Met je school naar de Office365 Cloud: Mappen of Metadata?

metadata
Via John Norris
Via John Norris

Er zijn soms van die zelotische discussies waar je niet snel uitkomt, althans niet als iedereen het met elkaar eens moet zijn. "Native Apps versus Web Apps" is er een voorbeeld van. Tijdens de voorbereidingen voor onze SharePoint kwamen we op de discussie: bestanden in mapjes of in één lijst met metadata? Nu kan een bibliotheek in SharePoint bij de opzet op beide manieren ingericht worden, eenmaal gekozen is veranderen moeilijker.

Hoe ziet het verschil er uit?

  • Mappen: de indeling is hiërarchisch zoals we die gewend zijn in de Verkenner. Bijvoorbeeld een hoofdmap "Kwaliteitszorg", daarin een submap "Audits" en daarin submappen per schooljaar. Op elk niveau kun je bestanden op slaan. Het nadeel hiervan is dat je soms vrij ver moet doorklikken om bij je bestandje aan te komen. Daarnaast moet je een soort mentaal model in je hoofd hebben, zodat je weet waar je in de mappenboom uithangt en naar welke takken je moet zoeken. Mensen zijn het wel al lang gewend om zo te werken. Ook vanuit de metafoor van kasten met planken, met dossiermappen met documenten.
  • Lijsten: elk bestandje staat op het zelfde niveau. Hier wordt echter informatie aan gehangen, de zogenaamde metadata. In bovenstaande voorbeeld een kolom "Teams" waarin je kiest voor "Kwaliteitszorg", een kolom "Onderwerp" waarin je kiest voor "Audits" en een kolom voor de schooljaren. Deze kolomvelden kunnen dan gebruikt worden om te filteren of te sorteren. Zodat je wel je bestandje terugvindt maar niet mapjes hoeft te doorzoeken. Het nadeel hiervan is dat mensen deze metadata moeten invullen wat soms tot irritatie leidt. Het wordt ervaren als een administratieve 'overhead' terwijl je alleen iets wilt opslaan.

Welke is nu het beste? Zoals altijd, dat hangt er van af. Principieel is metadata beter, pragmatisch is mapjes beter. Verwacht niet dat je met terugwerkende kracht een erfenis van 500.000 bestanden van afgelopen 10 jaar 'even' metadateert. Wel zou je slim kunnen kiezen waar je wel metadata gaat toepassen. De langere termijn voordelen van principieel hier mee omgaan zijn:

  • Betere indexering door SharePoint wat leidt tot betere vindbaarheid van stukken.
  • De mogelijkheid om workflows in te richten waardoor de doorlooptijd op het afhandelen van stukken kan inkorten.

Samenvattend daarom enkele tips:

  • Ga niet het hele informele archief metadateren.
  • Dwing metadata bij informele samenwerking niet af, het verhoogd de drempel enorm en mensen zullen andere wegen zoeken om samen te werken.
  • Gebruik metadata als eerste bij bestanden die een formeel proces ondersteunen. Dit zijn vaak formulieren, sjablonen of documenten met een formele status die in een proces gebruikt worden met een vaste volgorde van stappen.
  • Neem in deze ontwikkeling ook 'Workflows' mee. Aangezien dan de toegevoegde waarde duidelijker wordt. Bijvoorbeeld dat er automatisch taken starten of signalen worden afgegeven als er iets aan een document verandert.