Voor “onderwijslogistiek” loopt er al een tijd een traject voor aan/afwezigheidsregistratie van studenten. Vandaag organiseerde het “BVE-Platform Informatievoorziening” de Dag van de Aanwezigheid in Ede. Verschillende ROC’s lieten zien hoe ze er over denken en hoe hun systemen zijn ingericht. Aan het einde van de dag vond er nog een produktpresentatie plaats: EduArte, alternatief voor nOISe en PeopleSoft.
Conclusies aan het einde van de hele dag:
– Er is op dit moment geen enkel systeem waarvan iedereen overtuigd is, dat het voldoet aan de eisen die alle externe partijen stellen (inspectie, accountant, gemeente, IB-Groep etc.). Voor begeleiding en coaching zijn wel systemen te bedenken die in de lijn liggen van de eigen onderwijsvisie.
– Het is riskant om op basis van een eigen literatuuronderzoek (naar eisen van inspectie, accountant etc), te kiezen voor een systeem.
– Als er naar alternatieven voor nOISe gezocht gaat worden, dan zou het goed zijn het systeem van Topicus (EduArte) in dat traject mee te nemen.
De onderdelen van de dag:
Onderdeel: Inleiding Conferentie
Door: Wim Konings (IM Graafschap College, bestuurslid BVE-platform)
Beschrijving:
Wim gaf een duidelijke uiteenzetting waarin hij laat zien hoe je “aanwezigheid” grijpbaar kunt maken. Vertrekkende vanuit OER-en, opleidingsomschrijvingen, opdrachten/taken/prestaties zou je kunnen afdalen naar “Afspraken”.
In de definitie die Wim hanteert is een “Afspraak” eigenlijk een soort abstractie van wat vroeger een item op het rooster was:
“Afspraak = deelnemer A ontmoet begeleider B in ruimte X voor activiteit Y op tijdstip Z”
Wim pleitte ervoor om een systeem te hebben waarin je dit soort afspraken maakt, vastlegt en achteraf controleert. De reden om het zo abstract aan te vliegen is omdat het ruimte laat voor allerlei onderwijsvisies en concepten.
Als veel deelnemers steeds op hetzelfde moment dezelfde afspraak hebben, dan zou je het traditioneel kunnen roosteren. Werk je individueler en flexibeler dan geldt deze definitie nog steeds.
Wel benadrukte Wim de rol van de coach, juist om de begeleiding rondom alle afspraken goed te regelen. Ook poneerde hij de one-liner: “Sluitende registratie is onmogelijk”
Hij lichtte dat toe aan de hand van cijfers: gedurende het jaar zou voor zijn organisatie het aantal registraties van contactmomenten oplopen tot 5,4 miljoen.
Eigen toelichting:
Omdat zijn definitie van een “Afspraak” al in de inleiding naar voren kwam, heb ik deze de rest van dag meegenomen. Van alle voorbeelden die er waren is er op dit moment geen enkel systeem die dit verder uitgewerkt heeft.
Even een eerste inschatting van aantal te registreren afspraken voor ROCMB:
10.000 studenten die gedurende 38 weken, gemiddeld 15 afspraken hebben, zou leiden tot 5.700.000 registraties. Hoewel deze inschatting nauwkeuriger is te maken (met gegevens over bol/bbl en studentaantallen), toont het wel aan dat het aantal manuren administratief werk sterk toeneemt als er niet voor een geschikt systeem wordt gekozen.
Onderdeel: Aanpak Voortijdig Schoolverlaten (VSV)
Door: Wiebe Buising (Ministerie OCW)
Beschrijving:
Wiebe begon met het schetsen van de context: VSV staat hoog op de politieke agenda. Dat uit zich o.a. in de notitie “Aanval op de Uitval” en het huidige regeerakkoord. Van alle uitval vindt 65% plaats in het MBO. Aandacht vanuit de politiek heeft als voordeel meestal extra geld, maar ook zal het gevolg zijn dat procedures betreffende meldingen van uitval aangescherpt worden.
Over de start van “Kwalificatieplicht” (2007) vermelde Wiebe: “Een school dient onverwijld een melding te doen indien een student 3 dagen afwezig is.”
Hij erkent dat er problemen zijn betreffende de informatievoorziening en dat de workflow van “melden” complex is. Er moet gemeld worden aan de inspecteur, de gemeente, de IB-groep etc. Elke onderwijsorganisatie moet hiervoor los met alle externe partijen communiceren.
Om hieraan tegemoet te komen is er een pilot gestart in zo’n 8 gemeenten. Binnen de pilot wordt een webportal aangeboden. Deze portal wordt gevuld door meldingen uit verschillende onderwijsorganisaties. Vervolgens kunnen meerdere partijen weer hier informatie uit halen. Een melding hoeft dan maar 1 keer plaats te vinden. Voordelen:
– Laagdrempelig
– Efficiency: 1 melding op 1 plek
Eigen toelichting:
De portal zoals voorgesteld maakt wel het doen van externe meldingen makkelijker, maar niet je eigen registratie omtrent aanwezigheid. Als die niet eerst op orde is, dan blijft het onmogelijk om adequaat te melden. Opzich is het doel van deze portal dus wel nuttig.
Het “onverwijld melden na 3 dagen afwezigheid” is een criterium dat ik tot nu toe niet gehoord heb binnen ROC’s. Daarnaast is er wel verschil tussen een student die onder de leerplichtwet valt en een oudere student.
Onderdeel: Presentieregistratie
Door: John Faqiri van ROC Flevoland
Beschrijving:
John gaf ons een overzicht van de pilot en evaluatie zoals die gelopen is binnen ROC Flevoland. Zij hadden met het systeem als doelstelling: uniformiteit en eenvoud, passend binnen beleid, moest voldoen aan bekostigingsvoorwaarden.
Insteek:
De student staat centraal en legt zelf verantwoording af over de uren dat hij zich in het gebouw bevindt. Dit betekent dat bij binnenkomst in en vertrek uit het gebouw, de tijdstippen geregistreerd worden.
Applicaties:
Voor de studentgegevens nOISe, voor de kaarten bij de ingang van het gebouw NEDAP, PRS (Presentieregistratie). Dit wordt ontsloten via een webportal (SharePoint).
Opmerkingen:
– Er is geen koppeling met het rooster.
– De student logt in en omschrijft achteraf wat hij in de geregistreerde uren heeft gedaan.
– De gegevens leveren bruikbare input op voor coachingsgesprekken: deze gaat inhoudelijk kijken wat er in de uren is uitgevoerd.
– Er zijn allerlei soorten rapporteringen mogelijk.
– De evaluatie liet zien dat:
o Geleidelijke implementatie belangrijk is (bijvoorbeeld naar lokatie, niveau, opleiding).
o De webportal werd als prettig ervaren.
o Men mist alle activiteiten die buiten het schoolgebouw plaatsvinden.
Eigen toelichting:
Het lijkt erop dat hun accountant het systeem accepteert. Er was tijdens de pilot voortdurend afstemming mee. Het vertrekt wel vanuit een krachtig statement: student centraal betekend ook student verantwoordelijk. Dus hij legt zelf verantwoording af over zijn uren. De school neemt de verantwoording in het aanbieden van een registratiesysteem.
Onderdeel: Registratie absentie/presentie
Door: Willem Brinkman (Deltioncollege)
Beschrijving:
Willem liet zien hoe het systeem in gebruik is. Ze hebben het zelf ontwikkeld en het is de pilot fase voorbij. Zij hadden met het systeem als doelstelling: ondersteunen van begeleiding, het opleveren van Management Informatie en het voldoen aan bekostigingsnormen.
Insteek:
De docent is verantwoordelijk en registreert. Door overal pc’s in de lokalen te hebben, wordt elke les aangevinkt wie er wel/niet is. Vanuit het rooster is duidelijk welke les op dat tijdstip plaatsvindt, deze komt in beeld en vanuit nOISe wordt dan het lijstje studenten opgeleverd. Vervolgens vinkt de docent aan/afwezigheid aan.
Applicaties:
Voor de studentgegevens nOISe, GPUntis voor roosterinformatie. Dit wordt ontsloten via de eigen webportal.
Opmerkingen:
– Roosterwijzigingen worden pas de volgende dag doorgezet.
– Het beheer/ontwikkeling van het eigen systeem kost ongeveer 0,5 FTE.
– Het kan ook registreren zonder rooster, voor het geval er niet-roosterbare activiteiten zijn.
– Valkuilen:
o Stelt hoge eisen aan infrastructuur.
o Beheer eigen applicatie relatief groot.
o Het staat of valt met de discipline van de docent.
– Controle accountant: was nooit helemaal tevreden.
Eigen toelichting:
De gebruikte systematiek ondersteunt heel goed het oude leren. Willem gaf aan dat voor het nieuwe leren er gewerkt zou moeten worden met individuele roosters. Van alle getoonde systemen, registreert deze het meest en uitgebreid. Toch ging de accountant op basis van deze informatie vragen stellen die weer verder gingen. De indruk werd sterk gewekt dat het nogal accountant afhankelijk is, welke vragen er worden gesteld. Het risico is dat hoe meer je aanlevert hoe meer de grenzen van de informatie worden opgezocht.
Onderdeel: Aanwezigheidsregistratie
Door: Paul Rooijmans (Roc ter Aa)
Beschrijving:
De hele presentatie was gebaseerd op technische uitwerking van pasgebruik en kaartlezers.
Insteek:
Bij elke activiteit is een wandlogger of mobiele logger aanwezig, waar de student zijn kaart doorheen haalt. Het niet melden door een student op de juiste plaats en tijdstip leidt in het systeem tot een uitzondering. Deze uitzonderingen moeten geaccordeerd worden door een coach.
Applicaties:
nOISe, EduFlex (roosterprogramma), Presto webportal, RFID kaarten en kaartlezers.
Opmerkingen:
– De getoonde oplossing vergt grote investering in infrastructuur. Per ruimte is een kaartlezer nodig en bedrading er naartoe.
– De kaart/kaartlezer kan ook sleutels/sloten vervangen voor toegang tot ruimtes.
– De informatie is altijd up-to-date.
– De webportal toont alle registraties, op klas, individu, tijdstip etc en alle nog te accorderen registraties. Het toont ook naast elkaar waar de student moest zijn en of die er daadwerkelijk was.
– Volgens Paul was het systeem accountant-proof.
Eigen toelichting:
Het systeem zou ook gebruikt kunnen worden als je je onderwijs flexibel organiseert, mits de kaartlezers maar overal aanwezig zijn. Als flexibel betekend “niet-roosterbaar” dan leidt dat wel tot heel veel te accorderen registraties voor coaches.
Onderdeel: Plenaire afsluiting
Door: Marcel Laks (Kenniscentrum Onderwijsondersteuning)
Beschrijving:
Met de workshopleiders als panel vond er een einddiscussie plaats, met deelname van aanwezigen.
Punten die naar voren kwamen:
– Laat het MBO zich ringeloren? Ieder ROC is los van elkaar aan het uitvinden wat alle partijen vereisen aan registraties. Dit leidt tot sterk verschillende conclusies en inrichtingen van systemen. Verschillende onderwijsvisies kunnen best leiden tot verschillende systemen, maar verschillende ervaringen met inspectie en accountants eigenlijk niet.
– Zou er een praktische oplossing voor zijn? Voorstel uit de zaal: kies 1 partij die namens de ROC’s met alle 3de partijen praat. Deze kan dan duidelijkheid scheppen wat er vereist wordt aan de ene kant en wat dat voor gevolgen heeft aan de andere kant.
– Wim Konings stelde voor om samen te werken aan een Plan van Eisen voor een registratiesysteem middels een wiki.
Onderdeel: Roadmap Topicus
Door: Leo Essink
Beschrijving:
De presentatie was erg uitdagend in woordkeus en stellingen.
Insteek:
nOIse zoals het nu is, is aan het einde van zijn levenscyclus gekomen. Dit biedt ROC’s de gelegenheid om opnieuw te kijken wat er op de markt is. De eisen van nu zijn:
– Meer informatie dan registratie
– Moderne technologieën
– Total Cost of Ownership omlaag brengen.
Het system van Topicus heet EduArte.
Punten die naar voren komen:
– Topicus als company: heeft systemen in de zorgsector gebouwd voor patiëntdossiers. Leo claimt dat 1,7 miljoen Nederlanders in hun systemen zitten.
– Een VO pakket opwaarderen tot een MBO pakket is niet de beste weg.
– De voordelen van hun systeem: schaalbaar, koppelbaar, aanpasbaar en stapsgewijze migratie door het in componenten af te nemen.
– Kosten: 9 – 14 euro per student per jaar. Data is in een datakluis in schiphol. In huis oplossing kan ook.
– Een systeem dient onafhankelijk te zijn van organisatie en procesmodellen. Dit verhoogd de duurzaamheid van het systeem, doordat het met veranderingen in een organisatie mee kan gaan. De gebruikte architectuur is SOA.
– Komend jaar wil Topicus alle componenten ontwikkelen en augustus 2008 kunnen starten.
– Het Carmel College gebruikt EduArte.
Eigen toelichting:
– De gebruikte systeemarchitectuur is erg geavanceerd. De stelling van Leo betreffende duurzaamheid en het gebruik maken van de modernste technologieën klopt wel. In andere takken (Finance, grote non-profit instellingen) worden deze sinds enkele jaren gebruikt. Meestal volgen onderwijsinstellingen een paar jaar later.
– Als er een moment komt waarop systemen opnieuw worden geëvalueerd dan is het goed om EduArte in dit traject mee te nemen.