Tag Archives: rapportage

Spelen met HBO Doorstroom in Fineo

Eenmaal alle data geüpload naar Fineo (zie ook mijn vorige posts) kun je er super mee spelen. Bijvoorbeeld door bovenin steeds een ander paar velden te kiezen. Hieronder volgt een overzicht van voorbeelden: respectievelijk van MBO naar HBO domein, opleiding en instelling.

Bij voorbaat excuus voor de infoporn, excusez-le-mot, maar ja, omdat het kan is het leuk. Overigens pakt Fineo van elk veld de 10 meest voorkomende. De percentages worden berekent over die 10. Als een opleiding buiten die top 10 valt en onzichtbaar is dan telt deze hier niet mee. Pak je de oorspronkelijke data en draaitabellen erbij met alle data dan krijg je iets afwijkende cijfers. Meestal wijkt het geen hele procent af. Je komt immers al snel in de long-tail van data terecht.

Van MBO en naar HBO op domein:

   

   

Van MBO en naar HBO op opleiding:

  

  

  

  

Van MBO en naar HBO op instelling:

  

  

  

  

Zelf spelen? Kan hier!

Vond trouwens tussendoor een handige tool voor screenshots in serie te maken. Voor de Chrome gebruikers onder ons.

Van MBO naar HBO

Al een aantal jaar probeerde ik meer inzicht te krijgen in de doorstroom van onze studenten naar het HBO. Dat had 2 redenen:

  • Punt 2 van onze bestuurlijke agenda vermeldt: “Er is sprake van een systematisch doorstroming vmbo > mbo  en mbo > hbo”. Als  er “sprake van is” dan zou het ook meetbaar moeten zijn. Eenmaal meetbaar/rapporteerbaar zou informatie hierover dus helpen besturen.
  • Één van de vier perspectieven om naar ons assortiment opleidingen te kijken is “Arbeidsmarktrelevantie”. Er zijn echter enkele opleidingen met een lage kans op werk (na MBO) maar die vooral bedoelt zijn als springplank naar HBO. Als je dus naar ‘kans op werk‘ alleen kijkt dan zou je deze onterecht kritisch bekijken. Mits er wel sprake is van doorstroom natuurlijk.

Dat het jaren duurde eer het lukte had te maken met beschikbaarheid van data:

  • Eigen uitstroomdata: een student gaat lang niet altijd naar de HBO opleiding die hij ons vertelt. Daarnaast zouden we onze administratie van de ‘uittake’  moeten aanscherpen.
  • HBO instroomdata: eenmaal goed afgestemd zijn HBO’s meestal wel bereid data van hun instroom aan te leveren. Zonder ‘man-in-the-middle’ is het erg arbeidsintensief om gegevens te leveren. Alle mogelijke HBO’s zouden dan zelf naar al hun toeleverende MBO’s dit moeten aanleveren. Elk MBO zou op zijn eigen manier deze informatie gestructureerd willen hebben en elk HBO zou deze weer op zijn eigen manier aanleveren. Zolang er geen standaard zou zijn.

Toch is er al een tijd een ‘man-in-the-middle’: DUO. Deze verzamelt over de instellingen heen natuurlijk al alles. Ik was daarom blij dat de HBO Raad deze data kan leveren.

Praktisch en kort:

  • Downloaden op bovenstaande link.
  • De draaitabel gebruiken om eigen ROC/AOC te kiezen en te kijken waar iedereen naar uitstroomde. Of je kiest je concurrent, kan ook.
  • De draaitabel is lekker te tweaken, zodat je data kan presenteren op MBO kwalificatie, crebo, domein, sector, leerweg of HBO instelling.
  • De ruwere data is niet op een apart tabblad terug te vinden. Deze kan je ‘reverse engineeren’ door op één van de totalen dubbel te klikken. Excel hoest dan alle mogelijke velden voor alle mogelijke rijen op.
  • Ik heb deze gefilterd op de eigen instelling.
  • Om intern te kunnen rapporteren naar onze organieke eenheden (teams) heb ik een koppeltabel gemaakt. Deze vertelt van elke crebo door welk team deze aangeboden wordt.
  • Vervolgens kun je bijvoorbeeld draaitabellen maken per team, per kwalificatie, per jaar en het percentage HBO doorstroom.

Voor mij erg handig deze transparantie. Dus DUO: laat maar komen die data!

Rapportages gedocumenteerd

Klinkt saai, hé? Rapportages zijn saai, tabellen met cijfers enzo, laat staan documentatie erover. Weet je wat pas spannend is? Het gedrag dat er ontstaat na het bekijken en interpreteren van cijfers. Ontwijkend, ontkennend, verklarend, reflecterend of kritisch en hopelijk sturend. Toch voelt iedereen aan dat meer informatie over ‘de wereld achter de cijfers’ van belang is. En zoals zo vaak is documentatie een ondergeschoven kindje. Onze instelling was toch al toe aan een revisie erop en uniformiteit bij meerdere afdelingen. Dus eerst maar eens een format verzonnen. Hieronder volgt een opsomming van de elementen van ons format. Wellicht alleen 😉 interessant voor mensen die zich met rapportages bezighouden.

Welke elementen willen we als ‘metadata’ bij een rapport: we hebben het uit elkaar getrokken in grofweg drie delen:

  • Algemeen: uitleg wat een rapport is, berekeningen, definities etc.
  • Omschrijving van de vraagkant: wie heeft er behoefte aan deze informatie en in het kader waarvan.
  • Beschrijving voor de leverende kant: wie de informatie levert en hoe.

Algemeen

  • Titel: hoe het rapport in de wandelgangen heet. Of zoals cfi het noemt: “citeertitel”.
  • Rapportversie: Versie van het product. Rapportages evolueren in de loop van de tijd, afhankelijk van de informatiebehoefte.
  • Code: Unieke code per rapport.
  • Documentversie: Versie van deze documentatie.
  • Formatversie: Versie van dit format zelf. Alles blijft in ontwikkeling!
  • Doel: Korte omschrijving van het doel van de rapportage.
  • Definities: Betekenis van termen en afkortingen. Eventueel aangevuld met rekenformules.
  • Opmerkingen: Toelichtende tekst die niet in één van de andere velden een plaats heeft.
  • Layout vormen: Rapportages de op dezelfde brondata gebaseerd zijn bevatten soms verschillende dwarsdoorsneden. Daardoor ontstaan tabellen met verschillende kolom- of rijvelden. Gezamenlijk vormen deze één rapportage.

Informatiebehoefte

  • Eigenaar: De eigenaar van een rapport is de lijnmanager van de aanvrager. Als het rapport breder gebruikt wordt, is dit CVB of concernstaf.
  • Aanvrager: De contactpersoon waarmee de vraag gearticuleerd wordt. Soms dezelfde als eigenaar.
  • Doelgroep: De organieke eenheden waarvoor het rapport bedoelt is.
  • Publicatiewijze: Intranet, dashboard of anders.
  • Frequentie: De frequentie waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks.
  • Periode: De periode waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld Jan – Aug.
  • Strategische Agenda: Maakt verbinding met één van de punten uit de bestuurlijke agenda.
  • Programma Begroting:  Toont in welk programmakader de informatiebehoefte leeft.
  • Externe verantwoording: Opgesplitst in “Aan” (De naam van de instelling waar verantwoording aan afgelegd wordt.) en “In het kader van” (Het terrein of onderwerp waarover verantwoording afgelegd wordt.)
  • Succesfactor: De succesfactor zoals genoemd in de programmabegroting.
  • Norm: Nodig om het resultaat te beoordelen.
  • FAQ: Voorbeelden van vragen die gesteld worden, als men de rapportage bekijkt. Dit onderdeel kan steeds aangevuld worden.

Informatievoorziening

  • Verantwoordelijke: De lijnmanager die verantwoordelijk is voor het leveren van de informatie.
  • Opsteller: De medewerker (functie) die de rapportage maakt.
  • Analysedimensie: Dit zijn meestal de kolomvelden van een rapport. Informatie wordt meestal “opgehakt” in categorieën en soorten.
  • Drilldown: De mate waarin het rapport ‘afdaalt’ in de organisatie. Bijvoorbeeld: tot op entiteit, tot op team, tot op medewerker/student. Hoe verder het afdaalt, hoe operationeler het rapport.
  • Bron: Systeem waarin de basisregistratie plaatsvindt
  • Rapportsysteem: Applicatie die het rapport genereert. Bijvoorbeeld: impromptu, Excel, access etc.
  • Opstelspecificatie: De, technische, handleiding die voor de opsteller de werkinstructie bevat om het rapport te maken. Deze borgt de continuïteit van de levering indien een andere collega het overneemt.