Onze instelling kenmerkt zich, net als zoveel andere organisaties, door schaalvergroting, SSC vorming en centralisatie. Veel critici hebben opmerkingen over de cultuur van grote instellingen en verlies van de menselijke maat, maar dat is even niet waar ik hier op in wil gaan. Er is namelijk ook informatorisch veel over te zeggen. Vandaar even een klein aanloopje naar de titel.
Met SSC’s worden gemeenschappelijke diensten niet meer diffuus verspreid door de organisatie uitgevoerd, maar centraal. Terwijl ze echter wel overal tot in de haarvaten van de organisatie moeten worden aangeboden. Hoe kun je als dienst nu “op afstand dichtbij” zijn? Alleen door een naadloze uitwisseling van informatie.
Voorbeeld: een medewerker personeelsbeheer zat vroeger fysiek op locatie, dichtbij een team, in een kamer op dezelfde gang als andere administratieve medewerkers. Plaatselijke lijnmanager en de docenten vlakbij om de hoek. De grootste hoeveelheid informatie werd informeel uitgewisseld: hoofd om de hoek, even roepen of yellow-note op bureau. Desnoods een formuliertje. De administratieve medewerker kende de plaatselijke situatie zo goed, dat bij onduidelijk ingevulde formulieren eigen interpretatie voldoende was om te snappen wat nodig is. En anders vroeg je even verder “om de hoek”.
Nu plaats je deze medewerker, samen met zijn gelijken die werkten voor andere teams, op een centrale plaats, fysiek ver van de teams. Ineens is de informatie-keten gebroken! Veranderingen op de werkvloer bereiken de administratie niet meer. Veranderingen die vaak een formele weerslag dienen te hebben. Generieke oplossing: we maken formulieren!
Wat zijn nu een paar nadelen van informatiestromen laten verlopen via formulieren? Het leidt tot bureaucratische rompslomp en daarnaast is het gebruik van formulieren als een pleister: het is hoogstens een lapmiddel om informatie niet op dezelfde plek te hoeven registreren als waar die ontstaat. Tweedehands-informatie. Dit heeft in gedrag allerlei consequenties:
- Medewerkers voelen zich na invullen niet meer eigenaar van de informatie. Omdat het systeem waarin het wordt vastgelegd van een “andere” afdeling is. Foute informatie wordt minder snel gecorrigeerd. De datakwaliteit vermindert. Rapportages die aansturing ondersteunen zeggen dan weinig.
- Om zelf over de actuele informatie te kunnen beschikken, gaan medewerkers zelf lijstjes aanleggen. Vaak oprecht gemotiveerd om hun werk goed te kunnen doen. En wat is de ideale lijstjesproduceerder? Enter Excel-hell.
Verder heeft centralisatie geen efficiency voordelen, als de tijd die nodig is voor het invullen van een formulier (door de medewerker uit het primaire proces) groter is dan de tijd die nodig is om het zelf te registreren in de juiste applicatie. Je kunt echter niet verwachten dat elke medewerker op de juiste manier een backoffice registratie pakket kan gebruiken. Onderwijsprofessionals roepen dan terecht “ik ben toch geen administratief medewerker?” (Overigens blijft er voor het volgen, begeleiden en coachen van studenten nog genoeg administratie over voor onderwijsprofessionals, maar dat is een ander verhaal.)
Dus: we willen af van die papieren rompslomp èn tegelijkertijd moet de registratie van bedrijfskritische gegevens bij een administratief medewerker blijven. Zoals altijd is hiervoor allang een term verzonnen, met 2 smaken: Self-Service
-
ESS: Employee Self Service. Oftwel zelfbediening door de medewerker.
- CSS: Customer Self Service. Oftwel zelfbediening door de student.
Met Self-Service beheert iemand een deel van zijn eigen gegevens. Hierdoor blijft hij/zij zich eigenaar voelen van de data. Technisch wordt dit meestal ondersteunt door òf alle formulieren te digitaliseren òf door self-service modules aan te bieden die van administratieve systemen een inkijk bieden in de eigen informatie. Waarbij met juiste autorisatie sommige velden zelf gewijzigd kunnen worden.
Komende tijd wil ik me hier meer op oriënteren. Er zijn vast allerlei valkuilen en kansen enzo….