Yearly Archives: 2015

Met onze school naar de Cloud (IV): Kies consultancy kritisch

Tijdens onze migratie naar de cloud hadden we veel advies en projectmanagement nodig. Overigens daarnaast ook ‘extra handjes’ om lopend werk over te nemen zodat onze eigen mensen nieuwe zaken konden leren kennen. Wellicht een aantal open deuren, maar ik wilde ze toch delen:

  • Vertrouw bij je keus niet op de presentatie alleen. Vraag referenties op, bij voorkeur bij andere onderwijsorganisaties met minimaal gelijke omvang.
  • Vraag welke activiteiten ze ondernemen om de organisatie, de cultuur en diversiteit in je school te leren kennen.
  • Controleer op welk ‘niveau’ gesprekken plaatsvinden. Wordt er door een ‘tooling’-expert een specifieke oplossing geboden voordat het probleem goed helder is? Worden er keuzes voorgelegd waar je nog niet aan toe bent? Zijn ze in staat beeldvorming en besluitvorming uit elkaar te houden?
  • Wees duidelijk over de omvang van de opdracht. Soms zijn consultants geïnteresseerd in heel andere problemen dan waar hij/zij voor is. Is dit omdat deze persoon een integrale en holistische blik heeft? Of is hij/zij op zoek naar volgende klussen? Want wat is er handiger dan acquisitie bij huidige klanten? Spreek regels hierover af. Verwachtingenbeheer dus!
  • Wees duidelijk over de regels van inkoop en aanbesteding. Je kunt niet een consultancy-partner ongebreideld klussen geven in serie. Als je tegen aanbestedingsgrenzen oploopt maar niet hebt aanbesteed, moet je afscheid nemen. Dat seintje zal een consultant niet zelf geven. 😉
  • Heb je meerdere partijen nodig? Vraag of ze gewend zijn om op het grensvlak van elkaars projecten samen te werken. Hoe gaan ze om met gaten wanneer ze beiden graag iets buiten de scope van hun project zetten? Hoe gaan ze om met overlap wanneer ze beiden graag iets binnen de scope van hun project zetten? Kunnen ze dan wel de besluitvorming ondersteunen die je zelf als opdrachtgever moet uitvoeren?

Overigens ben je hier als organisatie zelf bij. Dit is dus niet alleen een wijzend vingertje naar consultancybureaus. 😉

Hier zijn mijn vorige berichten hierover.

Met onze school naar de Cloud (III): Dan heb je toch geen IT-afdeling meer nodig?

In de aanloop naar onze verhuizing naar de ‘cloud’ leefde bij sommigen het idee dat je dan geen eigen IT-afdeling meer nodig hebt. Want de cloud ontzorgt je toch? En het technisch beheer ligt dan toch bij de cloud-provider?

Nu zijn de fijnere nuances van Technisch Beheer, Applicatiebeheer en Functioneel Beheer etc. uiteindelijk wel uit te leggen, maar het is een apart spel om samen met beheerders de verschillen helder te krijgen en het belang van sommige keuzes voor het management te duiden. Enfin, dat hoort nu eenmaal bij Informatiemanagement. Je raakt ook de dagelijkse werkzaamheden van personen. Individuen met een baan waar ze waarde aan hechten. Het helpt dan niet om systeemanalisten, systeembeheerders, servicedeskmedewerkers, netwerkspecialisten en andere probleemoplossers over één kam te scheren.

Maar om terug te komen op bovenstaande vraag:

JA, je hebt als school een IT-afdeling nodig voor alles dat niet naar de cloud kan.

Het beheer van desktops, het netwerk en traditionele applicaties blijft voorlopig nog even bestaan. Alhoewel die laatste aan het afnemen is zolang niet elke medewerker een device in eigen beheer heeft (CYOD/BYOD) en niet elke medewerker 4G in het kwadraat heeft. Dat zou wat zijn, dat KPN/Vodafone/T-Mobile/Ziggo/UPC overal zoveel Wifi of 4G heeft dat je als school geen eigen netwerk meer nodig hebt. 😉

JA, je hebt als school een IT-afdeling nodig om naar de cloud te verhuizen 

Het is voor (public) cloudleveranciers het makkelijkst om te laten zien hoe je met hun diensten start, alsof je met een schone lei begint. Niemand heeft echter een digitale schone lei, eerder een erfenis van bestanden en systemen sinds 1995. Nu hoeft niet alles mee de cloud in, maar je zult het grootste deel toch echt moeten verhuizen. Er is daarom een heel leger van ‘partners’ die je kan helpen hierin. De tooling of ‘verhuiswagen’ die deze partners bieden is alleen te doorgronden door mensen met een IT-achtergrond.

Ja, je hebt als school een IT-afdeling nodig om de cloud in de gaten te houden

Cloudleveranciers vermelden echt heel veel niet in hun promotiefolders. Als het goed is wel in de kleine letters van hun SLA. Wil je je als school opstellen als volwassen klant dan zul je toch regie en controle moeten uitoefenen. Dat vergt andere rollen dan die van een traditionele IT-afdeling. Deze kanteling van ‘beheer naar regie’ neemt ook tijd in beslag. Het biedt voor individuen binnen de IT-afdeling ook kansen voor persoonlijke ontwikkeling.

Samenvatting: een IT-afdeling krijgt het eerst een paar jaar drukker, het technisch beheer neemt af, monitoring op geleverde diensten neemt toe. Of er per saldo krimp zal zijn? Vraag het me over een paar jaar maar…

Lijkt deze blogpost veel op de vorige? Klopt! 😉

De vorige berichten in deze serie zijn hier en hier te vinden.

Met onze school naar de Cloud (II): Dan heb je toch geen datacenter nodig?

In de aanloop naar onze verhuizing naar de ‘cloud’ leefde bij sommigen het idee dat je dan geen eigen datacenter meer nodig hebt. Want de cloud ontzorgt je toch? En ‘alles’ draait dan toch in de cloud?

Nu zijn de fijnere nuances van IAAS, PAAS, SAAS, Cloud-computing en virtualisatie etc. uiteindelijk wel uit te leggen, maar het is een apart spel om samen met IT de verschillen helder te krijgen, het belang van sommige keuzes voor het management te duiden en zelf de toegevoegde waarde voor het onderwijs te communiceren. Enfin, dat hoort nu eenmaal bij Informatiemanagement. Achteraf is het makkelijk praten. Dat het vooraf moeilijk was duidde wel op de noodzaak van goede consultancy, maar daar kan ik een aparte blogpost aan wijden ;).

Maar om terug te komen op bovenstaande vraag:

JA, je hebt als school een datacenter nodig voor alles dat niet naar de cloud kan.

En dat is meer dan je denkt o.a. door de (>100) applicaties of zwaardere pakketten die nog ouderwetse installatie en distributie vereisen. Niet alle uitgeverijen hebben hun methodes en oefeningen web-enabled gemaakt. Wellicht een tijdelijke situatie, maar ook zij hebben meerdere jaren nodig voor hun eigen transitie. We hebben een cloud-first strategie, maar dat wil niet zeggen dat je alle traditionele software ineens uit kunt zetten. Daarnaast zijn er ontzettend veel koppelingen die een cloudleverancier niet zomaar overneemt. Deze zijn vaak van vitaal belang voor allerlei processen die met andere kernsystemen werken.

NEE, je hebt geen EIGEN datacenter nodig

Als je daar tenminste een gebouw mee bedoelt met eigen klimaatbeheersing, een gracht er omheen, toegang met identiteitscontrole, dubbele energievoorziening en inbraakbeveiliging. Dat kun je beter overlaten aan een specialist. Dit in eigen beheer doen lijkt me alleen interessant bij organisaties die op veel grotere schaal werken dan ‘een’ MBO.

NEE, je hebt geen EIGEN datacenter met EIGEN computers nodig

Met computers bedoelen we natuurlijk servers. Het is niet meer van deze tijd dat je bij de aanschaf van een nieuwe applicatie ook een server gaat inkopen en die in je rek schuift en zelf afschrijft. Zoek een datacenter die virtuele servers voor je ‘host’, zodat je deze servers zelf er bij kunt ‘klikken’ of juist kunt verwijderen. Het onderliggende ijzerwerk is niet interessant meer. Maak wel goede afspraken over bandbreedte, capaciteit en de geleverde prestaties.

Het vorige bericht is hier te vinden.

Met onze school naar de Cloud (I)

Afgelopen twee jaar hebben we onze transitie naar de cloud voorbereid. Dat is best een lange tijd, zelfs voor een proces waarin je oriëntatie, aanbesteding, inkoop en inrichting doet. Om te voorkomen dat we vanuit het ‘gereedschap’ (software) dachten, stonden we vrij lang stil bij wat ons doel nu eigenlijk was, wat we als organisatie nu precies wilden met moderne ICT.

Halverwege werd duidelijk dat die cloud eigenlijk uit twee delen zou bestaan:

  • Private Cloud: een ‘eigen’ deel waar we nog het technisch beheer van doen. Deze is wel compleet gevirtualiseerd, zodat we niet eigenaar hoeven te zijn van de rekken met servers zelf.
  • Public Cloud: die door Microsoft geleverd zou worden.

In komende blogposts wil ik verslag doen van onze reis en vertellen over de keuzes die we maakten.

Disclaimer:

Mijn ervaringen zijn opgedaan binnen de context van een middelgroot MBO. Dus wat voor ons werkt hoeft ergens anders niet handig te zijn. Een andere cultuur, een andere schaal of een andere onderwijssector dwingen zelf na te denken. Best-Practices kunnen daarom niet zomaar gekopieerd worden. Het leek me alleen goed om onze afwegingen en keuzes te delen, ook al kunnen die voor een andere organisatie anders uitpakken.

Even bijpraten met Joël

Ik loop al een tijdje na te denken over mijn blog. De behoefte om te schrijven blijft, alhoewel ik altijd een drempel heb om er aan te beginnen. Vermoedelijk werkt live-bloggen op conferenties daarom zo goed voor me. Aangezien ik tijdens een workshop of keynote maar voor één ding aandacht heb: de inhoud, de spreker en zijn bronnenmateriaal.

Keerzijde is dat mijn blog buiten conferenties om stil blijft, terwijl ik zoveel in mijn hoofd heb dat er uit wil. Het doet me ook goed, het van me afschrijven. Het helpt reflecteren op zaken. Ik vermoed omdat schrijven toch een wat tragere activiteit is dan de hectiek van alle dag.

Even over hectiek, afgelopen 2 jaar heeft onze organisatie de transitie naar de cloud voorbereid, o.a. middels Office 365 en SharePoint. Nu we eenmaal ‘live’ zijn gaat mijn aandacht weer terug naar het architectuurwerk en er komt ook een nieuw Informatieplan aan, dat ik samen met mijn collega informatiemanager aan het schrijven ben. Ik wil in ieder geval de ervaringen van afgelopen twee jaar op het gebied van SharePoint delen. Daarnaast lijkt me ons praktisch gebruik van het negenvlaksmodel interessant voor anderen.

Wordt vervolgd dus!

Blogs op het CvI Weblog

Ik bezoek ook vandaag de CvI Managementconferentie en ik mag er conferentiebloggen, gelukkig samen met een groep edubloggers. Alle blogs zijn hier te vinden. Mijn blogs van vandaag op een rij:

Blogs op het CvI Weblog

Ik bezoek vandaag de CvI Managementconferentie en ik mag er conferentiebloggen, gelukkig samen met een groep edubloggers. Alle blogs zijn hier te vinden. Mijn blogs van vandaag op een rij:

Morgen dag 2!

HORA en ROSA: Samenwerken in de keten mbv architectuur #samboict

HORA

Joyce Nijkamp van de UvA presenteert over de “Hoger Onderwijs Referentie Architectuur” HORA. Ik ging hier naar toe vooral vanwege mijn interesse in architectuur in het algemeen. In het hoger onderwijs wordt deze gebruikt als referentie. Zodat instellingen zelf hun eigen versie kunnen maken. Zoals het hoort bij architectuur hebben ze een hele reeks modellen. Twee voorbeelden:

  • Wat me opviel is dat ze bij het onderdeel ‘businessmodel’ het zogenaamde canvas gebruiken van Alex Osterwalder. Voor het eerst dat ik deze ook echt concreet ingevuld zie bij een onderwijsinstelling. Het interessantst is niet zozeer wat er uiteindelijk opgeschreven wordt in het canvas, maar de dialoog er omheen.
  • Voor de bedrijfsfuncties gebruiken ze een model met bouwblokken. Joyce laat concreet zien hoe zo’n model helpt bij het onderzoeken van blinde vlekken en het analyseren van behoeftes of volwassenheid van onderdelen.

Voor samenwerking in de keten is er de zogenaamde “Referentie Onderwijs Sector Architectuur” (ROSA). Daarvoor hebben ze een ketenfunctiemodel.

Hoe helpt dit mij?

  • Door bij tekenen en modelleren niet het wiel uit te vinden en te controleren of ik compleet ben.
  • Complexiteit te verminderen. Natuurlijk een algemeen doel van architectuur.

Schonen van systemen; is dat nodig en kan het eigenlijk wel? #samboict

Bas Kruiswijk praat ons bij over het bewaren van gegevens en de problematiek er omheen. In een eerder stadium is er een Hoe?Zo! boekje geschreven over Documentmanagement. Als je het simpel maakt (of de vraag stelt “Wat moet ik?”) dan heb je de volgende aanknopingspunten:

  • De archiefwet.
  • Het Basis Selectie Document.
  • De wet op de bescherming persoonsgegevens. Dit betreft alle gegevens die zijn te herleiden tot een persoon. Deze moet je vernietigen als ze niet meer nodig zijn. Langer bewaren moet dus gebonden zijn aan een specifiek doel. Een ongeschreven regel is dat het studentdossier 2 jaar bewaard kan worden, nadat de student is uitgeschreven.

Overigens ben en blijf je als school zelf verantwoordelijk, ook als je systeem bij een leverancier staat. Deze is in dit kader slechts ‘bewerker’.

Bas onderscheidt wel twee terreinen waarop dit alles speelt: documenten (papier, pdf, doc etc) en gegevens zoals deze in databases zit van systemen. Ook voor die laatste gelden dezelfde regels. Terwijl er technisch nog geen systeem is dat het verwijderen van records echt goed ondersteunt. Normaliter groeien je databases van kernsystemen alleen maar. En plompverloren verwijderen breekt dan van alles. In de werkgroep zoekt men naar oplossingsrichtingen hiervoor.

Ik vroeg me zelf zo ineens af:

  • Als je leven-lang-leren wilt ondersteunen, mag je dan langer bewaren? In principe niet dus. Het enige is een minimale set gegevens voor alumni doeleinden.
  • Als je in de keten dossiers overdraagt, met toestemming van ouder/student, wat doe je dan met gegevens die niet relevant zijn voor je eigen doelen? Moet je die selectief verwijderen?
  • Als je foto’s hebt die tot een individu te herleiden zijn, moet je die dan weggooien na 2 jaar? Wat doe je met je foto-archief? Dat weet nog niemand. 😉

Heeft de informatiemanager nog toekomst? Keynote op #samboict

Rob Poels verzorgt een keynote op de 31ste saMBO-ICT conferentie. Hij neemt ons mee in een verkenning voor deze prikkelende vraag. Hij vraagt of IM klaar is want: de infrastructuur is modern, BYO is mogelijk, de bedrijfsvoering is op orde etc. Maar hoe zit het dan met de innovatie in het primaire proces? Hoe verleid je docenten om mee te denken over de mogelijkheden? Hoe krijg je iets voor elkaar? Vaak hebben informatiemanagers geen macht, mensen of middelen. Althans niet rechtstreeks lijkt me.

Hij haalt ook even de bekende veranderkleuren aan. Verander je door te:

  • Plannen? (Blauw)
  • Leren? (Groen)
  • Beïnvloeden? (Groen)
  • Motiveren? (Rood)
  • Inspireren? (Wit)

Van oudsher zijn informatiemanagers geneigd de blauwe manier te kiezen, met een vleugje groen. Er zijn ook interventies die er NIET toe doen. Althans die je invloed niet echt beïnvloeden:

  • IT Awareness bijeenkomsten organiseren.
  • Interne SLA’s afsluiten.
  • Verbeteren communicatie rond IT projecten. Communicatie is wel de sleutel, maar laat niet een externe dat als project doen.
  • De positie van IM.

Interventies die er WEL toe doen:

  • Ontwikkel een visie.
  • Vergroot het vertrouwen. Hoe? Door de continuïteit te borgen. Mensen vertrouwen innovatie niet als de basis al niet eens stabiel is. En lever projecten op tijd op en binnen budget. Zorg daarnaast voor transparantie.
  • Verbeter de performance van ICT discipline. Als 70% van het IT budget op gaat aan onderhoud in plaats van vernieuwing dan heb je geen capaciteit voor verandering.
  • Investeer in mensen en sociale processen. De bestuurder denkt eerst “Vertrouw ik het?” en “Begrijp ik het?”. Terwijl de IT manager denkt “Kan ik het leveren?” en ”Is het goed voor de business’?

Samenvattend naar de nieuwe rol van informatiemanager: diagnosticeer, kies een veranderstrategie in een andere kleur dan je gewend bent, maak een interventieplan en voer deze uit. Begin daarna overnieuw.