Ik was bezig om procesrisico’s in kaart te brengen voor een applicatie die zowel functionaliteit kent voor administratieve processen als voor onderwijsprocessen. Één van de risico’s noem ik de “Gebroken-Informatie-Estafette”. Het gaat ongeveer zo:
Een proces staat vrijwel nooit op zichzelf maar dient meestal als input voor het volgende proces. Een aantal operationele processen kent zijn startpunt in het primair proces, vindt zijn weg in ondersteunende diensten en eindigt daar. Of doorkruist meerdere “afdelingen” en komt weer terug in het primaire proces. Bij elke stap in het proces wordt informatie toegevoegd aan de ontvangen informatie. Vervolgens wordt deze weer doorgegeven.
Het lijkt logisch om voor een proces een proces-eigenaar aan te wijzen. Dit i.v.m. verantwoordelijkheid en sturing. Voor deelprocessen werkt dat, maar voor processen die over meerdere entiteiten of afdelingen lopen is dit moeilijker.
Voorbeelden hiervan zijn de aansluiting van de volgende onderwijslogistieke deel-processen:
- “Aanmelding” > “Inschrijving” > “Intake” > “Plaatsing” > “Planning van onderwijsaanbod”
- “Toetsing” > “Examinering” > “Diplomering” > “Uitschrijving” > “Melden”
- “Zorgbegeleiding” > “Trajectbegeleiding” > “Uitschrijving” > “Melden”
Het stokje van informatie, die in deze estafette van deelprocessen doorgegeven moet worden, valt soms aan de kant, wordt terug- of verdergegooid…
Mogelijke tegenmaatregelen:
- Actoren uit de deelprocessen in hetzelfde systeem laten werken. Zodat de doorgave van informatie niet afhankelijk is van flankerende administratie en eigen “lijstjes”.
- In de keuze van het systeem, de mogelijke ondersteuning van “Workflow” zwaar laten wegen. Hiermee wordt het mogelijk op basis van de uitkomst van het ene deelproces acties uit te zetten voor actoren uit een ander deelproces.
Weet iemand nog andere mogelijke tegenmaatregelen?