Ben Hicks hanteert een lijst van 18 fundamentele barrières die het verbeteren van informatiemanagement in de weg staan. Deze zijn uit een eerdere studie naar voren gekomen (Hicks e.a. 2006).
Deze tabel biedt veel concrete aanknopingspunten om het LEAN gedachtengoed te gebruiken om de kwaliteit van de informatievoorziening te analyseren. Niet slechts het infrastructurele aspect (datacenter, netwerk, bureaucomputers etc.) maar juist ook de informatieproducten (rapportages, werklijsten, overzichten), de processen van gegevensinvoer of het doorgeven van informatie en de sturing op het gehele applicatielandschap. Tegelijkertijd onderscheiden sommige items in deze lijst zich slechts op nuances. Hicks legt vervolgens in zijn artikel Lean information management: Understanding and eliminating waste een concreter verband tussen de zeven soorten verspilling van LEAN en informatiemanagement. Deze kunnen als volgt omschreven worden:
- Overproductie: er wordt buitensporig veel informatie gecreëerd of onderhouden. De consequentie hiervan is dat de meest toepasselijke of accurate informatie moeilijk te vinden is. Niet omdat deze niet bestaat, maar omdat het verloren gaat tussen de overige informatie. Om dit te bestrijden is weer extra inzet en tijd nodig.
- Wachten: de informatie die nodig is ‘stroomt’ niet. In de tijd die het kost om de benodigde informatie alsnog te creëren, stagneert het proces dat er afhankelijk van is.
- Extra productie: het creëren van nieuwe of additionele informatie, omdat de oorspronkelijke informatie onvoldoende bleek. Hier zijn dan extra tijd en middelen voor nodig om deze alsnog te leveren.
- Defecten: informatie is niet correct of moet geverifieerd worden indien dit wordt vermoed. De activiteiten die nodig zijn voor correctie en verificatie kunnen als verspillend worden aangeduid. Hieronder vallen ook de onnodige of ‘verkeerde’ activiteiten die het gevolg zijn van incorrecte informatie.
- Transport: informatie wordt verplaatst middels massacommunicatie. Gezien de lage kosten van data-uitwisseling en de redelijk eenvoudige opschaling van capaciteit is het verband met verspilling moeilijker te leggen. Wel kunnen sommige vormen van bulk-mail als verspillend ervaren worden, aangezien de waarde voor de ontvanger laag is.
- Inventaris: de nalatenschap van oudere databases en bestandsarchieven.
- Beweging: in de context van informatiemanagement speelt ‘beweging’ een rol als informatie, functionaliteiten of systemen alleen beschikbaar zijn voor bepaalde personen of bepaalde apparatuur. Er moet dan gedurende het proces ‘bewogen’ worden van de ene naar de andere computer of gebruiker. Dit resulteert dan vaak in wachten.
Ook hier weer: De volgende stap is deze lijst voor LEAN IM toe passen op de eigen situatie …