemt toe. Met kans op wildgroei en versnippering van dashboards en rapportagesystemen.

De Universiteit van Utrecht zette daarom 4 proeftuinen op (met opzet geen projecten). Daarin onderzochten ze de mogelijkheden van BI tooling. Tegelijkertijd wilde men met een agile methodiek deze implementeren.

Elke proof-of-concept duurde 40 dagen, korte doorlooptijd dus, met als resultaat:

  • Voor het SSC: de kwartaalrapportage was vroeger een hoop knip/plakwerk van Excel in Word enzo. Nu genereert het systeem het boekje zelf op basis van de laatste data. Commentaar wordt in het systeem er aan toegevoegd.
  • De onderzoeksportefeuille: een financieel overzicht met uitputting van onderzoeksbudgetten. Die inzichtelijk maakt wat je moet werven om op peil te blijven.
  • Strategisch HR: over de uitstroom, geslacht en aanstellingen. Kleine tussentip van Niels: ze hanteren IBCS, een standaard in het communiceren en tonen van rapportages.
  • Onderwijs met cohort-rendementen met een voor mij nieuwe visualisatie.

De lessons-learned:

  • Zoek een partner in plaats van een leverancier.
  • Analyseer lacunes in de informatievoorziening met het onderwijs zelf.
  • Gebruik één informatiekanaal.
  • Creëer ‘kampioenen’.
  • De agile aanpak werkte.
  • Denk groot, start klein. Lijkt me open deur maar daarom niet minder waar.
  • Richt governance in.