Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.
-
Toelichting: Deze vergt wat toelichting. Je organisatie krijgt in de Office365 cloud een eigen plek, de zogenaamde ‘tenant’. Je pacht als het ware je eigen stukje land. Binnen een tenant zijn er sitecollecties. Op het hoogste niveau is een sitecollectie ook een teamsite, maar er onder kunnen weer subsites hangen. Dan krijg je de ‘apps’ (bibliotheken of lijsten) en ‘items’ (bestanden of lijst-items). Zie tekening hieronder met de school voor VAVO als voorbeeld.
Er is ook één start-collectie, de ‘root’. Eigen sitecollecties staan hier naast. -
Keus:
Wij: Elke school, dienst, entiteit of samenwerking krijgt een eigen collectie met daarbinnen alle vrijheid. De rootcollectie is voor portal/intranet use-cases.
Microsoft: De Office apps, zowel voor desktop als voor Android/iOS browsen standaard naar de tenant-root. - Hoe: Ons Functioneel Beheer maakte +100 sitecollecties. We hadden voor de migratie een was-word lijst van deze 100 collecties met in totaal 700 bibliotheken. +1.000.000 bestanden moeten tenslotte ergens blijven.
- Reactie: “Ik kan in Word met ‘Bestand Openen’ niet bij mijn bestanden.”
- Gevolg: In elke dialoogvenster (Bestand Openen, Opslaan, Opslaan Als) is er frustratie en gaat men onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. Dit speelt niet als je in SharePoint start en daarna opent in Word. Start je echter in Word/Excel/Powerpoint en je wilt na een tijd opslaan, dan ‘zie’ je niet je teamsites. Althans niet standaard.
- Hoe verder: Op de smartphone wordt je geacht het URL pad te copy/pasten en op de desktop wordt veel de knop “Openen in Explorer” gebruikt. Sinds Office2013 kan je veelgebruikte mappen ‘pinnen’, dus na eenmalig starten vanuit de browser, kun je vanaf dan starten in de desktop-applicaties van Word/Excel etc. Althans voor die gepinde map. Ik werk zelf echter regelmatig in + 30 mappen …
