Ik las bij Karin een zoektochtje over informatiemanagement. Ik zal, een beetje door elkaar, proberen te schetsen:
- wat we op ROC Midden Brabant verstaan onder informatiemanagement (IM).
- hoe we het geimplementeerd hebben (of willen hebben).
- hoe het raakt aan onderwijs
In de brede betekenis gaat informatiemanagement over alle informatie die nodig is bij het nemen van beslissingen. Als dit op strategisch/tactisch niveau ligt dan noemen we dat sturingsinformatie. Onder het mom van "meten=weten". Informatie die de professional op de werkvloer nodig heeft is de zogenaamde operationele informatie. Dit artikel legt verder het verschil uit tussen gegevens of data, informatie en kennis. Ruwe data ligt meestal in systemen met databases opgesloten, maar het kan ook in papieren dossiers met formulieren zitten.
Van oudsher zijn afdelingen die met een systeem werken nogal ‘bezitterig’ over hun informatie. De informatie blijft dan ‘opgesloten’ zitten en kan niet bijdragen aan beleidskeuzes. Dit effect noemt men het Silo-effect. Soms is dit ontstaan doordat anderen uit cijfers of rapporten onterechte conclusies trekken. De term silo komt van het symbool voor database. Daarom is al vrij snel bij het ontstaan van informatiemanagement op het ROC Midden Brabant een beleidsuitspraak gedaan: "Informatie is van de hele organisatie. De afdeling die zorgt voor de vastlegging van de gegevens heeft wel het eerste-recht, maar niet het alleen-recht op die informatie." Opzich een korte zin, maar is als uitgangspunt toch essentieel om informatiemanagement goed te kunnen doen.
Gegevens die vastgelegd worden in databases zijn "gestructureerd". Ze krijgen metadata mee: eenheden, soorten, categorieën en relaties met andere gegevens. Een voorbeeld is een beoordeling van een werkstuk van een student: het bevat eenheden (cijfers, o/v/g), wegingen, omschrijvingen etc. Informatiemanagement kan zich ook met "ongestructureerde" informatie bezig houden: informatie in memo’s, notulen, notities etc. Tot nu toe heeft het ROC Midden Brabant zich georiënteerd hierop door te kijken naar een Document Management Systeem of Enterprise Content Management.
In sommige organisaties is IM ontstaan vanuit IT. Dus vanuit de "harde" kant. Vanwege de link naar systemen en databases is dit begrijpelijk, maar niet altijd even handig. Voor organisaties waarin IT niet de "core-business" is (onderwijs dus!), kan strategisch omgaan met informatie beter geïniteerd worden vanuit de "business" zelf. Voor sommigen is dit een vies woord, omdat business zo doet denken aan mannen in pakken met teveel aftershave. (OK, ik vind onderwijsconferenties wel gezelliger als "Business Intelligence" conferenties, maar dat terzijde.) Onder "business" wordt verstaan je primaire proces. En voor een ROC is dat onderwijs. Uiteindelijk willen we dan ook dat alle sturingsinformatie ondersteunend zal zijn voor het management, om beleidskeuzes te maken op het gebied van onderwijs.
Dat is een hele uitdaging omdat andere zaken makkelijker te kwantificeren zijn. Ziekteverzuim, benoemingen, inzet, formatie, leeftijdsopbouw van je personeel ondersteunen personeelsbeleid. Exploitatie-overzichten, kwartaalrapportages ondersteunen je financieel beleid. Maar wat kun je meten aan onderwijs? Studentenaantallen, diploma’s, uitval, uitstroom, doorstroom, instroom, voortijdig schoolverlaten, rendement van opleidingen: allemaal zaken die te meten zijn, maar die niet eenduidig door iedereen gehanteerd worden. Mijn werk bestaat daarom voor de helft uit het precies definiëren van allerlei termen en communiceren daarover. Aanknopingspunten hierbij zijn de Benchmark van de MBO raad, convenanten met gemeente en toelichtingen van de Inspectie. Daarnaast zouden we veel meer informatie willen leveren op het gebied van coaching, begeleiding, volgen en de zorg voor studenten. Omdat je dan pas echt informatie levert voor je primaire proces en niet voor de ondersteunende bedrijfsvoering.
Voor de implementatie gebruiken we 2 modellen: BiSl (Business Information Services Library) en het "9-vlaksmodel" Personen die met informatiemanagement te maken hebben smijten meestal graag met modellen, schema’s, diagrammen en tabellen. Ik snap nu ook waarom ik als 11 jarig jochie al gefascineerd kon zijn door workflow symbolen! En graffiti, maar dat is een ander verhaal.
Het boek dat mij zelf erg op weg hielp was "BiSl Framework" dat alle niveau’s, rollen, taken en gebieden omschrijft. Het laat ook het verband zien tussen functioneel beheer en informatiemanagement. Voor een volgende post…