Teken OOK en POK voortaan Digitaal! Ervaringen op #samboict

Ik ben vandaag op de 36ste saMBO-ICT Conferentie te gast bij RijnIJssel, waarvoor dank.

In de eerste parallelsessie nemen Eustaach van Lent (ROC De Leijgraaf), Johan Oudejans (ROC Horizon College) en Henk-Jan van Ginkel (saMBO-ICT) ons mee in de pilots digitaal ondertekenen. Aangezien wij zelf een implementatie-project gaan starten was ik nieuwsgierig.

De scope van de pilots beperkte zich tot onderwijsovereenkomst en praktijkovereenkomst. Op hoofdlijnen:

  • Wellant College: richtte zich vooral op POK en documenten van personeelszaken.
  • ROC Horizon College: richtte op integratie met EduArte.
  • ROC de Leijgraaf: werkte met integratie in Trajectplanner.

Het systeem dat de ondertekening zelf ondersteunt is Signhost van Evidos.

De ervaringen van de Leijgraaf:

  • Sinds mei 2016 ondertekenen meerderjarige studenten hun OOK met DigiD. In eerste instantie vanuit de portal van Signhost.
  • Sinds september 2017 worden vanuit Trajectplanner de OOK’s verstuurd.
  • Zorg was: opent een student zijn mail wel en heeft hij dan al DigiD?
  • Het ondertekenpercentage is 68% binnen een week en 87% binnen 2 weken. De meesten tekenen binnen een dag. Een deel komt na 5 dagen als de DigiD aanvraag verwerkt is.
  • De bewaking van ondertekeningen kan uitgevoerd worden met allerlei overzichten zodat de resterende 13% nog dichtgelopen kan worden.
  • Het niveau maakte niet uit in de respons. Alle studenten hebben ongeveer gelijke respons.
  • De integratie zorgt ervoor dat Signhost het (ondertekende) document krijgt en teruggeeft aan Trajectplanner.
  • Ze laten de directeur niet zelf ondertekenen, handmatig of digitaal.
  • Ze starten met een pilot met één bedrijf voor het ondertekenen van POK.

De ervaringen van het Horizon College:

  • De pilot startte pas nadat Signhost integreerde met EduArte. Reden hiervoor was de schaalgrootte en administratieve last.
  • De Business Case was veelbelovend: schatting 10 minuten winst per document en portkosten etc. De licentiekosten staan hier natuurlijk tegenover.
  • Verder doet Logius jaarlijks een ICT beveiligingsassessment of je nog met DigiD mag werken. De eerste keer kent dat een doorlooptijd van minstens 2 maanden. Hierbij wordt breed gekeken naar bewijslast: kun je aantonen dat je doet wat je zegt dat je doet en doe je dat veilig?
  • Een groot deel van het proces kan met EduArte worden uitgevoerd, vanwege de integratie met Evidos.
  • Er blijven studenten over die echt niet tekenen, dat was met natte handtekeningen natuurlijk ook al. Hier moet je zoals gewoonlijk achteraan gaan.
  • Ook hier: 2/3 van de studenten tekent binnen een week!

Hier is er meer over het onderwerp te vinden bij saMBO-ICT. Mijn eigen blogs over dit onderwerp zijn hier te vinden.

One comment

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s