Ik ben vandaag met mijn collega, Marion Coenraad, in Nijmegen bij de Radboud Universiteit, voor een bijeenkomst van de Blackboard Usergroup. Ook te vinden op ning. Het netwerk bestaat uit een mengeling van functioneel en applicatiebeheerders uit MBO, HBO en universiteiten. Voor ons de eerste, en prettige, kennismaking met dit netwerk. De gebruikersgroep is laagdrempelig, toegankelijk en iedereen wisselt openlijk allerlei ervaringen uit op het gebied van beheer van Blackboard.
Algemene conclusie: de manier waarop het beheer van Blackboard is ingericht kan erg verschillen. Van centraal naar decentraal en gedelegeerd, van formeel tot informeel, van pragmatisch tot principieel, van model-volgend tot ad-hoc. Toch blijkt dit niet tot grote verschillen in tevredenheid van eindgebruikers te leiden. Wat blackboard zelf betreft en de overstap naar versie 8.x, 9.x of ‘Next Generation‘: wij gebruiken niet het content-management-systeem en zitten op versie 7.3. De beperkte nieuwe functionaliteit en de problemen die upgrade op dit moment oplevert geven mij geen haastige overstap neiging. Ik verwacht voorlopig nog wel even toe te kunnen met 7.3.
Voor een verslag van de onderdelen, klik ‘Continue Reading’.
Aandachtspunten applicatiebeheer door Ilse Depré van Uniuversiteit Leuven
De KUL beheert Blackboard en Questionmark omgevingen (“Toledo” voor hogere scholen en universiteiten en “EloV” voor secundair onderwijs) voor meerdere scholen en instellingen verspreid over België. Toledo is er voor 90.000 eindgebruikers. Beheer is gedeeltelijk gedelegeerd naar lokale admins. Erboven staan werkgroepen die applicatie beheer en ondersteuning bieden. Hieronder valt ook het functioneel beheer.
Men heeft er bewust voor gekozen om een aantal tools uit te zetten (Digital Dropbox, Messages) omdat deze tot performance problemen leiden. Én heel apart: studenten gaven aan dat vanwege privacy statistics uit moest. Studenten willen niet dat een docent ziet dat en wanneer hij inlogt etc. De juridische afdeling ondersteunde dat en dus worden statistieken binnen omgevingen niet bijgehouden.
Het gedelegeerd beheer wordt ondersteund middels building blocks. Verder is de primaire rol gelijk aan de instelling en de secundaire rol vertegenwoordigt de rol in de school. Het beheer van je rollen neemt wel erg toe. Men heeft dit daarom geautomatiserd (elk schooltje 2 rollen leidt tot bijna 700 rollen…).
Hetzelfde geldt ook voor de tabbladen. Er zijn 4 vaste tabbladen en enkele instellingspecifieke tabs. Vanwege het grote aantal instellingen is het aantal tabbladen zeer groot. Onderhoud kost ongeveer 2 uur per dag. Veel building blocks zijn aangepast aan de eigen situatie, door eigen ontwikkelaars. Bijvoorbeeld modules die meertaligheid ondersteunen, automatisch archieveren van gewijzigde omgevingen voor backups etc.
Upgrade ervaringen: neem een half jaar voorbereiding, de migratie mag een week duren, test uitgebreid (eerste kale nieuwe versie en dan kopie van productieomgeving upgraden en testen).
Conclusie: Hoe fijnmaziger de ondersteuning naar losse entiteiten of instellingen binnen je hele blackboard omgeving, hoe meer beheer er nodig is voor tabbladen, rollen, modules etc. Dit wordt enigszins gecompenseerd door ongebruikte functionaliteit gewoon uit te zetten. Ook eigen gemaakte scripts en tweaks moeten bij elke upgrade apart getest worden.
Presentatie:
Aandachtspunten functioneel beheer door Ineke Janssen van Universiteit Nijmegen
Ineke noemt Bisl als methodiek voor functioneel beheer èn vermeld snel dat ze die niet(!) gebruiken.
Ze onderscheid 3 fases in implementatie, waarvan hieronder mijn eigen invulling:
- logistieke fase: aanbieden van mogelijkheden en uitproberen.
- professionalisering: gebruik wordt onderdeel van het dagelijkse werkproces.
- specialistische fase: gebruik wordt aangepast aan de eigen situatie.
Ineke geeft aan nog lang niet in fase 3 te zijn. Hun aanpak is erg decentraal: zoveel mogelijk beheerders kunnen en weten zoveel mogelijk. “Ik moet morgen onder de trein kunnen komen!” 😉 Ze ontwikkelen zelf niet, gebruiken zo weinig mogelijk building blocks, besluiten worden niet formeel genomen, alleen als iedereen het eens is. Daarnaast moedigt men gebruik van web2.0 tools aan die elders op internet te vinden zijn. Testen worden niet echt systematisch uitgevoerd. Eindgebruikerondersteuning is decentraal geregeld via facultaire contactpersonen. Centraal is er een zogenaamde 2de lijns ondersteuning. 
Handig: De helpdesk gebruikt een blog voor eindgebruikers om elk antwoord of oplossing te publiceren èn een blog voor beheerders.
Omdat een blog nu eenmaal conceptueel anders is dan een FAQ, heeft men systematisch van categorieën van postings gebruik gemaakt om te ordenen. Dus je kunt èn alle tips laten binnenkomen in je feed-reader èn later terugzoeken. Men gebruikt als hoofdcategorieën de letters van het alfabet, en als subcategorie het onderwerp van de vraag.
Conclusie: Ineke was heel bescheiden en toont een pragmatische manier van beheren die dicht bij de werkvloer ligt en gelijk oploopt met het gebruik in de organisatie.
Functioneel Beheer Blackboard door Patrick Klaassen van Universiteit Leiden
Patrick vertelde welk traject men bewandelt heeft en hoe men het beheer is gaan out-sourcen. De oude situatie:
Ook hier was er per faculteit een coördinator, die beheer doet en support biedt. Op centraal niveau zat de formele systeemeigenaar en de functioneel beheerder. Ook het technisch-, applicatiebeheer en de 2de lijns helpdesk was centraal geregeld.
Vooral het technische en applicatiebeheer werd steeds intensiever en zou moeten groeien naar een orgaan dat 24/7 alles in de gaten houdt. Daarnaast wilde men de servers ‘buiten de deur’ en géén 2 leveranciers voor support. Conclusie voor hen: beheer èn 2de lijns helpdesk outsourcen naar Blackboard Nederland. Het aantal omgevingen is 4: test, acceptatie, productie, en archiefomgeving. Vooral de laatste zie je niet veel. Op alle omgevingen worden gebruikers automatisch aangemaakt en kunnen eindgebruikers inloggen. Een nieuwe versie moet na testen ook nog geaccepteerd worden, alvorens in productie te gaan.
Een groot gedeelte van het onderhoudswerkzaamheden worden nu ‘s nachts gedaan! Support wordt gegeven door Blackboard zelf, soms vanuit Washington. De faculteiten vonden het geen probleem om alles in het engels te communiceren.
Openhartig vertelt Patrick over hun ‘7 year itch’: Veel is routine, formele procedures lopen goed. Informele kennisuitwisseling is er echter te weinig. Bb is vooral een digitale boekenkast, met eenrichtingsverkeer van docent naar student. Onderwijsvernieuwing met ICT vindt buiten Blackboard plaats. Zijn conclusie: er is meer dan blackboard, verwacht niet een oplossing voor alles, focus op toepassingen waarbij de student ‘in control’ is en kennisuitwisseling op alle niveua’s als motor voor vernieuwing.
Mijn conclusie: het zelf opbouwen van specialitische expertise op het gebied van beheer is tijdrovend en kostbaar, vandaar dat outsourcing een optie is. Mits je tijd neemt om het goed op te zetten.
Presentatie Bb 9.0 door Emmanuel Clemot Blackboard Amsterdam
Emmanuel toont de plannen voor NG (Next Generation, versie 9.x). Die versie komt meer tegemoet aan moderne toepassingen. De betrokkenheid of ‘engagement’ van de student hoopt men te verhogen. Daarnaast wordt het systeem opener: door services en API’s.
Nieuwe features: web2.0 interface, customizing themes. modulaire course homepages, social learning spaces, wikis, blogs, journals, facebook integration. Openheid: men wil kunnen integreren met andere elo-systemen (Sakai, Moodle)
Vanuit de zaal kwam wel de vraag in hoeverre Blackboard gaat integreren met andere bestaande applicaties (blog, wiki systemen) of gaat Blackboard ook deze functionaliteiten zelf aanbieden? Daarnaast ontstond er een discussie over de vorm van portfolio’s en het ‘voorstructureren’ ervan.
Daarna volgde een demonstratie van een prototype. De startpagina, ziet er dan meer iGoogle-achtig uit. Alles is door een individu aan te passen. Het aanpassen van lesmateriaal is directer toegankelijker. Slepen van content wordt mogelijk en allerlei snelmenu’s tonen opties bij dat specifieke content-item. Al met al werd getoond dat content samenstellen en aanpassen veel minder bewerkelijk is. Èn een lang gewenste optie: binnen een course kan van grade center geswitcht worden. Als een student lid is van een groep (klas of coachgroep bijvoorbeeld) dan kan deze groep een eigen grade center krijgen. Nu hebben we omgevingen met 600 studenten en dan wordt de cijferlijst onhandig. Blijkbaar is deze nu op te delen, naar lidmaatschap van een groep.
Al met al maakt het nieuwsgierig, maar het blijft afwachten hoe snel en in welke vorm de nieuwe versies komen.
Nieuwe building blocks door Lisette Bakalis van Universiteit Groningen
Lisette toonde de nieuwe versie van de Advanced Group Tool. Hiermee is het mogelijk om in 1 keer een groot aantal groepen aan te maken, personen er aan toe te voegen, te verwijderen of te switchen van groep etc. Ook zelf-inschrijving door een student is mogelijk, cijfers geven aan een groep in één keer, importeren uit excel etc. Deze building block kost €1.500 per jaar, inclusief support en upgrades, en werkt van Bb6.3 t/m 8.2.
De volgende bijeenkomst van Bb Usergroup is eind september in ‘s Hertogenbosch.