Rapportages gedocumenteerd

metadata

Klinkt saai, hé? Rapportages zijn saai, tabellen met cijfers enzo, laat staan documentatie erover. Weet je wat pas spannend is? Het gedrag dat er ontstaat na het bekijken en interpreteren van cijfers. Ontwijkend, ontkennend, verklarend, reflecterend of kritisch en hopelijk sturend. Toch voelt iedereen aan dat meer informatie over 'de wereld achter de cijfers' van belang is. En zoals zo vaak is documentatie een ondergeschoven kindje. Onze instelling was toch al toe aan een revisie erop en uniformiteit bij meerdere afdelingen. Dus eerst maar eens een format verzonnen. Hieronder volgt een opsomming van de elementen van ons format. Wellicht alleen ;) interessant voor mensen die zich met rapportages bezighouden.

Welke elementen willen we als 'metadata' bij een rapport: we hebben het uit elkaar getrokken in grofweg drie delen:

  • Algemeen: uitleg wat een rapport is, berekeningen, definities etc.
  • Omschrijving van de vraagkant: wie heeft er behoefte aan deze informatie en in het kader waarvan.
  • Beschrijving voor de leverende kant: wie de informatie levert en hoe.

Algemeen

  • Titel: hoe het rapport in de wandelgangen heet. Of zoals cfi het noemt: "citeertitel".
  • Rapportversie: Versie van het product. Rapportages evolueren in de loop van de tijd, afhankelijk van de informatiebehoefte.
  • Code: Unieke code per rapport.
  • Documentversie: Versie van deze documentatie.
  • Formatversie: Versie van dit format zelf. Alles blijft in ontwikkeling!
  • Doel: Korte omschrijving van het doel van de rapportage.
  • Definities: Betekenis van termen en afkortingen. Eventueel aangevuld met rekenformules.
  • Opmerkingen: Toelichtende tekst die niet in één van de andere velden een plaats heeft.
  • Layout vormen: Rapportages de op dezelfde brondata gebaseerd zijn bevatten soms verschillende dwarsdoorsneden. Daardoor ontstaan tabellen met verschillende kolom- of rijvelden. Gezamenlijk vormen deze één rapportage.

Informatiebehoefte

  • Eigenaar: De eigenaar van een rapport is de lijnmanager van de aanvrager. Als het rapport breder gebruikt wordt, is dit CVB of concernstaf.
  • Aanvrager: De contactpersoon waarmee de vraag gearticuleerd wordt. Soms dezelfde als eigenaar.
  • Doelgroep: De organieke eenheden waarvoor het rapport bedoelt is.
  • Publicatiewijze: Intranet, dashboard of anders.
  • Frequentie: De frequentie waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks.
  • Periode: De periode waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld Jan – Aug.
  • Strategische Agenda: Maakt verbinding met één van de punten uit de bestuurlijke agenda.
  • Programma Begroting: Toont in welk programmakader de informatiebehoefte leeft.
  • Externe verantwoording: Opgesplitst in "Aan" (De naam van de instelling waar verantwoording aan afgelegd wordt.) en "In het kader van" (Het terrein of onderwerp waarover verantwoording afgelegd wordt.)
  • Succesfactor: De succesfactor zoals genoemd in de programmabegroting.
  • Norm: Nodig om het resultaat te beoordelen.
  • FAQ: Voorbeelden van vragen die gesteld worden, als men de rapportage bekijkt. Dit onderdeel kan steeds aangevuld worden.

Informatievoorziening

  • Verantwoordelijke: De lijnmanager die verantwoordelijk is voor het leveren van de informatie.
  • Opsteller: De medewerker (functie) die de rapportage maakt.
  • Analysedimensie: Dit zijn meestal de kolomvelden van een rapport. Informatie wordt meestal "opgehakt" in categorieën en soorten.
  • Drilldown: De mate waarin het rapport ‘afdaalt’ in de organisatie. Bijvoorbeeld: tot op entiteit, tot op team, tot op medewerker/student. Hoe verder het afdaalt, hoe operationeler het rapport.
  • Bron: Systeem waarin de basisregistratie plaatsvindt
  • Rapportsysteem: Applicatie die het rapport genereert. Bijvoorbeeld: impromptu, Excel, access etc.
  • Opstelspecificatie: De, technische, handleiding die voor de opsteller de werkinstructie bevat om het rapport te maken. Deze borgt de continuïteit van de levering indien een andere collega het overneemt.