Tweedehands informatie

Eenmaal aan het denken over risico’s bedacht ik er nog eentje.

In mijn idee is er sprake van tweedehands informatie als de registratie van informatie op een andere plek en tijd plaatsvindt dan het ontstaan ervan. Bijvoorbeeld vanwege onderstaande scenario:

Uit een bepaalde onderwijsactiviteit volgt de noodzaak om informatie vast te leggen. Aangezien de applicatie op die werkplek niet voorhanden is, wordt deze op papier “analoog” vastgelegd. Er wordt nu verwacht dat op een ander moment deze papieren informatie overgebracht wordt in een registratiesysteem. Indien dit door medewerkers uit het primaire proces moet worden gedaan, dan leidt dit tot weerstand vanwege het “administratieve karakter” en de werkdruk van “het erbij doen”, naast de “gewone” werkzaamheden. Liever koopt men dan een ondersteunende dienst in die dit uitvoert (administratieve krachten).

In de praktijk leidt dit tot :

  • Incomplete of foute informatie. O.a. vanwege niet inleveren of kwijtraken van de papieren informatie en fouten bij het overnemen.
  • Een verplaatsing van de administratieve last, niet een vermindering en dus geen efficiency voordelen. Èn papieren èn digitale administratie kost nu eenmaal meer tijd dan alleen een digitale.

Daarnaast vergt het vastleggen van handelingsafspraken, verslagen van coachgesprekken en items voor het begeleidingsdossier een denkproces. Één en ander moet onder woorden worden gebracht. Voor veel collega’s is dit denkproces en tekstschrijven makkelijker uit te voeren met pen en papier, i.p.v. met scherm en toetsenbord.

Mogelijke oplossingen (uit het makkelijker- gezegd- dan- gedaan-rijtje):

  • De applicatie naar de werkplek brengen op een dusdanige manier dat deze “alomtegenwoordig” is. Deze werkplek is, bij toegenomen flexibel onderwijs in het kader van CGO, niet altijd een docentenwerkruimte of werkplek in een klaslokaal.
  • In de keuze van het systeem het bedieningsgemak, voor mensen zonder administratieve achtergrond, zwaar laten wegen.

3 comments

  1. @Willem: dan moet je natuurlijk eerst Magister hebben……… Wij hangen met ons ROC nog steeds aan Noise, een programma dat voor de school waar ik op dit moment werk (het VAVO), helemaal niet geschikt is. Noodgedwongen moet alle informatie in Noise ‘gefrot’ worden. Je zou eens moeten zien hoeveel overuren er deze weken gemaakt worden, vanwege het ontbreken van een goed werkend leerlingvolg- en administratiesysteem voor deze onderwijssoort.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s