Zoektocht naar het ideale GTD systeem

GTD
GTD

Original artwork by Susan Barrett Price

Het is al een jaar of vier geleden dat ik David Allen's boek over 'Getting Things Done' las. Ik vond de eenvoud van het proces en de belofte van stressvrije productiviteit aantrekkelijk. Toch is de belofte, een paar jaar verder, niet ingevuld en het ligt compleet aan mezelf. Terugkijkend trap ik in een paar klassieke valkuilen:

  • Verwachten dat de juiste tooling alles oplost. Nu ben ik de laatste om te zeggen dat goede software niet helpt, maar eigenlijk zijn er ontzettend veel apps en systemen die GTD ondersteunen. Achteraf had ik er eerst meer moeten uittesten, een langere tijd onder verschillende omstandigheden ze moeten proberen om dan pas een keus te maken. Om vervolgens bij mijn keus te blijven. Afgelopen jaren heb ik Wordpress, Google Spreadsheets, Excel, Google Tasks, Microsoft OneNote en Evernote gebruikt. Deze kunnen allemaal min of meer GTD, mits juist ingericht. David moedigt aan tot het creëren van een systeem dat je vertrouwt. Dat gaat niet als je zelf de hele tijd wisselt van systeem zelf.
  • Het skippen van weekly reviews. Er blijkt altijd enige overhead nodig te zijn om je taken en binnengekomen zaken te verwerken. Het meeste doe je gaande weg. Echter in je weekly review loop je alles na en voorkom je losse eindjes. Dus deze skippen, leidt tot losse eindjes, wat weer voorkomt dat je je eigen systeem vertrouwt. Waardoor er weer mentale-onthouden-rommel blijft bestaan. Waardoor stress weer toeneemt. Soms is het overslaan van weekly reviews begrijpelijk vanwege drukte. Maar losse eindjes in je taken kosten later meer tijd om recht te trekken. Je bijt je in de staart dus.
  • Een worsteling van heel andere aard is het onderscheid maken tussen notitities, taken, lijsten en overzichten. Als een systeem eigenlijk voor notities bedoelt is en meerdere ' next actions' bevat die onder verschillende contexten vallen, dan is hier geen overzicht van te maken. Of je moet handmatig tijdens de verwerken alles verpaatsten van een notitie 'Inbox' naar een notitite '@overleg' bijvoorbeeld. Notitiesystemen die items op bulletlijsten plaatsen BINNEN een notitie hebben moeite om overzicht te bieden van die items die horen bij 'Wachten', 'Next Action' of ' Someday'  etc. Je kunt nu eenmaal items op lijsten niet behandelen als data, met bijvoorbeeld Evernote en OneNote.

Ik ga in ieder geval wekelijks meer tijd inruimen voor het beheer van mijn 'next actions'...