Original artwork by Shehan Peruma
Ik heb iets met mappen. Die waarin bestandjes staan op je harde schijf. Ze moeten voor mijn gevoel kloppen. Samen moeten ze een boom vormen die elk huidig bestandje precies één logische plek biedt. Tegelijkertijd moet er af en toe een tak bij kunnen komen. Als ik bij anderen hun “Mijn Documenten” zie krijg ik jeuk. Niet zozeer omdat mijn logica niet de hunne is, maar omdat er vaak spraak is van volstrekte willekeur in het opslaan van bestanden. Dat uit zich op 2 manieren: niet snel iets terug kunnen vinden en niet kunnen back-uppen. (Backuppen begint meestal met de vraag WAT je zou willen backuppen. Vervolgens backuppen veel mensen voor de zekerheid dan maar hun hele harde schijf. Inclusief tijdelijke systeembestanden enzo.)
De twee benaderingen kennen hun tegenhanger in de analoge wereld: “filen” of “pilen”. Archiveren of stapelen dus. Met levendige discussies over voors en tegens. Thomas Malone benoemde deze twee manieren al in 1983 in zijn onderzoek “How do people organize their desk?“. Hij zag het verband tussen problemen met classificeren van papieren documenten en het classificeren van informatie in systemen. De wat meer OCD-eske types onder ons kunnen dit wel, terloops en soms niet anders. Overbodig te vermelden tot welke categorie ik behoor. 😉
Dat platforms soms niet eens meer mappen-in-mappen toestaan helpt in mijn ogen ook niet mensen met nadenken over hoe ze hun waardevolle data bewaren. Alles onder het motto: wij helpen je wel met vinden, jij hoeft niet na te denken over zoiets barbaars als bestandslocaties.
Nu is mijn eigen mappenstructuur organisch ontstaan. Achteraf terugkijkend kan ik alleen de volgende tips geven als je wèl wilt opbergen in plaats van stapelen.
- Laat je niet dwingen bestanden op te slaan op type, in de map die je operating systeem (OS) kiest. Zoals “Mijn afbeeldingen”, “Mijn Muziek”, “Gedeelde Documenten” of andere profielmappen. Die dan weer veranderen bij een nieuwe versie van je OS. Voor de Windows gebruikers: ik heb de opslag in profielmappen of nog erger, bibliotheken, helemaal uitgebannen.
- Laag 1: Kies ergens één hoofdmap voor de opslag van eigen en gedeelde bestanden. Dit is de stam van je boom.
- Laag 2: Maak op de laag eronder hoofdmappen op personen, groepen of contexten (Werk, Prive, etc).
- Laag 3: Maak een paar hoofdmappen aan op onderwerp. Voor mijn privébestanden zijn dit bijvoorbeeld “Media”, “Administratie” en “Hobby”. Voor mijn werk: “Dossiers”, “Projecten”, “Netwerken”, “Overleg”, etc.
- Laag 4: Pas op deze laag maak ik jaarmappen (bijvoorbeeld foto’s van 2012, 2013 etc.) of sub-onderwerpen.
- Ga niet te rigide om met bovenstaande lagen. Voor laag 2 tot en met 4 kun je best iets anders kiezen. Belangrijker is dat je bij het opslaan van bestanden je er aan houdt.
- Als een bestand eigenlijk 2 logische opslagmappen kent, kies er dan eentje en wees er consequent in.