Category Archives: BI

saMBO-ICT Qlikvieuw Gebruikersdag

Ik ben vandaag in Woerden bij de saMBO-ICT Qlikview Gebruikersdag. We hebben onze eerste ervaringen met Qlikview achter de rug, maar voor verdere uitbouw ben ik blij dat we kunnen ‘gluren bij de buren’. Hieronder een verslag van het ochtendprogramma.

Resultatenbox versie 2.0

Arjan Brands, van het Graafschap College, vertelt over de volgende versie van de Resultatenbox. (Voor wie inhoudelijk een voorbeeld wil zien hoe je die tot nu toe kunt vormgeven klik hier.) De indicatoren zijn gebaseerd op de informatie-encyclopedie. Hij heeft hier al eerder over gepresenteerd. Technisch is het ontwerp alsvolgt:

Arjan toont hoe je met Qlikview de indicatoren in beeld kunt brengen om informatie door de jaren heen te tonen. Als je ‘ontdekkend’ bezig wil zijn, dan klik je op de grafieken om meer details in beeld te brengen. Zo zijn cijfers per sector, opleiding, schooljaar etc. in beeld te brengen.

Wim Konings vult aan, over wat de inspectie doet met de getallen:

Ze nemen een BRON foto. Ondertussen vertellen ze gelukkig wel welke versie van welke datum.
Ze maken hier een “1-cijfer MBO Plus” bestand van.
De aggregatie en conclusies hieruit worden gebruikt om met scholen de dialoog aan te gaan.
De manier waarop deze cijfers tot stand komen is niet geheel duidelijk, ondanks documentatie.

Hij benadrukt wel, dat als je als instelling kunt aantonen dat je ‘in control’ bent, de gesprekken niet zozeer gaan over de verschillen tussen eigen cijfers en die van inspectie. Dan kan de dialoog juist gaan over de kwaliteit van je onderwijs. Volgens mij heeft dit te maken met wat de inspectie “verdiend vertrouwen” noemt.

In- en doorstroom monitor

André Mensink, van Aventus, presenteert hun ‘Visgraat’. Deze rapportage laat alle in-, door- en uitstroom zien van studenten. Uitgangspunt is de 1 oktobertelling van een jaar. VSV uitstroom sluit aan bij de DUO rapportages. Visueel uit het zich als een aantal vertakkingen, waarbij alle deelnemers op een peildatum worden opgesplitst in:

Blijvers
- Switchers
  - Andere Sector
  - Binnen Sector
- Niet-switchers
  - Geslaagd en doorgestroomd.
  - Administratieve wijziging
  - Overig
Uitstromers
- Potentiële VSV
  - VSV Definitief
  - Herinschrijving DUO
- Niet VSV
  - Uitstroom met diploma
  - Uitstroom zonder diploma

In elke tak wordt een aantal genoemd. Als je iets opvalt, dan kun je er op klikken om meer details te zien, tot op individu. Het ondersteunt dan zowel sturing als analyse.

De koppeltabel en omgevingsinformatie

Wim Konings, van het Graafschap College geeft een korte presentatie van een Qlikview, gebaseerd op de nieuwe koppeltabel en de bekostigingstellingen van alle instellingen in Nederland. Deze koppeltabel is gebaseerd op CREBO lijsten zoals Onderwijsdata van DUO deze toont. Doordat deze tabel alle informatie bevat van alle MBO instellingen van Nederland wordt benchmarking in de toekomst mogelijk. Hij demonstreert hoe je snel van MBO instellingen informatie in beeld brengt. Waar ik dan zelf op hoop is een variant die MBO-HBO Doorstroom toont op basis van de verse data als deze verschijnt en nog eentje die kansopwerk.nl data er bij haalt om je opleidingsassortiment te analyseren.

Op welke wijze QlikView de bedrijfsvoering van het Hoornbeeck College ondersteunt

Evert Floor, van het Hoornbeeck College, geeft een korte presentatie waarin aan de hand van KPI’s gebaseerd op data uit onder andere Eduarte, Raet en AFAS een beeld wordt geschetst van het grip krijgen op de bedrijfsvoering. Zijn motto is overal bruikbaar: “Pak niet teveel op en goed=goed”. Ze hebben in Qlikview rapportages gebouwd:

Voor Finance: die tonen financiële budgetten en de realisatie ervan. Voor managers uit zich dit als meters op instelling- en locatieniveau of als detailrapportages voor verdere analyse.
Voor HR: ook hier de realisatie van de formatieplanning en de verdeling over functieschalen etc.
Voor Deelnemers: o.a. het aantal bekostigde deelnemers, diploma’s, aanmeldingen per week.

Wat mij opviel is dat ze zowel heel veel details in rapportages stoppen voor de analist die dit wil, als wat eenvoudigere overzichten voor managers.

Bellenblazen met de Resultatenbox DUO – De rendement en VSV editie

In mijn vorige post vertelde ik hoe je data van DUO kunt omzetten in een “Bewegingsdiagram” met Google Spreadsheets. Toen plaatste ik financiële indicatoren van MBO’s op de assen. Hieronder een andere variant, maar dan met rendement en VSV.

Opmerkingen:

De tijddimensie is eigenlijk schooljaar, maar ’08-09′ wordt dan geïnterpreteerd als 8 september of zo. Daarom wordt schooljaar 08-09 gezien als rapportagejaar 2009.
Sommige jaren hebben voor sommige instellingen geen data of deze lijkt ‘0’. Omdat de assen zich hierop aanpassen en de schaal te groot wordt voor de rest zijn deze rijen verwijdert.
Een Google Spreadsheet met twee tabbladen met elk 300 rijen en 2 datakolommen èn 2 keer een bewegingsdiagram gaat al erg traag reageren.
Als je op de afbeelding klikt, kom je in de ‘echte’ versie.

Werk als volgt:

Druk op de knop “Play” om de ontwikkeling door de jaren heen te volgen.
Kies rechtsboven bij “Kleur” voor “Unieke kleuren” om de instellingen visueel te onderscheiden.
Vink bij de lijst met instellingen aan welk MBO je wilt volgen. Er wordt dan een ‘pad’ getekend.

Bellenblazen met de Resultatenbox DUO

Als je eenmaal ooit Hans Rosling zijn presentatie op TED over Gapminder hebt gezien dan wacht je gewoon tot je voor het eerst zelf data tegenkomt met 2 of 3 ruimte-dimensies en één tijd-dimensie. Hij visualiseert statistieken als volgt:

Twee dimensies of ratio’s bepalen de plaats van een ‘bel’ op de assen.
Een derde dimensie bepaalt de omvang van de bel.
Door deze plaat te maken voor meerdere jaren kan hij de bellen laten ‘bewegen’.

Onlangs publiceerde DUO de indicatoren MBO. Deze cijfers kunnen door instellingen worden gebruikt om op te nemen in hun jaarverslag of “Geïntegreerd Jaardocument”. Definities zijn ook te vinden in de informatie-encyclopedie. DUO laat het je downloaden in excel. Niet helemaal genormaliseerd maar ja, het moet wel leesbaar blijven. [Wie vindt er trouwens de fout in de kop met jaartallen?]

Als je deze data normaliseert en in Google Spreadsheets laadt krijg je het onderstaande resultaat. Als je op de afbeelding klikt, kom je in de ‘echte’ versie:

Werk als volgt:

Druk op de knop “Play” om de ontwikkeling door de jaren heen te volgen.
Kies rechtsboven bij “Kleur” voor “Unieke kleuren” om de instellingen visueel te onderscheiden.
Vink bij de lijst met instellingen aan welk MBO je wilt volgen. Er wordt dan een ‘pad’ getekend.

Ik ben helemaal geen expert op het gebied van financiële indicatoren, de inspiratie voor deze assen kreeg ik van Onderwijsgrafiek zijn blogpost over de financiele positie MBO. Overigens vindt ik dat een betere plek voor deze cijfers een MBO variant van Vensters voor Verantwoording zou zijn.

De ontwikkeling van CBS tabellen over de arbeidsmarktpositie van mbo-schoolverlaters

Als Statline fan wilde ik graag aansluiten bij de bijeenkomst vandaag bij de MBO Raad over de pilot “Ontwikkeling CBS tabellen arbeidsmarktpositie mbo-schoolverlaters”. Deze ontwikkeling vind ik erg positief omdat we voor het doorlichten van ons opleidingsassortiment onder andere een indicator voor ‘Arbeidsmarktrelevantie‘ gebruiken. De data hiervoor kwam tot nu toe van “Kans op Werk” (waarvoor dank), maar zo’n indicator behoeft wel doorontwikkeling. Overigens is onderwijsaanbod en arbeidsmarkt niet mijn terrein van expertise. Data aan elkaar knopen (of mooier gezegd: integrale informatie creëren op basis van meerdere databronnen) natuurlijk wel.

Even wat achtergrond:

“Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft als pilot, op verzoek van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (wat betreft het groen mbo mede namens het ministerie van Economische Zaken), per onderwijsinstelling in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) tabellen samengesteld over de resultaten van schoolverlaters op de arbeidsmarkt.

Het doel van deze tabellen is om mbo-instellingen te ondersteunen bij het afstemmen van het onderwijsaanbod op de regionale arbeidsmarkt, n.a.v. zorgplicht en het actieplan MBO ‘Focus op vakmanschap 2011-2015.”

Vandaag werden de eerste tabellen getoond. Deze tonen per BRIN en crebo/kwalificatiedossier het aantal schoolverlaters dat (g)een diploma heeft, (g)een baan of uitkering en de bedrijfstak waar de MBO-er in terecht is gekomen. Overigens zal de precieze inhoud moeten blijken uit een specificatie. Samen met definities en berekeningen zou deze documentatie dan als bijsluiter kunnen dienen. Dit kan helpen voorkomen dat conclusies te snel of te krom worden getrokken. Plaats hiervoor zou de informatie-encyclopedie zijn.

De eerste indruk is positief. Eerst waren deze cijfers er niet, nu wel. Toch blijkt het moeilijk te zijn om een integraal beeld van deelnemers, hun opleiding, latere beroep, werkgever en branche te maken. Liefst per regio. Hier spelen een paar zaken een rol:

Het koppelen van data is moeilijk, niet zozeer technisch als wel qua gegevens. De koppelbaarheid van 2 bronnen vereist minstens één gegeven dat zich in beide bronnen bevindt en deze moet dan nog zinvol zijn. Voorbeelden:
- Het CBS heeft de cijfers van de bedrijfstak waar iemand werkt. DUO heeft de gegevens van de opleiding van datzelfde individu. Zo kun je op BRIN en Crebo de uitstroom naar bedrijfstak bepalen. De gebruikte classificatie is het ‘SBI’ oftwel de Standaard Bedrijfsindeling. Das handig, als de opleiding slager leidt tot het beroep slager in een slagersbedrijf. Maar een secretaresse met secretaresse-opleiding die bij een bouwbedrijf werkt, een beveiliger in een ziekenhuis, een student van de opleiding receptionist van een hotelschool die baliemedewerker wordt bij een financiële instelling omdat ze zo klantvriendelijk zijn, tja ….
- Het ROA gebruikt een beroepenclassificatie in plaats van een bedrijfsindeling. Opzich handiger, maar de gegevens per individu worden middels enquete uitgevraagd. De koppelbaarheid met Crebo verdwijnt dan, er is niets meer te rapporteren per school en het leidt tot handmatige analyses, geen geautomatiseerde rapportages.
Belangen van aanspraakmakers, meetbaarheid en privacy: Er moet langs de ‘klippen van de privacy-wet’ gevaren worden. Let wel: om je er aan te houden dus. De enige manier om geautomatiseerd een integraal beeld te krijgen van opleidingen, is door per individu zowel de schoolloopbaan als zijn beroepsloopbaan te registreren. Ten eerste is er geen instituut dat alle benodigde velden registreert, ten tweede is het koppelen daarvan per individu alleen mogelijk als instituten deze gegevens uitwisselen. Bijvoorbeeld, als DUO de schoolloopbaan levert, de Belastingdienst het inkomen en werkgever vertelt, ROA/CBS of iemand anders het beroep geeft en de gemeente de woonplaats levert dan kun je weten welke opleiding:
- voor welke bedrijfstak opleidt.
- voor werkeloosheid opleidt.
- voor welk beroep opleidt.
- voor welke (europese) functie- of inkomens-schalen opleidt.
- een regionaal karakter heeft.

Samengevat: ik ben wel blij met de ontwikkeling van deze tabellen. Het helpt adviseurs binnen MBO’s om een beeld te krijgen van de relevantie van hun opleidingen. Echter: voorlopig blijft het zo dat je handmatig verschillende invalshoeken langs elkaar moet leggen om zelf een beeld te krijgen. Dit is een tijdrovende klus, waarvan de automatisering nog op zich laat wachten lijkt me.

Google Fusion Tables

Deze keer geen uitgebreid vergelijkend functionaliteitsonderzoek, maar korte eerste impressie van deze nieuwe dienst uit de Labs stal. Alpha versie nog. Samengevat: je kunt hele grote platte tabellen inlezen en hierop filteren en aggregeren. De uitkomst hiervan kan vervolgens als tabel of allerlei grafieken getoond worden. Gedeeltelijk lijkt het dan op een draaitabel maken in Excel.

Het openingsscherm heeft wel iets weg van Google Docs en toont direct het voordeel van tabelletjes in de cloud: delen met anderen.

Een ander voordeel toont het import scherm, van bijvoorbeeld een excel-bestand. Het mag tot 100 MB, oftwel groot dus (Je moet flink wat operationele info hebben wil je met platte tabellen zover komen).

De overeenkomst met Google Spreadsheets roept gelijk de vraag op: waarom iets aparts met tabellen? Daarom enkele verschillen:

Het creëren van “Views”: wat er van de tabel getoond wordt kun je instellen door kolommen aan/uit te zetten.
Elke kolom kan gefilterd worden op alle waardes van de kolommen.
Aggregeren: je kunt instellen wat je geaggregeerd wilt hebben en waarmee. Bijvoorbeeld:

Ik heb een spreadsheet gebruikt met prognoses ILT tellingen per school, team, leerweg en niveau. Ook levert dit naar studententarief geplande formatie op. De info zelf laat ik even weg ;), maar hieronder zie je het aggregatie scherm:

De termen die vermeld zijn, zijn de kolomtitels. Van elke kolom kan een aggregatie gemaakt, met de waarde van elke andere kolom. Hierboven is dat: Per entiteit (school) en team de som van het aantal leerlingen van de prognose. Er wordt dus geaggregeerd op alle “onderliggende getallen”. De tabel vermeld namelijk het aantal per leerweg en niveau. Deze worden ‘opgeraapt’ en per team getoond.

Conclusie: voor Alpha versie niet slecht, uiteindelijk zou deze functionaliteit van mij “gewoon” onderdeel mogen zijn van Google Spreadsheets.

Corporate Performance Management

Oftewel, hoe beheers ik de prestaties van de organsiatie. Ik was vorige week bij een Heliview conferentie over CPM (Corporate Performance Management). Ook deze keer weer voor mij onbekend publiek, met deelnemers uit allerlei bedrijfstakken en niet-commerciële sector. Ik blijf een beetje dubbel gevoel houden bij deze conferenties: dik gesponsord door leveranciers en dus ook gekleurd door leveranciers. Aan de andere kant zijn de “Praktijkcase” presentaties wel waardevol.

Continue reading →

Informatiemanagement

Ik las bij Karin een zoektochtje over informatiemanagement. Ik zal, een beetje door elkaar, proberen te schetsen:

wat we op ROC Midden Brabant verstaan onder informatiemanagement (IM).
hoe we het geimplementeerd hebben (of willen hebben).
hoe het raakt aan onderwijs

In de brede betekenis gaat informatiemanagement over alle informatie die nodig is bij het nemen van beslissingen. Als dit op strategisch/tactisch niveau ligt dan noemen we dat sturingsinformatie. Onder het mom van "meten=weten". Informatie die de professional op de werkvloer nodig heeft is de zogenaamde operationele informatie. Dit artikel legt verder het verschil uit tussen gegevens of data, informatie en kennis. Ruwe data ligt meestal in systemen met databases opgesloten, maar het kan ook in papieren dossiers met formulieren zitten.

Van oudsher zijn afdelingen die met een systeem werken nogal ‘bezitterig’ over hun informatie. De informatie blijft dan ‘opgesloten’ zitten en kan niet bijdragen aan beleidskeuzes. Dit effect noemt men het Silo-effect. Soms is dit ontstaan doordat anderen uit cijfers of rapporten onterechte conclusies trekken. De term silo komt van het symbool voor database. Daarom is al vrij snel bij het ontstaan van informatiemanagement op het ROC Midden Brabant een beleidsuitspraak gedaan: "Informatie is van de hele organisatie. De afdeling die zorgt voor de vastlegging van de gegevens heeft wel het eerste-recht, maar niet het alleen-recht op die informatie." Opzich een korte zin, maar is als uitgangspunt toch essentieel om informatiemanagement goed te kunnen doen.

Gegevens die vastgelegd worden in databases zijn "gestructureerd". Ze krijgen metadata mee: eenheden, soorten, categorieën en relaties met andere gegevens. Een voorbeeld is een beoordeling van een werkstuk van een student: het bevat eenheden (cijfers, o/v/g), wegingen, omschrijvingen etc. Informatiemanagement kan zich ook met "ongestructureerde" informatie bezig houden: informatie in memo’s, notulen, notities etc. Tot nu toe heeft het ROC Midden Brabant zich georiënteerd hierop door te kijken naar een Document Management Systeem of Enterprise Content Management.

In sommige organisaties is IM ontstaan vanuit IT. Dus vanuit de "harde" kant. Vanwege de link naar systemen en databases is dit begrijpelijk, maar niet altijd even handig. Voor organisaties waarin IT niet de "core-business" is (onderwijs dus!), kan strategisch omgaan met informatie beter geïniteerd worden vanuit de "business" zelf. Voor sommigen is dit een vies woord, omdat business zo doet denken aan mannen in pakken met teveel aftershave. (OK, ik vind onderwijsconferenties wel gezelliger als "Business Intelligence" conferenties, maar dat terzijde.) Onder "business" wordt verstaan je primaire proces. En voor een ROC is dat onderwijs. Uiteindelijk willen we dan ook dat alle sturingsinformatie ondersteunend zal zijn voor het management, om beleidskeuzes te maken op het gebied van onderwijs.

Dat is een hele uitdaging omdat andere zaken makkelijker te kwantificeren zijn. Ziekteverzuim, benoemingen, inzet, formatie, leeftijdsopbouw van je personeel ondersteunen personeelsbeleid. Exploitatie-overzichten, kwartaalrapportages ondersteunen je financieel beleid. Maar wat kun je meten aan onderwijs? Studentenaantallen, diploma’s, uitval, uitstroom, doorstroom, instroom, voortijdig schoolverlaten, rendement van opleidingen: allemaal zaken die te meten zijn, maar die niet eenduidig door iedereen gehanteerd worden. Mijn werk bestaat daarom voor de helft uit het precies definiëren van allerlei termen en communiceren daarover. Aanknopingspunten hierbij zijn de Benchmark van de MBO raad, convenanten met gemeente en toelichtingen van de Inspectie. Daarnaast zouden we veel meer informatie willen leveren op het gebied van coaching, begeleiding, volgen en de zorg voor studenten. Omdat je dan pas echt informatie levert voor je primaire proces en niet voor de ondersteunende bedrijfsvoering.

Voor de implementatie gebruiken we 2 modellen: BiSl (Business Information Services Library) en het "9-vlaksmodel" Personen die met informatiemanagement te maken hebben smijten meestal graag met modellen, schema’s, diagrammen en tabellen. Ik snap nu ook waarom ik als 11 jarig jochie al gefascineerd kon zijn door workflow symbolen! En graffiti, maar dat is een ander verhaal.

Het boek dat mij zelf erg op weg hielp was "BiSl Framework" dat alle niveau’s, rollen, taken en gebieden omschrijft. Het laat ook het verband zien tussen functioneel beheer en informatiemanagement. Voor een volgende post…

BI Symposium

Ik was vorige week op uitnodiging van EFM te gast op het BI Symposium 2007. BI staat voor Business Intelligence, oftwel “bedrijfswijsheid”. Het thema was “Pervasive BI”, informatie op het moment dat je het nodig hebt, in geschikte vorm en beschikbaar voor iedereen op de werkvloer. Dus niet slechts bedrijfswijsheid die helpt bij sturen, de gewone managementinformatie.

Deze “BI for the masses” wordt daarom gelijk omgedoopt tot BI 2.0, zeker als er nog een vorm van collaboration bij komt kijken. Enige relativering:

Hierna volgen een aantal impressies.

Continue reading →