Teken OOK en POK voortaan Digitaal! Ervaringen op #samboict

Digitaal Ondertekenen

Ik ben vandaag op de 36ste saMBO-ICT Conferentie te gast bij RijnIJssel, waarvoor dank.

In de eerste parallelsessie nemen Eustaach van Lent (ROC De Leijgraaf), Johan Oudejans (ROC Horizon College) en Henk-Jan van Ginkel (saMBO-ICT) ons mee in de pilots digitaal ondertekenen. Aangezien wij zelf een implementatie-project gaan starten was ik nieuwsgierig.

De scope van de pilots beperkte zich tot onderwijsovereenkomst en praktijkovereenkomst. Op hoofdlijnen:

  • Wellant College: richtte zich vooral op POK en documenten van personeelszaken.
  • ROC Horizon College: richtte op integratie met EduArte.
  • ROC de Leijgraaf: werkte met integratie in Trajectplanner.

Het systeem dat de ondertekening zelf ondersteunt is Signhost van Evidos.

De ervaringen van de Leijgraaf:

  • Sinds mei 2016 ondertekenen meerderjarige studenten hun OOK met DigiD. In eerste instantie vanuit de portal van Signhost.
  • Sinds september 2017 worden vanuit Trajectplanner de OOK's verstuurd.
  • Zorg was: opent een student zijn mail wel en heeft hij dan al DigiD?
  • Het ondertekenpercentage is 68% binnen een week en 87% binnen 2 weken. De meesten tekenen binnen een dag. Een deel komt na 5 dagen als de DigiD aanvraag verwerkt is.
  • De bewaking van ondertekeningen kan uitgevoerd worden met allerlei overzichten zodat de resterende 13% nog dichtgelopen kan worden.
  • Het niveau maakte niet uit in de respons. Alle studenten hebben ongeveer gelijke respons.
  • De integratie zorgt ervoor dat Signhost het (ondertekende) document krijgt en teruggeeft aan Trajectplanner.
  • Ze laten de directeur niet zelf ondertekenen, handmatig of digitaal.
  • Ze starten met een pilot met één bedrijf voor het ondertekenen van POK.

De ervaringen van het Horizon College:

  • De pilot startte pas nadat Signhost integreerde met EduArte. Reden hiervoor was de schaalgrootte en administratieve last.
  • De Business Case was veelbelovend: schatting 10 minuten winst per document en portkosten etc. De licentiekosten staan hier natuurlijk tegenover.
  • Verder doet Logius jaarlijks een ICT beveiligingsassessment of je nog met DigiD mag werken. De eerste keer kent dat een doorlooptijd van minstens 2 maanden. Hierbij wordt breed gekeken naar bewijslast: kun je aantonen dat je doet wat je zegt dat je doet en doe je dat veilig?
  • Een groot deel van het proces kan met EduArte worden uitgevoerd, vanwege de integratie met Evidos.
  • Er blijven studenten over die echt niet tekenen, dat was met natte handtekeningen natuurlijk ook al. Hier moet je zoals gewoonlijk achteraan gaan.
  • Ook hier: 2/3 van de studenten tekent binnen een week!

Hier is er meer over het onderwerp te vinden bij saMBO-ICT. Mijn eigen blogs over dit onderwerp zijn hier te vinden.