Model

Aanspraakmakers bij Cloud-contracten in onderwijs

De keynote door Jan van Noord van de laatste saMBO-ICT conferentie zette mij aan het denken. Waarschijnlijk omdat ik weinig weet van de juridische aspecten van cloud-contracten. Ik denk dat het voor een doorsnee jurist ook geen gesneden koek is. Jan toonde daar een model van mogelijke relaties en moedigde aan deze te beproeven op hun juridische context. Omdat zijn presentatie niet online staat heb ik dit model in mijn eigen stijl nagetekend. Kudos naar Jan dus. Ik heb alleen één aanpassing gedaan, namelijk in de middenkolom is het blok “Medewerker” toegevoegd. Er is natuurlijk wel een relatie tussen “Medewerker” en “Student” in hun rollen bij het onderwijsproces, maar er is geen formele relatie in de context van ICT, dacht ik.

De Cloud-relatie Kaart

 

Op een rij stellen de verbindingen de volgende relaties voor:

  • Als je eigen IT afdeling diensten aanbiedt (De ‘oude’ situatie zeg maar):
    • Student met de school (instelling): Ik vraag me af of documenten met ICT regels de vorm zouden kunnen hebben van een schoolreglement of een social-media beleid etc. Het formele document zou bij MBO de OOK zijn. Zou hierin ook de rechten en plichten van de ICT context verwoord moeten worden?
    • Medewerker met de school (instelling): De relatie wordt natuurlijk geformaliseerd in het arbeidscontract, althans voor de meesten. Voor vrijwilligers en anderen zou apart aandacht nodig zijn. Ook hier de vraag: hoe zouden IT diensten hier aanbod moeten komen?
  • Als je samenwerkt met andere scholen om gemeenschappelijke IT diensten aan te bieden:
    • Instelling met de “Cloud community”: als een MBO Cloud werkelijkheid zou worden dan zou de eventuele samenwerking of partnerschap allerlei formalisaties kennen verwacht ik.
    • Cloud community met leverancier: Jan verwacht dat je onderhandelingspositie sterker is, als je als branche je verenigd en een soort gemeenschappelijke inkooptrajecten doet. Waarbij je minder in het keurslijf moet van leveranciersvoorwaarden en zelf voorwaarden kunt stellen.
    • Student met Cloud community.
  • Als je rechtstreeks gebruikt maakt van IT diensten van een externe leverancier:
    • Instelling met de cloud-leverancier: beproef je SLA’s op beschikbaarheid van data, de toegankelijkheid voor gemandateerde derden, de technische en organisatorische garanties etc!
    • Deelnemer met de cloud-leverancier: het kan zijn dat de student zelf IT voorzieningen inkoopt, bijvoorbeeld in de vorm van digitale leermiddelen.

Gezien mijn beperkte kennis op dit terrein: zijn er nog aspecten die geheel ontbreken? En hoe zouden deze relaties verder uitgewerkt kunnen worden?

Overigens benadrukte Jan wel dat je als school regie moet voeren over de hele keten. Hierdoor blijft de school ook probleem-eigenaar. Als een school een cloud-dienst organiseert, deze ter beschikking stelt aan een student en er ontstaat een probleem dan kun je als school niet ‘doorverwijzen’ naar je leverancier. Wellicht kun je daar verhaal halen, maar voor de student blijft de school aanspreekpunt.

Verzuimmelden en privacy

Zoals beloofd zou ik nog terugkomen op het verband tussen verzuimmeldingen en privacy. Toen schreef ik al:

  • Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
  • Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

  1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
  2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
  3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

  • Groen: Bijvoorbeeld balie-, receptie-, administratief medewerker, telefonist of docent in de klas.
  • Oranje: Leerlingbegeleider, mentor, coach of verzuimcoördinator.
  • Rood: Vertrouwenspersoon

Enkele opmerkingen:

  • De redenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke reden op welk niveau hoort is zinloos. Laat de leerling deze zelf bepalen!
  • De betrokkenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke betrokkenen op welke rol zitten is zinvol. Bepaal deze als school. In het geval van onderzoeker en observant kunnen er dat meerdere zijn.
  • Maak de leerlingen hiermee bekend en corrigeer misbruik (Elke keer als de bus te laat is dit alleen tegen de vertrouwenspersoon willen vertellen of zo).

Samenwerken aan een model

Nu doet zich iets leuks voor: ik krijg feedback op mijn WAROM3-model! De grote lijnen blijven gelijk, echter in de onderdelen worden suggesties gedaan voor andere termen. Eigenlijk beter dan die van mezelf, maar dat haalt weer mijn afkorting (WAROM) onderuit. Ik heb de neurotische neiging om na het kiezen van een afkorting me er heel erg aan te houden. Wat weer de omgekeerde wereld is. Je past een jas aan het weer aan, niet het weer aan je jas. Dus voortaan ga ik eerst modellen verzinnen, tekenen en uitwerken zonder er een kreet aan te plakken!

Maar voordat ik me aan mijn model blijf door-irriteren wil ik even door-itereren. Dat de horizontale lagen in het model overeenkomen met de fases uit de tekst was niet in één opslag duidelijk. Daarom hieronder een kleine aanpassing.

Peepeeteetje voor de liefhebber.

WAROM3 – Een model voor verzuimmeldingen

In  een vorig project (invoering EduArte) heb ik het belang geleerd van procesontwerp, waarin rollen en stappen handig beschreven staan. Het uit elkaar trekken van rollen bevordert ook de functiescheiding die nodig is tijdens de controle op administratieve processen, zodat niet dezelfde persoon het werk uitvoert én controleert.

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

  • Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
  • Trek fases van afhandeling uit elkaar.
  • Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
  • Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
  • Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

  • In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
  • In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
  • In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.