Ik ben vandaag bij het Office365 Education event. In het publiek dus niet alleen MBO, maar aanwezigen uit alle geledingen. In de opening wordt terecht gesteld dat technische oplossingen een laatste stap zijn, nà definiëring van het probleem of de behoefte. Het event bestond bijna geheel uit klantcases. Wat ik fijn vind. In plaats van alleen jubeljargon van een leverancier, hoor je dan op een open manier meer de ervaringen van de implementaties.
Maurits Knoppert, IT-coördinator van de O.G. Heldringschool, demonstreert hoe zijn organisatie Sharepoint gebruikt. Zijn aanleiding om zaken ‘buiten de deur’ te zetten was een verhuizing van locatie. Als je daarvoor al overstapt naar Live@Edu, dan blijft tijdens de verhuizing (van gebouw) alles bereikbaar. Omdat ze al live@edu gebruikten moest er wel gemigreerd worden naar Office365.
Hij demonstreert de portal als startpunt voor zijn collega’s, waarin een aantal praktische intranet achtige zaken staan. Het onderdeel ‘Documenten’ vindt hij het belangrijkst. “Eén startpunt waar alle zaken te vinden zijn en alles netjes bij elkaar staat.” Overigens kan dit natuurlijk ook als je je netwerkschijven en afdelingsmappen netjes ordent. Wel handig lijkt me dat alles online staat. Concreet noemt Maurits de deeltijders die ook thuis dingen willen opzoeken.
Vragen uit de zaal:
- Hoe zet je alles over? Maurits heeft voor zijn school (35 medewerkers) in eerste instantie alles zelf overgezet en in mapjes geordend. Het lijkt me dat op grotere schaal dit binnen teams geregeld moet worden. Anders moet één persoon bibliothecaris spelen voor de hele organisatie. Daarnaast slaan leerlingen nog niets op.
- Kun je rechten instellen? Kort antwoord: Ja. Deze zijn uit te delen en te beheren.
- Hoe heb je collega’s gemotiveerd? Ik hoor in zijn antwoord vaak ‘moeten’, daarnaast breid het gebruik langzaam uit omdat mensen het als handig ervaren. Helemaal voorkomen dat mensen zaken lokaal opslaan op USB sticks gaat overigens niet.
- Hoe kwam je tot de beslissing om Sharepoint te gebruiken? Dat deed hij zelf. Maurits ‘kan zich voor stellen’ dat een beslissingstraject voor instellingsbrede zaken anders lopen. 😉
- Wat kost het: in euro’s niet veel, tot 10 GB opslag per instelling en 1 GB per medewerker is gratis. Erna kost elke GB €1,20 per jaar.
- Hoe zit het met Office licenties? Deze blijven bestaan en nodig.
- Kun je met meerdere mensen tegelijk samenwerken aan een document? Ja.
Rob Vos van Deltion College vervolgd met hun Office 365 implementatie:
- Agenda, waarin hun Untis rooster ook geupload wordt.
- Outlook: één communicatiemiddel. Forwarden kan wel.
- Skydrive: om opslag intern te verkleinen.
- Lync: om in contact te blijven. Studenten gebruiken daarvan incidenteel chat.
- Het verzorgt ook de telefonie, waarbij ze Cisco uitfaseren. Elke medewerker heeft een eigen nummer. Wat er mee bereikt wordt is verhoging van de bereikbaarheid en kostenverlaging voor telefonie. Overigens wel nog alleen van pc-naar-pc.
- Sharepoint: het Deltion college heeft het nu nog intern staan en biedt:
- het dashboard voor cijfers, voortgang en andere kerngegevens. De registratie ervan blijft in kernsystemen.
- ondersteuning voor de corporate, sector en team communicatie.
- samenwerking binnen teams.
- webapplicaties via SSO.
Overigens een aardig omschreven missie heeft Rob: “Ik ben Deltion en lever diensten + 1”. Wat betekent dat je bij elke opdracht of vorm van dienst iets extra’s doet. Kan klein of groot zijn, maar het is voor een interne IT dienst anders dan ik gewend ben. 😉
Niko Juist van de hogeschool Leiden presenteert daarna hun DLWO (Digitale Leer en Werkomgeving). Hij praat over Leiden als metafoor. In het midden de burcht. Daar draaien de kernsystemen. Met een slotgracht en muur er om heen. In de stad zelf wordt gewerkt, een meer open omgeving, die ook een muur heeft. Als trend ziet hij consumerization. De eindgebruikers worden dan steeds meer zelf verantwoordelijk voor het gebruik van hun systemen.
Voor mail en agenda voorzagen ze support problemen, die samenhangen met een migratie op grote schaal. Het idee was toen om support door studenten te organiseren. De normale dingen zoals handleidingen, trainingen, FAQ’s en een supportdesk regelden ze ook. Daarnaast echter organiseerden ze:
- Ondersteuning op locatie door zogenaamde ‘runners’.Deze helpen de mensen ter plekke als er zich problemen voordoen.
- Feedback van deze runners naar supportdesk en hun systeem voor call-afhandeling.
Ze hadden ontzettend veel problemen bij het converteren van machtigingen op agenda’s. Mailboxen 1 op 1 ging wel, maar gedeelde mappen en vergaderafspraken leverden veel fouten op. Advies daarom om niet te migreren. Waar heb ik dat eerder gehoord? 😉 Praktisch gezien heb je minder ellende als iedereen weet dat zijn mail/agenda schoon begint en het oude systeem nog een tijdje voor inzage in de lucht blijft.
Rein Kroon van PROO vervolgt met zijn ervaringen met een digitale plusklas voor hoogbegaafden. Niet onbelangrijke bijvangst is dat eenlingen op verschillende locaties met elkaar in contact komen. Rein toont een tabel met werkvormen en activiteiten, waarvan sommigen IRL en andere online plaatsvinden. Een evenwichtige mix dus. Hij gaat eerst vrij uitgebreid in op hun manier van werken met hoogbegaafden. De stap naar Sharepoint/Lync is er wel:
- Studenten stellen elkaar vragen via Lync en werken samen. Ze zien ook wie er online is.
- Overleg tussen locaties voor een kwartier worden steeds meer vervangen door beeld en geluid, online vergaderen.
- Als ze elkaar iets willen uitleggen kan het bureaublad gedeeld worden. Lijkt me overigens handig voor een soort peer-to-peer support.